云计算在档案信息化领域的应用启示

信息时代的到来，使人们的工作和生活越来越依赖信息的获取，档案作为历史信息的主要来源，越来越引起人们的重视。通过引用现代信息技术手段，推动档案信息化建设，为现行实体档案馆提供了新的管理和服务机制，提升档案工作现代化水平及社会化服务能力，极大地推动了档案事业的发展。

与此同时，另一个流行词汇“云计算(Cloud computing)”，也逐渐成为人们讨论的热门话题，从一种理念演化为人们生活的一部分，不仅推出了许多变革性改善用户体验的服务，更使信息技术发生翻天覆地变化，成为助力档案信息化发展的新契机。

云计算特点

“云计算”概念，指一种全新的计算模式和网络应用模式，旨在通过网络(互联网和内部网)以按需、易扩展的方式获得所需的硬件、平台、软件及服务等资源。通俗的理解是，云计算的“云”就是存在于互联网上的服务器集群上的资源，它包括硬件资源(服务器、存储器、CPU等)和软件资源(如应用软件、集成开发环境等)，本地计算机只需要通过网络发送一个需求信息，就会有成千上万的计算机为你提供需要的资源及服务并将结果返回到本地计算机。它的特点有：

1.资源池：计算资源汇聚在一起，通过多租户模式服务多个消费者。

2.按需、自助：用户可以根据自身实际需求，通过网络方便地进行计算能力的申请、配置和调用，服务商可以进行资源的分配和回收。

3.快速弹性：服务商的计算能力能够快速而弹性地实现供应。服务商可以根据访问用户的多少，增减相应的IT资源(包括CPU、存储、带宽和软件应用等)，使得IT资源的规模可以动态伸缩。满足应用和用户规模变化的需求。

4.广泛的网络访问：使用者不需要部署相关的复杂软硬件基础设施和应用软件，直接通过网络访问即可获取云中的计算资源。

5.可度量的服务：云服务系统可以根据服务类型提供相应的计量方式，如根据用户使用云资源的时间长短和资源多少进行服务收费。

云计算技术作为“既能提高资源利用率，节省总拥有成本，又能增强IT灵活性和效率”的新方法，被视为科技领域的下一次革命，它将带来工作方式和商业模式的根本性改变。

云计算在档案信息化领域应用的启示

目前，档案信息化建设已由局部逐渐走向整体，许多省市重大的档案信息化项目得到立项，特别是“国家数字档案建设与服务工程”(简称“金档工程”)的立项实施，迅速扩展了档案信息化方面的投入规模。档案信息化建设快速发展的同时也暴露出一些问题，主要表现在：整体规划布局不精细，盲目投资、低水平重复建设情况较多，信息资源缺乏整合，缺乏统一的建设标准和一套合理的项目评价指标，档案管理服务方式落后等。面对上述问题云计算技术将给档案信息化工作带来十分重要的影响。

(一)基于“云架构”，打造统一、高效的档案资源管理与服务平台

云计算从先天便具有数据统一存储、资源共享利用、应用标准规范、服务灵活多样等特点。充分利用这些特点，各地档案馆可以考虑依托现有的硬件网络设备，构建全国性、区域性云计算平台(包括云存储平台)，及以此为基础架构模型的档案管理系统平台，实现云内所有管辖单位档案信息的统一管理。采用云计算架构的系统平台能够使大量的档案服务器协同工作，方便地进行档案业务部署和开通，快速发现和恢复系统故障，通过自动化、智能化的手段实现大规模系统的可靠运营。

(二)立足标准，实现档案信息资源存储海量化及共享利用

随着档案信息化建设步伐的不断加快，档案数据也由原来的单一形式向电子文件、影像、音频、多媒体等全方位拓展，数据存储量也以几何级方式不断增长。面向众多异构数据类型及海量的数据存储，立足标准并基于元数据集成管理，建立统一的“云存储”平台。“云”可面对TB级乃至PB级的海量数据，能够提供超大容量的网络存储空间。在云存储平台规划建设时，就充分考虑元数据标准及规范体系的建设与完善，以“云存储”为载体，建立一套完整的信息标准体系，有效突破信息壁垒。

同时，针对档案资源永久存储及信息安全利用两个层面，“云”的分布式存储及虚拟存储技术也提供了较好的解决思路。在“云存储”中，逻辑实现资源库及应用库的划分，将所采集的档案资源数据进行双套存储，一套存储于资源库中，实现按原样、原格式永久存储，另一套存储于应用库中，则进行标准化处理，以便于对外集成服务。

