应收账款事后管理研究

一、应收账款事后管理机制

应收账款事后管理最重要的是建立区分客户、按照账龄顺序的管理机制。这包括对账龄的记录和分析，实行分级管理，对逾期应收账款进行预警、催缴等方面的内容。同时，企业应当建立内部的沟通与监控机制，即使客户的信用信息和付款信息能够高效率在内部不同部门之间传递的机制，保证各相关部门和人员不因为内部信息沟通不畅而贻误向客户及时收款的时机。具体解决方式包括：对于有信用管理系统的企业而言，可以设计客户付款自动预警功能和客户投诉处理系统。将各阶段的职能划分清楚，分配给具体部门甚至具体人员。如果某一客户应收账款即将到期时，系统会自动提示相应业务人员，并可按条件打印付款提醒函；对于没有信用管理系统的企业而言，可以通过定期召开内部催收应收账款会议的方式来沟通客户付款信息，可以规定财务部门和销售部门每周开一次会议，对近期应收账款情况进行沟通，以便业务人员及时跟踪客户付款。

二、账龄记录与分级管理

（一）账龄记录和分析 账龄是指应收账款发生时间的长短，持有一笔应收账款的时间越长，表明客户占用企业资金的时间就越长，如果这笔款项变成逾期应收账款，产生坏账损失的可能性也就越大，因此企业应当对账龄进行记录和分析来加强管理，这样做还可以考核企业收款工作的效果。账龄有两种记录方法：一是从发货时开始计算，一般企业的赊销业务都属于这种情况；二是从逾期开始计算，一些经常以分期付款方式销售的企业可以采用这种方式。通过对应收账款的记录和分析，企业可以随时掌握应收账款的平均账龄以及其质量情况。将平均账龄和企业的平均信用期限和DSO做比较，可以发现信用管理工作的问题存在，找出工作的重点方向。此外，企业可以通过阅读行业分析报告和公开统计数字，将该指标与行业平均值和主要竞争对手的相应指标进行比较，了解自身在市场竞争中的地位。应收账款管理部门应定期编制应收账款账龄结构分析报告，当账龄结构处于比较合理的水平时，各组的百分比从上到下应逐渐减少，且呈加快趋势。

（二）按照账龄进行分级管理 企业管理应收账款可以根据客户的账龄长短对应收账款采用分级管理的方法。其思想是按照应收账款是否逾期和逾期时间的长短进行分类，并将不同类型的应收账款分别配属不同部门进行管理，采取针对性策略，如表1所示。对应收账款进行分析和管理时，在小企业和客户不多的情况下可以在办公软件里编写一个小型数据库程序，由专人定期输入相关信息。在一定规模的企业需要通过比较成熟的管理软件来完成，否则这项工作几乎是无法完成的，因为数据量太大，且是完全动态的。

（三）使用DSO指标考核企业的应收账款管理 在成熟市场中企业持有应收账款最大的成本是机会成本，而降低企业赊销机会成本的主要途径是改善企业的销售变现天数（DSO）指标，DSO指标也称“收账期”，表现了平均收款期，即将赊销转化为现金所需要的时间。DSO指标主要用于检验收款工作，督促企业员工提高收款效率，因为这项指标揭示了每笔应收账款的平均回收时间。DSO指标作为比应收账款周转率指标更先进的管理指标，在国际企业管理实践中被广泛采用。国内大多数企业经常使用应收账款周转率指标，但在建立信用管理体系的过程中，还是尽量使用DSO指标。

（四）应收账款的收款程序 正常状态的应收账款的收款过程包括发货确认，货款到期前提醒，到期付款通知、货款逾期通知和同意（拒绝）客户延期支付请求的回复等程序。对于经过此程序尚未能够收回的账款，企业应当考虑进入逾期应收账款催收阶段由专门人员收账或者委托收账公司收账，在执行以上各个收款程序的时候，需要注意以下注意事项，如表2所示：

客户在付款时通常先付款给管理严格的供应商，很多客户的付款政策里就含有“接到实际付款提醒时再付款”的条款。企业要做的就是争取在客户所有的供应商中最先得到付款，即应收账款管理取得的成果，也是进行应收账款管理的目的。因此企业可以参照制定标准收款信函，通过信件或传真形式与客户进行联系。

（五）早期逾期应收账款预警 进入预警期内的应收账款是指即将到期的应收账款，不是逾期应收账款。信用管理部门应该对处于这个范围内的客户给予适当的提示，特别是那些新客户和大客户，以及那些曾经有过不良信用记录的客户等。对于持有即将到期应收账款的客户，企业销售或财会部门应打电话给客户的财会部门，询问未付原因，并根据客户的答复做出必要的反应。

