医院人事档案信息化管理探讨

美国著名档案学者谢伦伯格曾经说过：“对档案的重视程度是衡量一个国家文明水平的最好尺度”。可见，档案管理的重要性。同样，医院人事档案是医院对个人管理的重要凭证和工作基础，是开发人力资源的基础库，是医院考察和选拔领导干部，加强医院人才队伍建设的重要依据。随着科学技术的飞速发展和人才的激烈竞争，以及公立医院体制改革步伐的日益加快，提高医院人事档案信息的利用效率显得非常必要和突出。固有的人事档案管理模式已经不能完全适应现代化综合医院发展的需要，不能使人事档案信息得到充分利用，人事档案管理工作必须具有更高标准、更高效率和更具人性化的现代化新模式———信息化管理模式，才能使其在人员聘用、备案、管理以及教育、培训等工作中提供包括干部素质、文化结构、年龄结构、业务专长、医德医风、工作实绩等方面具有较高价值的信息，最大限度的实现医院人力资源的价值、降低人力资源成本、提高医院经济效益。

一、档案管理工作的发展过程

在很长时期，我国企、事业单位的人事档案与人力资源管理交织在一起，形成了具有中国特色的人事档案管理模式，即人档捆绑管理模式、人档灵活管理模式和人档分离管理模式。

（一）人档捆绑管理模式

是“计划经济时期”的管理模式。所有从业人员均为“单位人”，由详细记录每个人从业情况构成其人事档案主体；由所在单位人事部门管理；实行一人一档制度，人员流动以档案流动先行；档案决定从业人员的可流动性、身份及“待遇”。

（二）人档灵活管理模式

是“经济转型前期”的管理模式。针对民营企业、外资企业的出现，从业人员的流动性增加，出现了“临时工”人事档案，只记录个人部分情况；在不同单位有不同的档案，出现一人多档的“特例”。

（三）人档分离管理模式

是“经济转型期”模式，采用聘任制，人事档案由人才交流中心托管，人档分离管理。虽然不同时期有不同的管理模式，起到了相应的管理作用，但随着我国改革开放的深入发展，更需要适应于经济发展的、新的人事档案管理模式，即信息化管理模式。

二、人事档案管理工作的现状分析

现代医学技术的发展突飞猛进，与之相对应的医院内涵建设得到了无限延伸与发展，硬件设施、软件服务、人才梯队、文化建设、人文关怀、历史传承等无不面面俱到。相反，由于人事档案不能在短时期内体现出价值，不能直接为医院带来经济效益，因此领导重视不够，特别是在管理方式、科学管理水平、规范化及利用率、人性化管理等方面，导致管理工作严重滞后，成为了所有医院的普遍现象。而由于人事档案管理落后，导致人事档案信息不能很好地为医院建设所利用，对医院人才建设带来的隐性负面影响也越来越突出，主要表现为以下几点：

（一）档案的规章制度不够完善

医院人事档案管理制度不健全，是各大医院普遍存在的现象。在医院档案信息化建设的过程中发现“有档无人，有人无档”的现象比比皆是。而且，由于医院档案管理模式过分的强调保密性原则，人事档案的查询、调遣门槛高，利用仅仅局限于政审、调资、年终考核、办理退休几个方面，对于人事档案的利用率极低，这样的管理模式也使得人事档案信息化建设步履维艰。

（二）人事档案管理方式比较落后

长期以来，有关人事档案信息基本基于纸质档案的建立与归档管理，没有储存电子文档。即使配备计算机，但一般仅用于目录的存储与检索，做一些简单的利用，信息存储量少，实用性较差。此外，由于在档案信息特别是个人档案信息的利用上，主要依靠纸质档案的归档和查阅，因而利用效率尤显低下。大量的纸质文档，不仅给保存带来不便，也增加了因查阅而出现失散的可能。

（三）资料信息收集不及时、不全面，档案资料不完整

在日常工作中医院每年都有晋升专业技术职称、学历继续教育、调整工资以及干部任免等，这些材料的收集涉及到医院多个部门，材料时间不一，收集难度较大，因此，人事资料信息收集往往不够及时，不够全面，从而导致人事档案资料不够完整。