(三)依托“云”理念，提升档案服务水平

“云”无处不在，体现于云计算无论在平台层还是应用软件层或用户集成层，始终将服务理念贯穿于整个体系的每一个方面。档案部门迫切需要运用当今高新技术和知识创新开发档案信息资源，创新服务方式，使用户得到动态的、全方位、多层次、多元化的信息服务。

一是档案信息平台服务。目前许多档案馆都在积极推进档案信息化建设工作，基于“云架构”的档案管理平台能够面向多元化的客户需求，突破传统档案管理系统的建设及应用模式，实现

“大档案”管理理念，能够避免重复开发，规范应用，提供综合有效的档案信息平台服务。

二是统一数据资源及检索服务。档案信息部门充分利用地区公用信息网、国家公用信息网和国际公用信息网进行档案信息检索利用服务。“云”把档案信息资源集中管理起来，一方面能够参照有关标准规范，另一方面在技术上能够将分布式存储的数据库和一站式的检索界面结合起来。通过调配存储在分布式云存储服务器的资源，将检索结果提供给用户，极大提高资源的查全率和查准率。

三是公众视听传播服务。档案部门运用电视网、电影、广播、录音、录像等制作档案信息，利用云终端技术提供多种应用的访问接口，实现对数字档案馆的无缝接人，向公众多渠道的全方位视听传播服务。

四是档案业务整合及托管服务。目前不少地方档案馆拥有缩微、光盘制作与存贮设备或其他档案业务资源，可能存在一些资源利用处于未饱和状态。而另―方面，有许多企事业单位在档案方面却又显得力不从心。针对这一现象，“云”为充分整合档案业务资源提供了可能。依托统一的信息平台与存储，将各种软硬件资源及业务服务能力虚拟化，开拓新的档案业务市场。

五是新型档案服务。新型档案服务体现在将非结构化档案数据、空间数据和其他多维数据有效融合集成，基于人工智能、虚拟服务、云终端等多种技术为用户建立虚拟的“云”档案馆，提供档案核心业务及其以外的服务支持，给用户全新体验。

(四)实现云资源整合，打造“低碳经济”信息化建设模式

低碳经济是以低能耗、低污染、低排放为基础的经济模式。而在档案信息

化领域，我们可以引喻为成本节约、经济效益的信息化建设模式。档案部门可实现由云计算平台提供的共享硬件网络基础设施，以极低的成本投入可获得极高的运算能力，克服服务器访问限制的瓶颈，不再需要为了为满足利用者需求花费大量的资金购买更高级别的服务器等相关的硬件。档案部门按照服务类型和实际使用付费，即用即付，如同家用水电煤气一样，按需支付，大大降低网络系统运维费用，效率及可靠性都得到大幅度的提高。

(五)“云”档案馆促进用户体验

“云”档案馆在用户交互上可以提供多种解决方案，提供即时通讯的在线帮助或者数字档案馆机器与人的交互。另外，利用“云”档案馆开放和用户参与的特性，开放多种Web2.0的服务方式，如博客、威客、个人数字档案馆。等。集成互联网的力量，解决用户的问题。实现“人脑联网”的交互和复杂人工智能的帮助相结合的全方位的用户交互服务，使档案信息向知识应用的延伸得到加强，拉近用户与档案部门的距离。

(六)优化档案信息化人才结构

随着档案信息化的深入，档案部门对信息化人才的需求越来越迫切，但各地档案馆，特别是市县级档案馆和企事业单位档案室，因受编制、人员结构等多方面因素的制约，普遍缺少计算机人才，严重影响档案信息化的推进。而在“云”的另一端有专业的管理人员维护系统软硬件，云计算对用户端的设备要求最低，使用起来也较方便，对档案馆工作人员的计算机水平要求不高，工作强度也大大降低。

云计算技术发展面临的主要问题

尽管云计算模式具有许多优点，但是也存在的一些问题，如标准问题、版权纠纷问题、数据隐私问题、安全问题、软件许可证问题、网络传输、用户使用习惯问题等。

(一)数据隐私问题

云计算在给人们带来巨大便利的同时，该服务中所存在的不足也将危及企业用户和公众用户的隐私安全，在档案应用领域，这便更加显得重要。如何保证存放在云服务提供商的数据隐私，不被非法利用，不仅需要技术的改进，也需要法律的进一步完善。

在技术层面来说，应在云计算平台中融入隐私增强技术，例如，包括隐私管理工具、安全在线访问机制、匿名工具等传统手段，同时，在云计算日益普及的今天，还可以采用数据挖掘、数据扰乱技术、数据恢复技术等，实现云计算与可信计算相结合，打造更加安全可靠的云平台。

