区级档案馆档案信息化建设应注意的问题

[摘要]知识经济时代，信息资源成为社会的一种重要资源。区级档案馆的信息化建设将面临新的机遇和挑战，档案工作呈现出信息载体多样化、工作方式计算机化、服务方式网络化的发展态势，其地位显得日益重要。加快区级档案馆信息化建设已成为时展的必然趋势，由于受诸多因素的影响，人们对信息化建设的理解还存在着许多偏见，本文就此加以分析。

[关键词]区级档案馆；档案信息化建设；注意的问题

根据省档案信息网络建设的统一部署，全省档案馆信息化建设已取得了可喜的成绩，为经济建设提供快速、高效的信息服务打下了坚实的基础。但是，信息化建设是一项复杂的系统工程，怎样建好、用好信息化网络系统，许多问题仍处在研究探讨之中，笔者认为，当前要特别重视以下五个方面的问题：

一、进一步提高区级档案馆对档案信息化建设重要性

档案信息化建设是现代化建设的客观要求，是档案事业发展的必然趋势，是对传统档案管理模式的重大改革。必须统一思想，充分认识档案信息化建设的重要性和紧迫性。

档案信息化建设是地方经济建设的现实需要。档案对研究过去、指导现实、预测未来具有无可替代的作用。利用好档案信息，不仅可以在工作中少走弯路，而且可以从历史对未来的昭示中产生新思路、找出新办法、提出新对策。尤其对创新理论、地方经济建设和社会保障等方面，具有十分重要的参考价值。只有加快档案信息化建设步伐，才能尽快实现档案信息资源共享，才能为当地经济建设提供高质量的服务。

档案信息化建设是档案事业发展的必由之路。信息技术迅猛发展、广泛应用，使档案工作出现了许多新情况新特点。档案类型增多、数量增大、科技含量增高；档案载体由纸介质为主发展为磁、光、纸、电等多种介质并存，呈现多元化特征；档案信息利用更加广泛，深度开发的要求更高。传统的管理模式已经不能适应工作需要，我们必须解放思想，开拓创新，加快实现档案信息资源存储的数字化、传递的网络化、管理的自动化、服务的远程化，努力推进区级档案馆工作向更高层次发展。

二、切实把握好档案信息化建设的关键环节

科学规划。区级档案馆要求档案信息化建设 “统一规划、分布实施，重点突破、整体推进，边建边用、滚动发展。”围绕这一指导思想和目标，各区级档案馆应结合本单位实际，摸清情况，反复论证，制定切实可行的实施计划，要重点把握三个方面的问题：一是坚持从自身实际出发。档案信息化建设必须按照标准实施，但考虑到各单位的实际情况，在建设规模和模式上不搞“一刀切”，充分体现各档案馆特色优势。二是突出重点。网络建设、信息资源开发、安全保密等是档案信息化建设的关键点，也是重点难点问题，必须高度关注，集中突破。三是注重实用。信息化建设要从实际需求和能力出发，切实把方便利用，发挥档案最大效能，作为工作的出发点和落脚点。

集中力量建好数据库和局域网。档案馆保存着大量珍贵的资料，这些档案资料的数字化处理，工作量很大，任务十分繁重。一方面，要抓紧对现存档案进行目录录入、全文扫描和图像、语音采集压缩；另一方面要建设技术先进，经济合理，安全适用，质量可靠的局城网。

加大人才培养力度。档案信息化建设专业性、技术性很强，需要从业人员具备多方面的专业知识和技能。一定要采取多种形式，通过各种渠道，加大人才培养力度。当前，要突出计算机和网络使用管理、信息安全防护、多媒体等相关知识的学习培训，全面提高档案人员的素质和能力，以满足档案信息化建设的需要。

三、按照实际需要，设计档案管理软件，有序推进“数字档案”工程建设

首先要事先做好规划和规范管理工作，以避免重复和浪费。如机读目录数据交换格式、著录标引、xml技术应用标准、电子文件存储格式、计算机检索体系质量评估和控制规范等各项内容，以提高整个档案管理软件的利用效果，保证档案数据的查准率和查全率，实现信息资源的充分共享。其次要正确认识档案信息化建设。档案信息化建设主要是指档案数字化，是档案信息化建设中档案信息资源建设的一个方面，主要是对现有馆藏档案的数字化。应从实际出发，根据档案的实际利用需求组织实施。

四、采取技术措施确保档案信息安全

在档案信息化建设中，最为重要的档案数据的安全。它是档案信息化减少得以顺利开展的基础和关键之所在。加强档案数据安全的措施，是多方面的，如数据加密、文件系统加密、硬盘加密、异地备份等，但最为重要的措施，还在于从其环境入手，以确保档案数据的安全。

（一）强化硬件设备建设，确保档案数据安全

硬件设备的安全是档案数据安全的基础，包括直接载体和间接载体。直接载体如计算机、硬盘和光盘等，间接载体如传输介质、网络设备和安全设备等，都要配置良好性能的设备，同时要做好防盗、防毁、防电磁干扰及防电磁信息辐射泄漏等的工作外，还要及时备份数据，以应对意外的发生。

（二）强化应用软件的保护，确保档案数据安全

如果说硬件设备是档案信息化建设的大环境，那么，应用系统就是档案数据所处的“小环境”，它是特别的应用程序，其最大的威胁来自于内部或外部的非法访问。

（三）加强系统软件的安全性，保障档案数据安全

操作系统是档案管理软件运行的平台，是档案数据运行的最大环境。一要使用正版操作软件；二要安装正版杀毒软件；三要及时升级系统，以防操作系统的漏洞被黑客所利用，造成档案数据受到威胁。

五、努力提高区级档案馆服务保密工作

档案资源的收集是一项经常性工作，也是档案信息化建设的一项基础工程。区级档案馆没有丰富的信息资源，为地方建设服务就是一句空话。目前看，这项工作存在的问题不少，相当一部分档案资源收集不上来，长期散存在机关业务部门和个人手中，尤其是科技、专门档案和声像档案收集难度更大，解决这个问题，一方面，档案部门的工作要跟上，积极主动地上门收集，特别是技术资料、重要会议、抢险救灾等大型活动形成的档案资料，要千方百计收集齐全。另一方面，要教育广大馆员，增强档案意识，自觉履行档案法赋予的责任和义务，积极配合档案部门做好收集工作。只有这样，档案信息化建设才能建立在牢固可靠的基础之上。

突出服务重点。经济建设是当前的中心任务，档案馆要紧紧围绕这个中心开展工作，充分利用网络优势，主动向市民了解档案信息需求，及时提供那些与“打赢”关系密切的信息，使档案服务与中心工作“合拍“。要进一步改进服务方式，切实做到首长、机关需要什么信息，档案网络就能提供什么信息。不断提高服务质量。建好档案信息数据库和网络传输平台，实现了信息自动查询和远程服务，为档案的提供利用创造了更为有利的条件。区级档案馆要充分利用这个条件，提供深层次的服务，有预见性地对档案信息进行系统整合，编辑加工，确保上网信息内容准确、条目清晰、查阅方便。要在智能化地“适时服务”、“超前服务”、“专题服务”和“综合服务”上下功夫，多动脑筋，多想办法，努力把档案馆服务质量提高到一个新水平。

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