做好高校科研秘书工作的几点思考

摘 要 科研工作是高校发展中不可或缺的重要组成部分，随着高校科研事业的不断发展，科研秘书工作起到了越来越重要的作用。笔者从自身工作经验出发，对新时期高校科研秘书工作进行了初步探讨，就如何做好高校科研秘书管理工作提出几点思考。

关键词 高校 科研秘书 管理

中图分类号：G647 文献标识码：A

Reflections on Doing College Research Secretary Work

QU Luming

（School of History of Wuhan University， Wuhan， Hubei 430072）

Abstract Development of university research work is an important integral part， along with the continuous development of scientific research and secretarial work university research has played a more important role. From the author's own experience in starting the new era of research and secretarial college work were discussed on how to do the research work of the secretary of university management.

Key words college； research secretary； management

科研工作是高校发展中不可或缺的重要组成部分，随着高校科研事业的不断发展，科研管理工作的重要性也日益凸显。二级学院科研秘书作为高校科研管理工作的基层人员，是高校科研管理的重要组成部分，在高校的科研管理和科研发展起着不容忽视的作用。面对新形势、新挑战，高校二级单位科研秘书应该明确职责，提高服务意识，提高自身素质，更好地服务于学校、学院及科研人员。

1 明确自身职责、提高服务意识

高校二级学院科研秘书是高校下属二级学院从事基层科研管理工作的专职人员，①其工作职责是在高校科研管理机构的宏观指挥下，在二级学院直接领导下，组织、协调、协助学院乃至学校各项科研活动，为二级学院顺利完成科研任务、促进科研成果产出提供保障。

通过长期的工作实践，笔者认为科研秘书的具体工作任务可以归纳为以下几点：（1）根据学校部署，配合科研院长，负责院系各类科研项目的通知、申报、管理、审核等，并做好各类科研项目信息的登记和档案收集整理工作；（2）在院系指挥下，组织好各类奖项的申报工作，并为教师申报奖项提供协助，对获奖成果进行统计、拍照存档等工作；（3）做好教师科研成果的登记和统计工作，协助科研院长对教师的科研工作量进行考核，对科研酬金进行计算等，并积极以各种形式对外宣传学院科研成果；（4）做好学院内外的学术会议、学术研讨、科研讲座等日常事宜，整理收集学术活动的图片、撰写文字材料等，并做好相关宣传工作；（5）收集、整理科研工作中的重要资料，保管好各类科研档案，为学科建设、平台建设等工作提供材料；（6）完成学校科研管理部门及学院领导布置的其他科研管理工作等，并积极思考，对学校及学院的科研管理工作提出建设性意见。

笔者认为，科研秘书工作的核心就是服务和管理，服务是管理的基础，管理是服务的目标，两者密切联系，缺一不可。有文章指出：高校科研管理工作的一个重要目标就是为科研人员提供一切可能的帮助和服务，把科研工作者从条条框框中逐步解放出来，以便最大限度地调动科研人员从事科研创新活动的积极性、能动性，激发科研人员的创造性，使他们多出成果、出高水平的成果。②从这个意义上讲，科研秘书的管理工作，其本质就是服务工作。一方面，科研秘书岗位本来就具有明显的服务职能。科研秘书对教师科研活动进行管理，不仅要做好上传下达等通知工作，还要在各项科研工作中为教师提供信息、解答问题、保存档案等；另一方面，科研秘书应该具有较强的责任意识，工作积极主动，为教师提供一切尽可能的帮助和服务，帮助他们节省时间，提高工作效率，最大限度地调动教师的积极性和创造性。比如老师们经常需要填写繁琐的表格，科研秘书可以帮老师们填写初稿，再请老师们补充完善；又如有的老师，尤其是年纪大的老师对电脑操作不太熟练，科研秘书可以帮助他们填写表格、处理文档等；同时也要和学院教师多交流，询问他们对学院科研管理工作的要求和期待，尽力改善工作方法，提高工作效率和科研管理水平。总而言之，科研秘书必须着力培养事业心和责任感，提高自身服务意识，耐心细致，任劳任怨。在管理中提供服务，在服务中加强管理，以确保学院科研工作的顺利开展，为学院及学校科研工作顺利开展贡献自己的一份力量。

2 在日常工作中注意总结和思考，努力提升自身业务能力

不少人“将科研秘书与打字员、档案管理员、文秘简单划上等号，把科研秘书工作误认为是输入汉字、传达上级对下级的通知等简单机械的劳动”。③这种观点是错误的。科研秘书并不是普通的文秘，也不是档案管理员，更不是打字员。科研秘书是专业的科研管理人员，服务对象是高校的教师和研究人员，虽然其工作内容中有上传下达、档案管理及文字处理的内容，但这只是科研秘书工作中很小的一部分，科研秘书更主要的工作在于通过对科研过程的管理，保障学院科研工作的顺利进行。这就要求科研秘书在日常的工作中注意总结和思考，努力提升自己的业务能力，以满足上级管理部门及学院教师的要求。

（1）掌握所在院系的基本情况，掌握较强的本学科的科学知识。一方面，科研秘书必须熟悉掌握其所在院系的基本情况，清楚各位教师的研究专长，了解各位教师的科研成果、科研项目、科研获奖等等，这是其顺利承担管理工作的基础。比如科研管理部门向学院征询评审专家，科研秘书可以根据老师们的研究专长进行推荐；又如申报奖项时，科研秘书可以对老师们的科研成果进行梳理，并整理好相关材料供科研院长参考，以顺利开展报奖的组织谋划工作。另外一方面，科研秘书也应该关注本学科的最新学术动态和研究成果，并积极同老师们探讨学术界的新趋势，为自身科研管理工作打下良好的专业基础。