从法律角度讲，云计算环境下的隐私权属于网络隐私权，结合档案领域，引用档案安全管理方面的相关法律法规，与国家关于网络隐私权保护的法律相配套，为网络隐私权及档案信息化应用的保护提供依据。然而，为适应当前信息技术与档案业务发展的需求，仍需要进一步加强关于信息隐私权及档案信息安全应用的相关立法工作，建立一套完善的法律法规保护体系，保障信息安全。

(二)数据安全性

云系统中存放着海量的档案信息资源，有些数据还可能涉及有关单位的机密，数据的安全性关系到有关单位的生存和发展。同时为了保证云服务的灵活性和通用性，云系统为用户提供开放的访问接口，也会带来了更大的安全威胁。云计算数据的安全性问题解决不了会影响云计算的广泛应用。

在安全性方面，既需要保证用户数据的高可用性以及云平台服务和用户业务的连续性，为用户数据提供容错备份手段，另外，基于“云架构”的档案信息平台本身还应具备一定抵御恶意攻击及安全风险的能力。

当前与云计算相关的安全技术一般包括传统安全技术及云安全技术两类。传统技术即通过提升档案信息平台整体，涵盖系统安全、网络安全、应用安全、数据安全、应急响应等领域的安全措施与机制。而云安全技术即通过同样采用云计算技术，增强云架构的档案信息平台信息安全服务的安全模式，这样能够从“云”的核心架构里便引入安全机制，基于云计算平台的强大处理能力，加强基础设施层、应用部署层与服务接口层的基础安全体系，能够让用户信任所提供档案信息平台服务能力。

(三)数据标准规范

标准问题是IT界的一个老问题，在档案信息化领域更为突出，尤其是在云计算技术在档案信息化的应用初期探索阶段。标准是档案信息“云”存储及“云”利用的基础支撑。然而，由于市场原因，云计算机技术运营商与提供商们均采用自己独特的一套标准，兼容性差、开源程度低、程序接口的交互性差，未联合制定相应的标准，用户难以对其进行定制或二次开发或拓展服务，极大地限制了档案信息资源的共享和利用。不过，云计算公司已经开始关注标准问题，同样希望实现标准的统一。《云计算权利宣言》也对云计算的标准提出了使用现有标准、使用开放标准、使用透明的数据格式和不得使用专用标准等要求。同时，近些年，通过档案信息化不断深化应用，越来越多用户意识到信息化建设标准先行的重要性，也初步明确了以元数据为核心的标准体系建设思路。

(四)成本问题

档案馆使用云计算以后，关键的硬件设施和服务平台都由云供应商提供，只需要从“云”里调用资源即可，可以节约服务器、终端设备等硬件建设、维护和升级成本，管理系统和应用软件无须我们关注，把一切都交给云，不必无休止地进行软硬件的升级和更新工作，节省了运行过程中的人力资源和能耗，运行成本得以降低。但我们不得不清醒地看到，在云平台建设初期，仍需要投入大量的资金用于云端平台建设，包括应用中间件及服务器部署、软件定制等，而后期，在云平台应用中，也可能会面临云平台供应商垄断运营、服务费用虚高等情况。因此，我们对云计算的运行成本不能抱过于乐观的态度，仍需要在市场机制不断完善及应用实践中探索。

(五)管理问题

每次技术革新，都会对档案馆甚至整个行业的管理模式带来冲击，云计算作为当今备受关注的网络技术，也必将对档案管理工作提出新的要求。由于云计算的特点就是为客户提供数据存储、整合和共享，提供档案服务平台、以用户为中心提供交互式服务，而这些工作原本是档案馆工作的一部分。随着云时代的到来，这一切都交给了“云”，那么档案馆的管理和服务工作将会发生很大的转变。随着业务工作的变化，部门职责和人员构成也将随之变化，管理方式自然也需要顺应这些变化。

云计算所带来的变革是巨大的，它不仅只是工作方式和商业模式的改变，更是思维方式的挑战。对于档案工作者而言，也就是怎样能够把云计算的理念真正结合IT层面，方便用户做出更具针对性，符合自身业务需求的应用选择，实现档案工作信息化领域更多的创新，从根本上改变信息获取和知识传播的方式。

(作者单位：中国电信股份有限公司浙江分公司310040)

参考文献

①杨公之,《档案信息化建设导论》

②赛迪顾问《中国云计算产业发展白皮书》

③浙江大学人文学院信息资源管理研究所,金更达、何嘉荪、何达多,《数字档案馆模式探讨》

④上海大学国际工商管理学院,尹雪梅,《云计算到个人数字档案馆》

⑤王京、马英,《云计算的发展与安全问题》