机关档案工作现代化调研报告

熟悉档案工作的人都知道归档文件整理是档案业务工作的一项重要内容，也是一个重要的基础环节，这项工作的完成质量直接影响到一个单位整个档案工作的管理水平。但传统的立卷整理方法由于整理程序过于繁琐、标准存在主观随意性，使每年的文书立卷成为多数档案人员的负担。为改变这一现状，*区档案局从今年3月下旬开始正式在全区机关启动文书立卷改革，经过四个多月的努力，全区115个机关部门按照新的整理方法已基本完成了20*年度文件材料的整理归档工作。实践证明，《归档文件整理规则》的出台顺应了新时期档案工作的发展要求。它的实施不仅简化了文件整理的归档程序、降低了文秘档案人员的工作强度、提高了工作效率，还促进了机关档案工作现代化管理水平的提高。笔者有幸参与了这次新规则的推广和具体实施工作，感触颇深。简单归纳几点，以求同行批评指正。

一、广泛宣传、统一认识新规则的实施不仅仅是对传统立卷方法的改变，更是对目前档案管理方式和思想观念的变革。为保证改革工作的顺利进行，首先必须让广大档案工作人员对这次改革有清醒的、统一的认识。因此我们最早从去年下半年始就利用开会、业务指导和创先评优等各种机会对机关档案工作者进行宣传。并把此项工作作为今年*区档案工作创新的一项重要年度目标加以部署与落实。通过广泛的宣传，不仅统一了广大档案工作者的思想，还增强了他们实施改革的自觉性，为改革工作的顺利进行提供了良好的思想保障。

二、充分调研、制订方案为让改革工作少走弯路，我们在反复学习国家档案局制定的《归档文件整理规则》和省档案局印发的《江苏省〈归档文件整理规则〉实施办法》的同时，还组织部分业务骨干赴深圳、南通等地参观学习。尤其是参加省局组织的归档整理培训班后，使我们对如何开展改革工作有了比较清晰的思路。在深入领会“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”十六字方针的前提下，我们结合*区的实际情况，制订了*区贯彻实施《归档文件整理规则》的详细方案。为保证积极稳妥地推行立卷改革，我们在充分调研的基础上又数易其稿，力求完善。由于前期准备工作充分，同时也是为了争取时间，我们大胆提出“缩短进程、双管齐下、一步到位”的设想（即不搞试点，直接面上推广和实体整理指导与软件升级同步进行），这一想法很快得到领导的支持。另外鉴于今年是立卷改革的第一年，且绝大多数单位归档文件采用了集中收集方式，所以在这次改革中我们确立了“新老衔接、平稳过渡”的工作思路，即虽然归档文件统一采用“年度——保管期限”的分类方法，但在同一保管期限内，文件材料适当兼顾问题或部门集中排列，这样不仅符合多数档案人员按问题或部门分类的习惯，从一定程度上也方便了目录的手工检索，给档案人员思想观念的转变和整理方法的改变一个“缓冲区”。我区立卷改革工作能在短短四个月内取得成效正是对这一实施方案的最好证明。

三、强化服务、措施落实今年是实施文书立卷改革的第一年，本来困难就很多，又适逢“非典”，真是难上加难。但是我们没有畏惧，而是按照既定方案，强化服务，采取多种积极有效的措施，确保了我区机关立卷改革工作的顺利进行。

1、培训及时为了让广大档案工作者及时了解掌握新的归档整理方法，我们排除一切困难，在三月底举办了机关文书立卷改革培训班，培训班上我们不仅讲解一般整理方法、具体操作程序，还现场演示升级档案管理软件，强化档案人员对计算机和软件的应用能力。我区绝大多数单位的文秘档案人员和档案目录输入人员参加了培训，为新规则的顺利实施打下了扎实的业务基础。

2、指导深入作为实施改革的第一年，业务指导的工作量是相当艰巨的。为了让有困难的单位及时得到指导，我们业务指导科一方面内部作适当分工，另一方面对全区的重点、难点部门和新手单位进行排查摸底，认真制定指导计划，进行上门指导。对其它单位，我们也通过电话及时了解进展情况，必要时进行口头指导和督促。在指导中我们重点对各单位的部门归档率、文件完整率及归档目录著录的规范化程度进行检查，确保应归档的文件材料齐全完整和电子归档目录的准确性。为增强有关业务标准的可操作性，保证整理归档质量，我们根据国家档案局1987年制定的《机关文件材料归档范围和不归档范围》，结合我区各镇实际情况，修订了《*区镇级机关文件材料归档范围和保管期限表》。由于深入的业务指导，今年我区各单位归档工作的完成质量有了很大提高。

