遵循高龄尊重原则科学进行档案扫描

摘 要：由于人们对高龄档案的认识存在一定的偏差，高龄档案的扫描工作长期以来没有受到重视。文章从高龄档案的扫描的必要性入手，探讨如何推动高龄档案扫描、高龄档案在扫描过程中的特点、应遵循的原则，从而为高龄档案扫描在工作中的运用提供了依据。

关键词：高龄档案 扫描 工作

中图分类号：G271

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2013）04-281-02

档案是历史事实的真实记载，是还原历史本来面目的唯一正确途径。从理论上讲，越是年代久远的档案就越发珍贵，越具有研究、发掘和借鉴的价值。拂去岁月的尘埃，我们常常可以见到不少弥足珍贵的“高龄档案”，基于档案管理角度考虑，如何科学地界定，有效地保护和开发这类档案，是一项重要而迫在眉睫的工作，切不可掉以轻心。本文试图探讨的就是有关“高龄尊重原则在档案扫描中的运用”的问题。

一、何谓“高龄档案”

所谓“高龄档案”，是指存世久远的档案，档案存世时间愈久远，似乎其价值就越大，这是人们对物以稀而显贵的一种看法。在我们的档案保管中，解放以前的档案均划分为历史档案，民国时期的档案亦可称之为是“高龄档案”了，这部分档案显然是很贵重的。据初步统计，湖北省共有民国档案近百万卷之多。长期以来，档案界有一个观点，那就是高龄档案要得到尊重，原因是：这些档案时间较长，档案较少，即使本身作用不大，由于没有可资借鉴的其它档案存在，它也就显得弥足珍贵了。表现在鉴定上就是高龄档案不予鉴定销毁，表现在扫描上就是对高龄档案要进行全文扫描，把高龄尊重原则贯穿在扫描过程的始终，就是高龄尊重原则在档案扫描中的运用。

二、高龄档案面临的扫描困境

在现实生活中，由于档案鉴定工作开展得并不普遍，一些高龄档案并没有得到保管期限提升的待遇，档案扫描却要求只扫描永久、长期的，短期的可以不扫，于是那些高龄短期档案就面临着“不扫”的境遇了。

而且，在实际工作中，有一种声音始终制约着高龄档案扫描工作的进行，即：高龄档案不能高速扫描，扫描速度极慢；并且在日常工作中查找利用的不多，可以不予扫描，即使扫了也是白扫。俗话说“好钢用在刀刃上”，现在把有限的资源用在现行文书档案扫描上，既提高了工作效率，又满足了日常利用的急需，何乐而不为？

这就要具体分析高龄档案是否具有扫描的必要性了：首先，从档案利用来分析，我们知道，高龄档案的用户大都是为编史修志、著书立说服务的，其长远利用价值一目了然，可以说是影响一个时代、一个阶层的价值判断的依据，“正视听”的长远功效十分明显。现行文书档案基本是为解决现行具体问题服务的，紧迫性、时效性特点显而易见，那么，我们能够因为“现行”不顾“长远”吗？答案当然是否定的，统筹兼顾，合理安排才是根本的解决之道。其次，从档案保护角度来分析，我们知道，档案扫描的初衷之一是为了保护档案原件，以扫描件代替原件对公众进行服务。高龄档案的珍贵性显然要远远大于现行文书档案，现行文书档案需要进行扫描，对更加珍贵、更为稀缺的高龄档案进行扫描更是情理之中了。

三、如何推动高龄档案扫描

那么，我们如何才能避开档案价值鉴定直接推动扫描工作的顺利进行？

在档案扫描以前要求再进行档案价值鉴定似乎是不可能完成的任务，而且程序复杂，责任重大，价值鉴定难乎其难。为什么这么说？因为，凡是牵涉到档案价值鉴定的工作，一般单位都是慎之又慎，既想去除冗余档案减轻库房压力，又想把真正珍贵的档案留下来供后人查阅利用。然而，什么才是真正珍贵的档案？人们由于受个人生活阅历、文化程度、认识水平等因素的影响，对档案价值的鉴定存在着不同程度的差异性，每个人根据档案自身状况和社会需求，对档案价值作出的主观性判断都有各自的理解。有的档案用现在的眼光看没有用处，但从长远来看作用却相当大；有的档案现在没什么人查阅利用，却是历史的真实记载，反映了它基本职能的变迁，能不重要？也正是因为如此，档案价值鉴定才程序设置非常复杂，每个参与鉴定的人员才会感觉责任非常重大。

我们知道，档案扫描属于中处理阶段，中处理之前有个前处理，前处理的基本工作之一就是确定扫与不扫，如果我们把高龄尊重原则贯彻于前处理的始终，那么这一问题即可迎刃而解。换句话说，我们只要规定：对于那些高龄档案，无论保管期限如何，一律予以扫描，那么这个问题就迎刃而解了。

然而，高龄档案在实际扫描过程中有其自身的特点，这些特点导致我们在扫描过程中必须认真严肃对待。

四、高龄档案扫描特点

1.纸张差，易折易碎。这就要求我们在扫描过程中大多采用平板扫描的方式，小心平放。

2.字迹模糊，大多存在洇湿现象。这就要求我们采用灰色扫描、彩色扫描方式，扫描分辨率应该大于或者等于200dpi。

3.速度慢。它表现在三个方面：一是纸张本身比较差，在拆卷、扫描的时候都要轻拿轻放，以免损毁档案；二是扫描进度慢，它不能像文书档案一样进行高速扫描，只能在平板扫描台上一张一张扫描；三是整理慢，纸张大多柔软，不易理顺。

五、高龄档案扫描应该遵循的原则

1.循序渐进，逐步深入的原则。高龄档案扫描是一个细致的工作，扫描之前就要有“慢”的心理准备，只要我们做好这个心理准备，循序渐进，逐步深入，不走回头路，以迂为直，踏踏实实地工作，高龄档案的扫描是要不了多长时间的，毕竟每个地方的高龄档案不多。

2.要有认真负责、谨小慎微的态度。高龄档案一般都“身体”不好，状态不佳，易破易碎。这就需要我们在拆卷、扫描、装订还原诸过程中都要轻拿轻放，谨小慎微，以免损毁档案。

3.有效开发，充分利用的原则。“高龄档案”一般都具有较高的历史价值，要么是历史事件的珍贵记录，要么是历史人物本来面目的还原。对于廓清历史，化解纷争，解除疑虑都是极为重要而珍贵的第一手材料，所以要进行有效的开发和利用。

总之，“高龄档案”的扫描是一项系统工程，必须采取充分尊重的原则，以严谨、认真、求实的态度和科学的方法，努力做到去伪存真，去粗取精，使这部分特殊档案的管理工作更加规范和严密，使档案的价值得到有效地开发利用，更好地发挥档案管理在经济建设和社会发展中的作用。

参考文献：

1.黄庭兴，罗备针，史家菊.试述“高龄档案”的科学管理.云南档案，2002（7）

2.陈鹏，贵夏基.谈德尔菲法在档案鉴定中的应用.山西档案，2009（8）

（作者单位：湖北医药学院附属太和医院 湖北十堰 442000）

（责编：若佳）