个人信息管理与协同工作研究

摘要：探讨个人信息管理系统与协同工作的发展潜力，侧重于系统的协作功能，寻求信息中的研究问题。个人信息管理系统主要由参考管理的实践活动及其支持软件组成，但在很多概念上的问题及个性化方面仍存在许多问题。目前已经有许多个人信息管理和参考文献管理的发展研究出版了，然而在个人信息管理、协同工作和信息资料管理的共同上依然有着覆盖率的限制，本文主要是出于这一目的，进行论述。

关键词：协作；电脑软件；信息检索；信息管理

一、介绍

个人信息管理、文献管理和图书馆管理员的角色功能，在预警和思维层面上的协同工作，在实践中很重要，但这一实践行为，涉及到合作的必要性，但在三者的合作上，目前还有很多漏洞没有解决，所以仍然要在探索协作以及关于协作复杂性这两个方面进行研究。本文关注于个人信息管理和文献资料管理，本文的特征及支撑观点是由一个软件所提供，该软件是为了研究的目的，在信息合作检索、趋利避害方面进行了一系列优化。为了方便理解，我们将以包括文献资料管理软件、尾注、图书馆工具、文献参考管理器、包含多个数据库的个人信息管理系统等多种形式的数据进行展示。关于个人信息管理，有这样一个观点：我们总是在正确的地方，以正确的方式，获取正确的信息，并且同时保有足够的完整性和所期望的质量来满足我们的现实需求[1]。与此同时，科学合作的重要性也不断地凸显出来，因为它能以独特的方式处理一些关键性问题，并在一定程度上，能处理一些复杂的科学问题，促进政治、经济、文化、环保、科研等方面的发展。个人信息管理与合作，都包括了信息合作检索，却同时都面临着自己独有、复杂及充满不确定性的问题，这些问题在许多学术研讨中被充分讨论，许多科学家正在寻找答案，并尝试获得解决方案。还有更多的文献[2]，在关于图书馆员的角色、个人信息管理系统、协同信息搜索三者关系的问题中，可以被参考和引用。技术的改进可以使人们通过电脑或移动端设备的即时访问变得更加便捷，协同作业系统能使不同的人保持互通，但人们的生产力、创造力、信息实践和信息行为的能力，却很可能保持不变。我们的日常生活不会真正受益于所谓的“群体智慧”[3]，但有研究表明，个人信息管理系统在科研方面，如：信息科学、心理学、社会科学、计算机科学、社会学、管理科学中大有用处。概念及环境介绍：目前学术界关于“个人信息管理”的权威定义为[4]：人们获取、组织、维护、检索、使用各类信息或电子邮件，以完成生活和工作中，一个人所扮演的各种不同角色(如家长、老师、员工)的职能要求。在另一项研究中，研究者还增加了创作和存储的活动。合作是积极和互动的，通常是一个互利的过程。在合作上，有三个问题需要考虑：协同学习、协同工作和协同信息搜索。“合作”与其他概念一样，有许多不同的定义，但没有一种被学术界普遍认可，本文将着重探讨协同信息搜索。协同信息搜索属于研究领域，也是一个过程，它以专业为基础，强调信息处理、搜索、检索和交互的能力，以支持协同工作。通过研究系统的运作和实践活动，能理解单个人在协同信息搜索的具体作用，发现规律，得出改进方法。作为一个过程，协同信息搜索包括：选择信息源、确定搜索词、制定搜索策略、评估实体的相关性、实体的选择和查找、二次搜索、信息监视和订阅警报服务。科技的进步，促使在信息管理、信息应用和信息创造方面的合作变得更加便利，凭借新的协作技术，人们可以更好的观察数据，进行高效的信息共享和创造，让团队做出更明智的决策。为了研究新的协作技术，需要对每个参与者做出的贡献进行深入和准确的评判，以达到改进的目的。协同信息搜索和个人信息管理系统的共享，可以是暂时性的，不需要有严密组织形式；也可以是有完整计划，且组织结构明确的。个人信息管理系统的设计工作，对其研发部门、学者、设计和管理的人员来说，应当从用户的需求出发，考虑具体事件，得出完整的处理结果，并与他人分享，以此帮助研究者合作撰写文章或共同制定计划，使研究人员的工作更加高效、便捷。

二、相关文献的检索

通过知网、维普、EI、SCI、ACM、谷歌学术的检索，结合目前主流的个人信息管理系统和文献管理系统，我们发现，这些系统也适用于组织信息管理。大量的参考文献和研究人员的实践，也能论证那些本文涉及的观点。

三、协同信息搜索和个人信息管理活动中要考虑的问题

人类之间的合作，不受环境和项目的约束，有的人还可以与不同学科的不同团体进行合作。但存在一个问题：但多个人进行合作时，是否需要多个个人信息管理系统？如果每个人只使用自己的系统，并与他人进行信息的共享，是否需要一个包含多种数据库的信息管理系统？或者不同的人因为工作不同，使用同一个系统的不同模块。如何解决人类合作的隔阂，对个人信息管理的规划和协同信息搜索而言很重要，本文只能在能力许可的范围内进行叙述。

