谈人事档案管理与人力资源开发

摘要：人事档案管理工作改革是人事制度改革的重要组成部分，如何充分发挥人事档案在人力资源开发中的作用，使其真正成为合理配置人才的准确依据是人事档案管理工作改革的方向和目标，值得我们深入探索和实践。本文在阐明人事档案工作对人力资源开发影响的基础上，试图探索一条深化人事档案管理改革的路径，以使其在人力资源开发中发挥更大作用。

关键词：人事档案 管理 人力资源 开发

人事档案管理工作是人力资源管理中的重要组成部分，如何进一步深化人事档案管理工作改革，使其真正成为人力资源开发的准确依据值得我们深入探索和实践，下面就此谈一下我们的思路和想法，希望能对此有所裨益。

一、人事档案管理与人力资源开发之间的关系

人事档案是指人力资源管理部门在人事管理活动中形成的具有一定保存价值和有机联系的原始历史记录。从这个定义中我们可以看出人事档案是人力资源管理活动的历史过程，他一方面是对整个管理活动的记录，另一方面又为管理活动的连续开展提供现实基础。人事档案管理滞后就会使整个人力资源开发活动失去历史支撑，无法全面的、历史的、客观的体现人力资源开发中核心因素——人的真实情况，也就无法更好的识别人才，合理配置人才。同时，人力资源开发对人事档案管理工作的提升又起到促进作用，人力资源开发活动的改革创新必然要求人事档案管理工作与时俱进，适应其发展要求。因此上，人事档案管理与人力资源开发两者之间相辅相成，相互促进，做好人事档案工作是合理开发和配置人力资源的前提和基础。

二、人事档案管理工作的现状与不足

（一）人事档案管理机制落后

目前很多单位的人事档案管理机制还停留在某一个管理活动结束后的材料收集装订以及应档案使用者的要求将装订好的档案进行展示借阅的阶段。在这个意义上，整个人事档案管理机制是被动的、消极的，人事档案应有的指导人才开发的功能并未激活。

（二）人事档案内容空洞

现有档案一般只收集国家档案制度中规定的材料，普遍存在内容泛泛、空洞的现象，无法适应现代人事管理对人才档案内容的需求，无法承载展现人才成长过程和人才综合素质的功能。

（三）人事档案信息化滞后

信息化是当今时代的主题，信息技术的应用已经深刻的改变了我们的工作和生活，成为社会发展的重要推动力。在信息化的时代背景下，人事档案管理工作也不能再停留在纸质材料的呈现上，而应当顺势而为，适应信息化的要求。

三、深化人事档案管理工作改革的路径

（一）转变人事档案管理机制，服务人力资源开发

人事档案管理的运行机制是决定人事档案能否在人力资源开发中发挥作用的关键。现代人力资源管理下我们必须转变人事档案管理机制，具体应做到以下几点：第一，人事档案管理应以服务人力资源开发为前提；第二，变人事档案管理的被动性为主动性，第三，提高档案管理人员素质，为转变管理机制提供人才保障。

（二）完善人事档案内容，切实反应人才素质

人事档案记录的内容是人事档案的灵魂所在，档案内容能否反应人才的综合素质是体现档案管理水平的核心因素。因此在档案收集上要认真研究对人力资源开发具有价值的各项指标，并将其列入收集范围，具体包括：第一，反应人才基本情况的内容；第二，反应人才业绩的内容；第三；反应人才动态化成长的内容；第四；反应人才专业能力、心理素质、实践能力等各方面综合素质的内容。

（三）加强人事档案信息化建设，提升管理水平

1、完善人事信息的数字化，为信息化建设提供数据支撑

第一，电子档案建设

人事档案信息化的方式之一就是电子档案建设，通过将纸质文档转化为电子文档，既可以保持信息的原始客观性，又极大地方便了人事档案信息的浏览。

第二，人事信息基础数据库建设

人事信息基础数据是信息化建设的基础工作，虽然很多单位也先后建立了人事信息数据库，但由于基础工作不扎实，一些关键信息缺失，不能全面、动态的反应人才信息。例如对于“专业技术职务”信息的记录，很多单位的数据库只录入了现专业技术职务，而对于之前的任职情况并未采集，这就造成数据库无法全面、动态展现人才成长情况，影响人才合理配置。因此在人事信息基础数据建设上，我们要真抓实干，扎实做好各项信息的录入工作，使数据能全面、动态反应人才信息，为进一步信息化提供基础。

2、深入开发人事信息数据库功能，搭建人事信息综合服务平台

电子档案和人事信息基础数据采集只是人事信息数字化的第一步，在此基础上我们要深入开发系统功能，使其具备满足人力资源开发的综合分析统计功能，为人力资源管理搭建人事信息综合服务平台，具体包括：

第一，特定个体的信息查询功能

此功能即能实现相应项目的信息浏览，又要与该个体的电子档案相连接，这样，既满足了便捷的信息浏览，又能在必要时掌握原始资料情况。

第二，定条件的信息查询功能

对于人事信息的需求总是多元化的，因此必须实现特定条件的信息查询才能满足不同用户的客观需要。

第三，特定条件的分析统计功能

人力资源开发必须依赖于对现有人力资源情况全盘掌握的基础上，因此人事档案管理信息化的最终目标是要展现人力资源情况的整体情况，并针对设定的特定条件进行分析统计，从而为人力资源开发提供数据基础。

参考文献:

[1[吴雪梅，论人事档案管理与人力资与开发的关系，《北京档案》，2010年第10期；

[2]代红，我国人事档案功能定位的思考，《兰台世界》，2008年12月上半月刊；

[3]蔡登峰，高校人事档案信息化管理，《档案管理》2011年第6期。

作者简介：

王占宇，男，满族，1978-8，河北承德人，承德石油高等专科学校，讲师，本科学历，硕士学位，研究方向：主要从事人力资源管理和法律研究

赵晖，女，满族，1978年，承德避暑山庄博物馆