（四）档案资料利用度不够，社会利用效率低

医院的人事档案资料是医院广大医务、科研和管理人员长期从事实践活动的结果，但目前对档案资料的使用价值重视不够，对档案如何为医院的医疗、科研、管理服务的目的不明确，人事档案资料利用领域比较狭小，多数档案仅具保存价值，不能很好地发挥档案信息资源服务于社会。

三、人事档案信息化管理的必要性

（一）有利于人事档案资料的充分利用

人事档案完整的记录了个人的学习经历、工作经历和职称等相关信息，是人事部门决定聘用、职称评审及人员调动的重要依据。加强医院人事档案信息化管理建设，有利于迅速查阅员工相关信息，为医院制定合理人才规划，实施绩效管理和组织员工培训等提供科学依据，最大限度的实现人事档案资料价值。

（二）有利于提高档案管理工作的效率

医院人事档案数量多，信息量大，通过引进专门的医院人事档案管理软件，建立完善的数据库，不仅有利于医院人事档案的信息化管理，而且有利于医院档案管理人员以最快捷的方式查找所需要的人事信息，并且可以在不同的数据库对信息进行交叉查询、统计和分析，节省翻阅纸质档案的时间，提高档案管理人员的工作效率。

（三）有利于对原始档案资料的保护

传统的博物馆式的纸质档案的管理方式，在人员档案资料查询时，需要翻阅原始的纸质档案，不仅工作量大，查询时间长，而且不利于原始档案的保管，加快医院人事档案的信息化管理，可以减少对纸质档案的翻阅，降低因人为操作不当对纸质档案原件损害的几率，延长纸质档案的使用寿命。

（四）档案信息储存更全面、及时

快速建立医院人事档案信息资源数据库，除了要加大数据库信息完整、准确，提高数据库的查全率和查准率；还要及时修改补充信息数据库，确保数据库信息更加全面和具体。以往的人事档案提取需要耗时耗力地在档案室进行查找。信息化资源就避免了这种棘手的问题，它有清晰明了的查询目录，根据索引点击某个按钮就可以轻松地获得需要的信息，方便快捷。

四、人事档案信息化管理的方法

（一）建立长期有效的信息化系统的管理制度

要保障人事档案信息化系统运行的安全、规范，必须在人事档案原有的规章制度上建立信息系统的规章制度，只有在这样的制度约束下进行，才能保障人事档案信息化有序正常的开展。可制定信息系统科学的用户权限使用制度，系统的维护要经常和定期的对系统进行维护和升级更新，平时也要有定期备份数据库，做到有备无患。

（二）强化培训，提高对人事档案管理信息化的认识

单位应鼓励档案管理工作人员积极参加档案相关管理部门组织的档案和档案信息系统的相关培训，应组织与人事档案材料收集密切相关科室和个人学习宣传贯彻《档案法》，平时应通过海报、网络等形式及时传达最新的档案资讯，这样干部职工档案意识就会自然而然的增强，档案资料收集率也得到提高，人事档案管理人员在收到齐全档案材料的同时也可以及时更新和维护信息系统的数据，从而使得人事档案信息系统能及时主动地为医院的人事、科研、教学等各项工作服务。

（三）加强信息系统的建设与维护

人事档案管理是一项政治性很强、严密性很高的工作，我们在确保基本的硬件设备建设完好的前提下，要加强对信息系统的日常管理与更新维护，严格管理控制设置使用权限，确保人事档案信息数据的存储安全。资源信息化是当今经济和社会发展的大趋势。在坚持传统的人事档案收集、管理的原则下，应用信息化手段对人事档案进行管理，充分发挥人才信息资源的使用价值，是人事档案工作发展的必然趋势。我们要采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，与时俱进、不断创新，充分发挥人事档案信息资源的优势，实现档案信息综合管理和利用，为医院的改革与发展提供必要的服务。对医院合理配置人员、开发人才资源，促进医院快速发展起着重要的作用。

作者:昝莹 单位:陕西省中医药研究院