四、规划、维护和使用

1.个人信息管理与协同工作的目的个人信息管理可以使临时项目中的文件创建和共享变得方便快捷，对长期项目中对参考文献频繁需求和其他目的也有促进作用，如：对理论研究做出贡献、寻求实际解决方案、激励创新、增加培训效率、理论实例化和市场调研。为研究所准备的参考文献会随着需求的变化而变化，为了研究的准确性，我们选择了包括重点关注、大数据收集、人群抽样和数据分析等不同研究方法。像上文说的一样，研究会有众多的合作伙伴，每个合作伙伴都有不同的目的。此外，该研究还存在一些相关问题：这项研究只是在获取文献的时进行共享？还是在获取文献的的同时，对注释进行信息捕获？有研究者曾经提到过注释的价值：注释可以提供辅助记忆标记，提供问题解决方案，记录作者创造出的抽象概念，也能追踪读者的关注点。2.使用频率个人信息管理系统的使用频率如何？是日常工作的一部分，还是在撰写文章时才使用？3.信息搜索资源和使用者不同的人有不同的搜索习惯，搜索工具应当针对相同的问题，给出不同的应对策略，并在在参考文献的相关性表现出来。因为搜索工具给出的结果往往会受用户当前任务的影响，而不同用户的不同搜索技能和策略理应获得最佳效果，所以，当多个用户在搜索相同的问题时，要给出相同的答案，使结果不受用户当前任务的影响。多名研究者在研究与参考文献和内容相关的领域时发现，即使是注释、关键字这样，相关度不太高的内容，也对研究大有帮助。4.涵盖的实体类型文章、研究报告、新闻报道、网站。5.兼容性如果信息在不同平台之间进行共享，应当提供易于共享的信息目录或信息组，同时，对特定人群和特殊需求来说，简便性尤为重要。6.重点问题是在将精力重点放在合作初始阶段？还是把精力用在合作的改进和监督上？或者说，为了培养合作的默契度，是否需要与用户协同进行信息管理的活动？为了持续合作，从而达到相同的目标，就要确保在架构开发、标准化制定以及后期维护方面有高效的协同工作效率。另外，在特殊的数据库上，如何保证合作的正常进行？

五、人员的组成及相关问题

人类的许多特性，例如，人与人之间信任度、分享信息的意愿、不同人的可靠度、不同的学习风格和工作经验，可能对个人信息管理和协同信息搜索产生影响。同时，信息理论的研究人员和信息操作人员，在对信息的看法、风格和习惯上固然存在差异，要予以理解。正如研究者所说[5]：“信息行业的从业人员需要通过信息研究者来了解这门学科的本质，从而以不同的方式处理信息。我们处理过许多实体和电子化的的文本，它们的诞生基于不同的文化和认识论，反应了其文化的精华和价值观，共同塑造了被相同文化圈所认可的一些规范和共识。因此，要进行学术创作，首先要了解这门学科的本质，实践操作和理论研究并非没有关联。”通常，进行个人信息管理的最终目的，是创造新的信息，是关于信息的再利用，如果不能成功利用所保存的信息，那么决策和管理活动只能是徒劳。

六、深入研究的建议

如前文所述，可以从多角度、多学科，对“协同信息搜索”进行研究，引申到对信息科学、信息检索、人机交互、计算机的合作支持以及个人信息管理方面的合作进行研究。研究会受到学科本质、学科探索状态和现有理论的影响，有研究者在研究了学术界和其他行业的相关合作情况后，在报告中指出[6]：在研究的过程中，他没有以专业人士的角度，向研究对象提出能增强其服务水平的建议。因为除参考文献外，研究者更希望能从实际角度出发，向研究对象提出建议。调研内容：--有哪些的机构和部门进行个人信息管理的活动，使用哪种软件--如果企业有个人信息管理方面的合作，了解合作对象、合作目的与合作基础--了解企业在实践和理论上遇到的问题--企业如何从个人信息管理中获益明确个人信息管理和协同信息搜索的性质和范围后，就可以为了后续的研究，进行干预，如对研究对象进行个人信息管理和协同信息搜索的概念模型库的培训。

七、结语

论证了个人信息管理和协同工作的价值，个人信息管理系统的协同工作是极其复杂的问题，必须在技术层面上进行考虑，并以科学合作的心态来解决，集思广益，成为日常生活和工作的一部分。新出现的难题，为科学提供新的目标，在科技不断发展的背景下，科研人员需要新的合作策略。新策略的提出和未解问题的出现，论证了科研合作的重要性。虽然开发新的软件、提出新的解决方案对信息工作人员来说很重要，但理论研究的开展，如个人信息管理、协作信息搜索与基础任务的信息搜索的对照、信息管理的互惠互利、信息行为研究、信息实践等，对实践也有重大促进作用。

作者：杨宇臣 单位：福建师范大学协和学院