一封让档案部门受益匪浅的上访信

2004年12月2日，哈尔滨市人大转给市档案局一封查档利用者状告市现行文件利用中心的上访信。有关同志忐忑不安地拆开信后，心里涌起难以名状的感动和愧疚。信中严厉批评了现行文件公开的种类和数量不足的问题，该利用者曾就此问题一直追踪查询市长热线和市政府政务公开办等单位一年有余。上访信指出的问题，正是市档案局着手要解决的棘手问题。

哈尔滨市现行文件利用中心2003年7月1日正式建立，已接收各类文件5000余份，接待市民和来哈投资者几千人，查阅已公开现行文件6000余份，并深入社区将政府“红头文件”送到百姓手中。但是，现行文件利用工作还存在一些问题，突出表现在部分单位对报送已公开现行文件不重视、不及时。2004年近60多个重点报送部门只有16个部门完成了报送任务，还有70％的部门没有完成报送任务，致使许多百姓关注的如土地承包、占地补偿等难点、热点问题难以查到相关政策，群众对此很有意见。

市档案局局党组非常重视这封信，专门召开局党组扩大会议，集中研究解决信中反映的问题。局党组书记、局长邵继红说：“建立已公开现行文件利用中心，主要是解决人民群众查阅文件难的问题，现在群众有了可以查阅现行文件的场所，却依旧查阅不到自己所需要的文件，这无形中就会加重群众的失望程度，档案部门有责任有义务去满足群众查阅已公开现行文件的基本需求，我们不能把好事办砸了，把实事办虚了。”局党组责成现行文件利用中心专门向市委、市政府起草有关报告。邵继红带着上访信亲自找主管市领导汇报情况。市委常委、副市长王世华和市委常委、市委秘书长朴逸专程到市档案局对有关情况进行实地调研，并在市档案局递交的报告上做了明确批示。

与此同时，市档案局为把现行文件利用工作做好、做深、做细、做实，进一步强化了四个关键环节的工作。一是狠抓报送。报送的好坏直接影响利用工作的效果和质量，市档案局起草了《关于进一步加强已公开现行文件报送工作的意见》，拟以市委、市政府办公厅名义联合向全市下发，并把各单位报送工作纳入全市档案工作目标考核内容。二是加强接收。市档案局加大了接收现行文件工作力度：重新划定17家重点接收单位，重点指导、监督、检查，并上门接收；对其他部门采取按月下发现行文件接收催报函和年终接收原始收发文登记册等形式，防止迟报和漏报；调整中心工作人员分工，充实接收力量。三是大力宣传。中心印制了包括查阅已公开现行文件的程序、办法、注意事项等内容的《服务指南》小册子，向查阅利用者免费发放；通过媒体介绍中心工作，并将全市19家中心的详细地址、咨询电话号码公布于众；还直接深入社区，开展免费查询服务，并与《生活报》、劳动局等单位共同开办咨询站，通过建立为民服务日等方式，为百姓提供政策咨询服务。四是深入调研。中心定期开展已公开现行文件利用情况的统计分析，及时发现问题，深入调研，已先后向本局和市委、市政府递交《现行文件利用工作存在的问题及对策》和《哈尔滨市现行文件利用中心与市政府机关档案管理中心建设情况的报告》。两份调研报告所提出的建议，得到了有关领导的重视和采纳，相关的问题得到有效解决。针对大多数中心建在政府机关深宅大院，群众查阅难，服务方式单一的问题，市档案局明确要求，各区、县（市）争取把中心建在各级政府政务大厅或接待场所等方便群众利用的地方。同时深化服务方式，将服务延伸到社区、基层和人民群众之中，拓展到农村去，切实帮助基层和百姓解决一些热点和难点问题；针对区、县（市）制发现行文件数量不足问题，市档案局加强了联网工作，逐步构成一个全市上下相通，网网互联的分布式“中心”网络系统，实现所有中心信息咨询互补，达到现行文件共享共用的目的。

至此，上访信中所反映问题也得到具体落实：为加强现行文件报送工作的监管力度，市政府吸纳了市档案局一名同志为政务公开监督员。市委、市政府办公厅联合向全市下发《关于进一步加强已公开现行文件报送工作的意见》，明确规定：各单位要确定一名领导分管此项工作；确定专人具体负责已公开现行文件的收集、整理、鉴定和报送工作；各部门要在已公开现行文件下发的10日内，把文件的原件一式两份及相应的电子版文件（磁盘）报送到市现行文件利用中心；将已公开现行文件报送工作纳入市政府政务公开和全市档案工作目标考核当中；建立定期通报制度。目前，全市已公开现行文件的报送工作已出现可喜的转变，全市60家报送现行文件的单位，全部按要求进行了报送。在近期的全市政务公开会议上，市领导又明确提出，市现行文件利用中心是市政府政务信息公开的窗口，要进一步强化现行文件利用中心工作职能，不断提高服务质量，要求来人查询当日办理完毕，来电或网上留言7日内办理完毕，对行动不便和孤寡老人要上门服务。日前，由市档案局研究制定的《哈尔滨市已公开现行文件报送和利用实施办法》已列入市政府地方规章制定范围。全市现行文件利用工作逐步迈入了法制化、制度化、规范化的轨道。

一封普通上访信，引发了档案工作者内心沉重的感慨和强烈的责任感，由此而引发的思考，该是不同寻常的。