利用Excel完成学生信息查询的设计

摘 要 学生信息管理是学校学籍管理的重要工作，尤其是中等职业学校更要对学生从入学到毕业的信息进行管理，虽然目前能找到许多免费版的学籍管理软件，但这些软件在使用中总是会存在一些不便之处。怎样使用现有的办公软件，挖掘软件的功能来完成我们的工作，是值得我们深入研究的问题。

关键词 信息管理；数据源；信息查询

中图分类号：TP317 文献标识码：A 文章编号：1671-7597（2014）03-0065-02

近年来，随着学校办学规模的不断扩大，学生数量增加，学生的各种信息量也不断增长。为了做好学生信息管理工作，实行学生学籍信息的计算机管理是非常必要的。虽然目前能找到许多免费版的学籍管理软件，但每个学校都有自己的管理特点，这些软件在使用中总是会存在一些不便之处。自己动手，用Excel建立适于学校实际需求的学籍信息管理系统是一个不错的选择。这里主要探讨使用Excel的函数，实现学生信息的查询的方法。

1 完成学生信息数据库

根据需求分析结合实际情况，建立“学生信息查询”工作簿文件。

1）新建Excel工作簿，名称为“学生信息查询”，将“Sheet1”更名为“数据源”，主要字段有“学号”、“姓名”、“班别”、“性别”、“身份证号”、“出生年月”、“民族”、“详细通信地址”、“照片”等。

图1

2）从身份证号码中自动输出男女性别，我们知道18位的身份证男女性别看身份证号的第17位数字，如果第17位是奇数，那么此人为男，如果第17位是偶数，那么此人为女，15位的身份证是看最后一位，在EXCEL中，我们经常遇到从身份证号直接判断出男女性别，并将“男”、“女”自动输出到特定的EXCEL格子中。这里我们就需要用到几个函数的混合使用，分别是MID取数函数、MOD求作商后的余数函数、IF条件函数、LEN长度函数。在C2中输入“IF（MOD（IF（LEN（E2）=15，MID（A1，15，1），MID（E2，17，1）），2）=1，"男"，"女"）”往下填充。

3）出生日期从身份证中生成，在F2中输入“=MID（E2，7，4）&"年"&MID（E2，11，2）&"月"&MID（E2，13，2）&"日"”，往下填充。

4）照片一列为照片存放地址，将相片存放在F：＼11文件夹中，以姓名命名，格式为JPG，在I2中输入公式“="F：＼11＼"&B2&".jpg"”，往下填充。为查询显示相片做准备。

5）除学号字段数字格式为“常规”外，其余均为“文本”。

2 根据“数据源”建立“信息查询”工作表

1）将Sheet2改名为“信息查询”，标题输入“学生信息查询”。

2）在单元格A2、A3、A4、A5、A6、C2、C3、C4中分别输入“姓名”、“班别”、“地址”、“学制”、“地址”、“性别”，字体、字号如图2。

3）插入艺术字“请输入查找的学号”，字体字号如图2。

4）在B2单元格输入公式“=VLOOKUP（E7，数据源！A1：I11，2）”，同样方法依次完成B3、B4、B5等单元格的引用。

图2

3 相片显示的实现

1）在D3单元格输入公式“=VLOOKUP（E7，数据源！A1：I11，9）”，显示相片位置。

2）单击菜单“视图”“工具栏”“绘图”，打开绘图工具栏，插入一个矩形，稍微设置一下，调整大小如图。

3）右击“信息查询”工作表标签，出现的快捷菜单中选择“查看代码”，复制下列到代码框中：

Private Sub Worksheet_Calculate（）

ActiveSheet.Shapes（1）.Select

Selection.ShapeRange.Fill.UserPicture Range（D3"）.Text

End Sub

4 添加“数值调节钮”控件

1）单击菜单“视图”“工具栏”“控件工具箱”，打开“控件工具箱”对话框。

2）选择“数值调节钮”，画一个数值调节钮。

3）右击“数值调节钮”，出现的快捷菜单中选择“设置控件格式”

4）单元格链接为“$C$7”，最小值为“13001”，最大值“13010”其余不改。

图3

5 网络化，资源共享

图4

将数据放到局域网上，方便各类人员查询，实现资源共享，比如放在学校计算机名为SERVER的服务器上。

1）创建共享网盘，在名为“SERVER”的计算机E盘上建立一个名为“共享网盘”的文件夹，右击该文件夹，在出现的快捷菜单中选择“共享和安全”，“权限”为“完全控制”，如图4设置。

2）局域网通畅的情况下，在地址栏内输入“＼＼SERVER”，后回车确认，打开“共享网盘”，将“学生信息查询”工作簿放入“共享网盘”中。

3）创建快捷方式，在需要查询的计算机地址栏内输入“＼＼SERVER”，后回车确认，打开“共享网盘”，在“学生信息查询”工作簿上右击，出现的快捷菜单中选择“创建快捷方式”，在桌面上创建“学生信息查询”的快捷方式。

至此，我们完成了学生信息查询的制作。大家从中会发现利用excel强大的功能，能够很轻松制作出符合学校实际的查询管理系统，比用系统开发的软件，在使用上更习惯、修改更方便，更加快捷。

6 文章中所用主要函数说明

6.1 MID函数

主要功能：返回文本字符串中从指定位置开始的特定数目的字符，该数目由用户指定。

使用格式：MID（text，start_num，num_chars）

参数说明：

Text 是包含要提取字符的文本字符串。

Start_num 是文本中提取的第一个字符的位置。文本中第一个字符的 start_num 为 1，依此类推。

Num_chars指定希望 MID 从文本中返回字符的个数。Num_bytes指定希望 MIDB 从文本中返回字符的个数。

例如： =MID（"第四届运动会"，4，3） 结果：运动会

6.2 文本连接符&

文本连接运算符是指可以将一个或多个文连接为一个组合文本的运算符号。比如A1&A2，表示将A1与A2中的字符直接连接在一起，形成一个新的字符串。

例如：A1的值为“中国”，B1的值为“上海市”，在C1中输入=A1&B1，确认后C1值为“中国上海市”。

参考文献

[1]邱慧，胡飞.院系本科生成绩查询统计系统的开发[J].西南民族大学学报（自然科学版），2005（04）.

注：郭庆成为通讯作者。