（2）强化岗位职责，了解各类科研管理政策。科研秘书是具有一定专业性的管理岗位，在日常的工作中要注意学习、积累专业管理知识。一方面，科研秘书要及时了解各级科研管理部门的工作职能，熟悉各类科研文件和管理政策，另一方面也要与学校科研管理部门的工作人员保持密切联系，向他们学习管理经验，了解科研管理的最新文件及管理方法；同时，科研秘书还要经常向院系领导请示工作思路，向学院老师请教工作方法。只有这样，科研秘书才能熟悉掌握各项科研管理工作的规定和流程，在老师提出疑问时第一时间给出准确、清晰的解答，赢得老师们的信任。

（3）善于总结和思考，掌握科学管理方法，提升自身科研管理水平。科研秘书在日常工作中，不要满足于仅仅完成上传下达的工作，将通知发放给领导及老师了事，而应该主动开展工作，善于思考和总结，努力提升自身科研管理业务水平；要协助科研院长，力求对学院各项科研活动的开展起到组织和推动作用；要根据自身工作实际和学科特点，掌握一套科学的科研管理方法，为教师的科研工作创造一个良好的客观环境。

各类科研项目的申报是科研秘书工作的重要内容，其过程十分繁琐，材料组织也很复杂。笔者通过实践和思考，总结了一套行之有效的工作方法。首先，对每个项目实行动态管理，在项目通知下达的早期、中期、截止时间都及时通知、提醒相关老师，以免遗漏；其次，对学院教师申报项目的情况了然于心，针对不同的项目的特点及评审方式，重点提醒、动员部分老师申报；再次，根据不同项目申报要求及工作经验，总结了项目申报中的各种注意事项及技术性问题，整理成文件发给相关老师参考。这套工作方法颇具成效，受到学院教师的一致称赞。

（4）提高现代化管理技能，努力提升自己的写作能力和表达、沟通能力。在当今信息化时代，科研秘书的日常工作方式发生了巨大的变化，不像以前只依赖纸质材料和手工操作，更多是依赖计算机和网络。作为一名合格的科研秘书，一方面必须熟练计算机操作和网络技术，同时也要熟练地使用学校的科研管理系统。这样既能快速准确地处理办公事务，也能提高工作效率，减轻自己的工作强度。武汉大学自20世纪90年代以来，就开始进行科研管理网络建设，2007年我校自行开发网络版，并投入使用。目前已经形成了相对比较完整的科研管理系统。熟悉掌握该系统，能够为秘书自身科研管理工作提供很大便利，同时也为学校的科研宏观管理工作提供了有力支撑。

另外一方面，科研秘书在日常工作经常需要撰写新闻稿、报告、申请、情况说明等，必须具有一定的写作能力；还需要与学院领导、教师和各个管理部门密切联系，起到上传下达、下情上传的沟通作用，因此需要注重提升自己的语言表达能力，培养自己的人际交往、沟通协调的能力。

3 做好科研数据的整理及科研档案的保存工作

只要是科研工作留下的材料，包括电子文档、纸质文档、实物，都称之为科研档案，具有保存价值。④科研档案是学院科研工作的重要组成部分，一方面为学院科研管理过程提供原始凭据，为科研工作的延续性提供保障；另一方面可以为学院各种基础工作如学科建设、平台建设等提供基础材料，更重要的是可以直接地反映学院科研的发展水平和发展趋势。因此科研档案的整理和保管工作是非常重要的。

笔者认为要做好科研档案的管理必须做到以下两点：（1）科研秘书需要具有较强的信息收集和信息归档的能力，要积极收集各种信息并及时整理归档，避免出现丢失、遗漏材料的情况，造成珍贵的档案流失。（2）要养成适合自己的较为成熟的、科学的档案管理方法，科研档案的分类要全面、清楚、易查。笔者的经验是每年的常规工作按年归档，专题性较强或者具有延续性工作按专题归档，电子文档与纸质文档都保留一份，以保证科研档案的全面性和规范性。（3）要养成定期清理科研材料的习惯。科研管理工作头绪众多，过程繁琐。科研秘书最好能够做好工作笔记，并在每天工作结束时把相关材料都清理一遍，然后争取能够在每星期、每月、每学期、每年都把科研档案进行归类、整理。只有这样细致耐心、日积月累，科研档案才能全面而具有延续性，为学院科研工作的顺利开展提供保障。

4 强化保密意识，做好保密工作

科研秘书的工作虽然看起来繁杂琐碎，但也需要加强保密意识。一方面，科研秘书经常参加一些重要的会议，有些信息是不宜公开的；另外一方面，科研秘书经常参与教师、科研人员的课题申报，参与教师未出版成果的鉴定、出版等事宜，这些信息都不可避免地会涉及到教师的个人隐私及知识产权，因此科研秘书能必须强化保密意识，无论是在电脑防护、传递文件、整理数据的过程中，还是在科研档案的管理过程中，甚至是在普通的日常的交流中，都要严守信息保密制度，加强防范。这是作为科研秘书在信息社会应该具备的重要职业道德。

注释

① 王钢钢，张琦.二级学院科研秘书的角色定位.中国高校科技，2013（Z1）.

② 张丽娟.浅谈新形势下高校青年科研管理者的素质培养.高教论坛，2011（2）.

③ 张弘.浅谈现代高校科研秘书工作角色的转变及工作方法.南方论刊，2009（2）.

④ 宋晓青，丁玉强.高校科研秘书工作的几点体会.广东化工，2013（12）.