三、逾期应收账款管理

（一）逾期应收账款的催收策略 具体表现在：

（1）根据账龄分析制定催账策略。企业应当在每个月底打印每一客户的账龄记录详细清单，对逾期一定天数的客户发出警示信息，并将信息送到负责该客户的业务人员或追账人员处，由其根据具体情况采取不同的针对性措施，如表3所示：

（2）催收政策与客户关系。在制定收账政策时，应考虑不同收账政策所产生的不同效果，即所设定的收账目标会导致客户关系发生怎样的变化。一般而言，在维护合作关系的前提下收回欠款，但并不表示为维护合作关系而放弃正常的收款，如表4所示：

需要说明的是，对于已经有逾期应收账款的客户，企业应当停止与其进行信用交易，锁定已经暴露的风险，并给客户以压力，在客户偿还欠款之前只和其采用现金方式进行交易。如果客户对本公司的产品比较依赖，或者其转换供应商的成本较高，则在其拖欠严重的情况下暂时停止对其供货和其他交易也是一种比较严厉而有效的升级行动，也可以维护公司的形象和基本原则。

（二）逾期应收账款的催收具体表现在：

（1）逾期应收账款的催收程序。一笔应收账款的追收过程一般分为五个阶段，根据不同的阶段采取不同的追账方式，如表5所示：

（2）逾期应收账款的催收方式。当客户出现拖欠之后，用什么手段进行追讨，往往是一个较难处理的问题，企业主要应从追账的有效性、时间、成本（费用）等方面进行权衡，以下是几种典型收账方式及其优缺点的比较，如表6所示：

（3）自行催收逾期应收账款的技巧。如果企业决定自行进行逾期应收账款的催收工作，销售人员和收账员必须掌握一些基本的技巧以提高收账效率。 收账的基本规则是找出对方的弱点进攻，使用“威慑”手段， 而不能够违法追账。 收账技巧主要包括信函收账、电话追账和上门催讨，对于不同类型的企业采用的技巧也有所不同。

一是信函收账。收账信是一种传统的收款方式，使用收账信方式进行收账具有费用低，较正式的优点。虽然采用寄信的方式回信率虽然不高，但这种方法能够对客户付款起到潜在影响，企业可以用相对较低的成本，使绝大多数信用尚可的客户及时付款，从而将追账精力集中在疑难账户上，进而降低总体收账成本。因此，销售人员和收账员都要掌握收账信的形式和具体方法，使用收账信时需要注意以下几点：信的地址要具体写到某个人，或某一具体职位；写明签字人的职位与职权；写明电话，以方便回话；语言简洁，长度以不超过一页为宜；要求支付的货款金额要写在信函前部最显著的位置；一定要说明货款的来龙去脉，如果太复杂，则可附一张清单复印件；避免“时间段”的写法，如“七天之内”要写到具体的到期日，如“12月15日之前付款”。

二是电话收账。电话收账的费用相对较低，且能够和对方直接进行沟通。电话收账人员要弄清自己的权限和决策范围，事先做好准备工作，包括了解客户的相关资料和其与本企业的订货资料，在合适的时间打电话给关键的联系人。与客户通电话时，要使自己成为一个好的聆听者并带有一种友好的声调。在电话中要坚持己见，不要偏离既定目标，始终回到要求付款目标上，让债务人感觉必须尽快付款；要有与人合作的态度；要取得对方的明确的兑现承诺；对确定的事项要做好记录并得到对方的确认。

三是上门催讨。上门催讨是一种重要的收款手段，亲自拜访也是了解拖欠账款实际情况的最佳途径。有经验的收款人员可以通过面访掌握大量的客户的信息和意图，并通过语言、行为技巧推动收款行动。这种方式一般让债务人说出迟付款的真实理由，并立刻达成某种协议或者就付款做出安排。采用这种方式不单是为了施加压力，也有可能是协调客户关系。上门面访收账是自行收账方式中最严厉的一种措施，面对面的交涉可以使施加的压力最大。当函件和电话追账无效时，可以采用这种方式，以免债务人随意搪塞。

（4）对于不同类型企业的注意事项。对于一些小的私有企业，包括小加工厂、贸易类公司等各种形式的小企业，即使官司打赢了，也不一定能够获得赔偿，对方可能早就财产转移，或者根本就注销了原来的公司另外再开一家。对于这样的企业，是否有被执行财产、能否找到被执行财产是追账成功的关键。对于经营不好的国有企业，最好办法就是处理好个别人关系，或者通过其上级施压。

（三）收款考核报告 为使企业各相关部门都关注客户付款，必须建立合理的收款考核体系，对业务人员应有回款考核。当然，负责信用管理的部门是应收账款的主要管理部门和协调部门，要建立定期报告制度。

参考文献：

［1］陈斯雯：《企业赊销管理与账款追收》，经济科学出版社2007年版。

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