3、服务到位我们一直坚持“以服务树形象”，牢固树立服务意识。只要基层有困难，随叫随到，有问必答，答无不尽。我们在耐心细致地做好业务指导的同时，还积极主动的帮助基层档案部门做好方方面面的协调工作。如有的档案人员在材料收集中遇到困难，我们就向该单位领导宣传、争取他们的支持或让档案人员带着我们一个部门一个部门的跑，取得他们的理解和帮助。根据调查和有关反映，有的档案部门计算机等硬件设备不能到位，影响了整理归档工作的顺利开展，对此我局领导专门向区分管领导汇报，由“两办”专门发文，要求各单位为档案工作配置专用计算机等现代化设备，促进了机关档案工作的现代化建设。

四、加强监督、巩固成果全区机关立卷改革的工作虽然取得了阶段性胜利，但为了及时总结经验、克服不足，不断完善改革方案和扩大新规则的实施范围，我们没有止步，而是加大了对各单位档案管理情况监督检查的力度，主要是从三个方面来完善巩固已取得的成果。一是继续执行归档目录报送审核制度，即各单位完成本单位20*年度文书档案归档工作后要在规定时间内把这次整理归档工作中形成的纸质和电子版的归档文件目录各报送一份给*区档案局业务指导科，以便在检查统计各单位归档完成情况的同时，及时发现问题反馈整改；二是实行归档完成情况通报制度，即定期对各单位归档工作中存在的问题和未按时完成归档工作的单位进行通报，增强单位和档案人员完成整理归档工作的紧迫感和责任感。三是开展自查、互查和抽查活动，即各单位先根据标准对本单位的归档工作完成质量和整个档案管理的现状进行自查自纠，接着由各协作组长组织互查，在这个基础上*区档案局再组织抽查。通过三个层次的检查，不仅可以提高各单位归档工作的质量，促进档案人员的相互交流，也让我们及时了解掌握到各单位改革实践中的各种反馈信息，为下一步广泛深入的推行新规则提供了参考。

五、存在问题及今后设想辩证唯物主义认为对新事物的认知是有一个“从认识到实践、再认识再实践”的客观过程。立卷改革对于我们来说是一个新事物，在认识、实践的过程中笔者也发现了一些问题，对今后的再实践也有一些初步的设想。

1、加强沟通、实施监管。在新规则的推广实施过程中，我们遇到的最大阻力来自某些垂直管理部门。上级垂直管理部门对档案工作重视从总体上看是促进档案工作发展的，但由于他们缺少和档案主管部门的沟通，造成他们制定的部分档案工作规章制度和业务标准存在不规范、甚至错误的现象，这给基层档案工作的规范化、标准化建设带来很大负面影响。如某一金融机构，上级业务主管部门从去年就要求下支机构实行文书立卷改革，本为好事，但由于其标准过于繁琐且存在明显错误，缺乏实际操作性。我们曾多次请示和协调，终因上级行坚持而不了了之。因此笔者在此呼吁上级档案行政管理部门要主动加强与其它专业主管部门的沟通和联系，强化档案部门在档案工作业务标准和行政规章制定方面的监管力度。

2、完善配套制度、强化后续管理。新规则实施后，绝大多数档案工作者认为文书档案的整理方法简化了，但同时也有部分档案人员担心今后检索不方便、档案利用不安全。这种现象正好验证了新规则的实施不仅仅是档案整理方法的改变，更是一次思想观念和档案管理方式的变革。新规则强化了计算机等现代化技术在档案工作中的应用，对档案管理方式提出了更新更高的要求。这些也敦促着档案人员必须及时转变观念，提高现代化技术应用技能，适应新形势下档案工作的发展要求。而档案的统计、库房管理和提供借阅等档案管理制度也要相应修改和完善，档案整理的后续管理要强化，只有这样才能使改革不致于“功亏一篑”。

3、规范电子归档、推进文档一体化。随着时代的变迁、科技的发展和现代化办公设备的普及，日常工作中形成的电子文件越来越多，如何整理、保管电子档案已摆在广大档案工作者面前。新规则是为了适应新时期档案工作的发展而应运而生的，但笔者发现新规则对电子文件整理归档只字未提，因此在此建议上级档案管理部门进一步加强对电子文件整理归档工作的研究，尽快制定完善这方面的方法和标准。另外新的归档文件整理方法为实现“文档一体化”提供了实践可能，因此我们已对各单位2003年度文件归档整理工作提出“随办随归”的要求，以加快我区“文档一体化”建设的进程。

4、加强馆室衔接，避免重复操作。大家都知道机关档案的最终归宿是各级各类档案馆。新规则的实施使文书档案的整理方法和机关档案室的后续档案管理都发生了很大变化。而与之联系密切的档案馆部分工作方法和管理方式（如档案的接收、保管、统计等业务工作）也应随之变化，在方便管理的前提下最大限度的加强馆室衔接，突显新规则的优越性。

5、扩大实施范围，统一整理方法。为了积极稳妥的推行新规则，今年我们主要是在机关范围内实施立卷改革。在总结前一阶段工作经验的基础上，我们准备扩大实施范围。目前我们正在加强与有关主管部门的联系，争取在全区企事业单位推行新规则，彻底解决机关、企事业单位档案整理方法“各自为政”的局面，以统一机关企事业单位的档案整理方法。