对某高校校区建设中基建档案管理工作的几点体会

摘要：高校基建档案是在基建管理和基建工程项目建设实际工作中直接形成的， 并具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等。它既有项目建设各项活动的直接记录，内容丰富，专业性强，承载了高校建设的大量信息，是高校档案中的宝藏，是国家重要的科技信息资源。全面提高基建档案工作者的素质，不仅是学校基本建设和基建档案发展的客观要求，也是形势发展和社会发展的根本要求。本文就基建档案管理实际工作中产生的问题谈几点体会。

关键词：高校 基建档案 管理

高校基建档案是在基建管理和基建工程项目建设实际工作中直接形成的，并具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等。它既有项目建设各项活动的直接记录，内容丰富，专业性强，又反映了高校建设的大量信息，是高校档案中的宝藏，是国家重要的科技信息资源。全面提高基建档案工作人员的素质，不仅是学校基本建设和基建档案发展的客观要求，也是形势发展和社会发展的根本要求。

1、高校基建档案的特点和作用

高校基建档案除具有一般档案的价值性、原始性、信息性等特点以外， 还兼具有形成涉及面广、构成成套完整、效用现实长效等特点。由于工程项目的建设有审批、勘察、设计、施工、监理、安装等多个过程， 是许多单位共同完成的。信息量大， 技术含量高， 载体和形式多样。基建档案记载并反映了建设项目活动的全部过程和成果， 它们之间既以不同的工作阶段相区别， 又以总和的基建程序和专业内容相衔接， 构成了一个建设项目的成套完整性整体。 基建档案不同于文书档案等其它文件材料，其它文件材料归档后， 基本上完成了现行功能，多半用作历史考查， 基建档案则不同， 它是在较长时间内仍发挥现行效用。高校基建档案是学校基本建设、工程维护和改建扩建中不可缺少的现行依据， 它从工程立项开始就其贯穿基本建设全部活动的始终， 与竣工建成的建筑物永久共存。另外高校基建档案具有参考借鉴的作用为各种建筑物新建、改建和维护提供重要的依据。例如2008年汶川特大地震后，省建设厅、教育厅联合发文普查省内大中小学校校舍安全情况，有了完整系统的基建档案作为参考， 我校的普查工作进展顺利，保质保量的完成了上级交给的任务，不走或少走了弯路， 节约了大量物力和财力， 充分提高工作效率， 真正体现了基建档案的实用价值。同时具有法律效用基建档案的项目建议书、上级批复、规划许可证、施工许可证等都是反映基建项目合法性的文件， 施工合同和各种协议书则是体现建设单位与承包商间责任和义务的法律文件。一旦发生纠纷，以事实为依据的基建档案就成为重要的法律依据。

2、高校基建档案管理存在的问题

首先是存档材料不齐全。在新校区建设中，由于工期紧、任务重等特点，基建档案整理不够完善，加上基建档案涉及部门多、工作流程复杂、建设周期长，导致基建档案整理工作的不系统成为新校区建设项目管理工作中的缺憾。一些项目论证、可行性研究等应保存的依据性文件经常漏缺不全。在项目招标过程中， 往往出现中标单位外发包事归档不及时等导致资料散失、缺损的情况时有发生。施工单位人员到位意识差，没有专门的资料员，往往是临时指派，对于施工过程中所形成的隐蔽工程设施图、施工日记等的收集管理疏忽，认为关乎事小，对设备安装文件资料也不够重视。有些仅注重阶段性文件资料的收集， 而往往忽略了建设全过程文件材料的完整归档， 特别是忽略了前期形成的文件材料和施工后期形成的交工验收文件材料、工程监理等方面的材料， 造成基建档案的成套性、完整性存在缺陷。由于基建档案文件材料的原件收集归档不齐全， 将无法真实反映该工程全貌， 也直接影响了基建档案的整体质量，对以后一系列的维修，改扩建造成一定的影响。

其次，材料编制质量不高也是薄弱环节，由于施工单位的技术水平、管理水平不尽相同， 有些施工单位档案意识薄弱， 对于要归档的材料编制不重视， 导致归档材料质量不高。如一些竣工图中相关责任人审核签署经常漏缺，竣工图纸没盖竣工图章， 盖有竣工图章但没有签名， 竣工图编制不规范、标识不统一， 竣工图章不符合规格。有些只送复印件归档，有些在文件或图纸上用不符合档案整理规范的笔墨进行标注， 甚至有的严重破损等， 这些严重影响基建档案编制的质量。

再次，竣工图纸漏缺现象严重。竣工图纸是基建档案中最重要的材料之一，它是记载工程土建、结构以及工艺和管线、设备、水暖、电气、环保设施等建筑安装工程真实情况的技术文件。国家对基建竣工图纸的编制有明确的要求和规定， 通常竣工图纸是在基建工程结束后从承包单位、施工单位、监理单位等收集而来的， 由于各单位没有专人负责， 有些单位人员更换频繁，对图纸的保管不够重视导致材料流失， 使竣工图纸漏缺不全， 严重影响了以后的利用查询。

最后，查询手段有待更新。建立基建档案的最终目的是为了查有所需，目前高校基建档案的查询手段欠妥， 除了个别电话查询外， 大多数是利用者到档案室进行借阅。一般利用者说明要使用的档案内容， 档案管理人通过检索查找相应的档案原件， 供利用者查阅或登记外借复印。这种利用方法有许多弊端， 一方面原件借出不能保证安全， 遗失后不可补救，此类事件已屡见不鲜； 另一方面频繁使用， 原件易破损，即使是光盘资料也不免因长期使用而损坏。因此， 传统的档案利用手段满足不了现在的需要。

3、完善基建档案管理工作措施

基建档案工作与工程建设同步进行是基建工作的基本原则， 也是保证基建项目质量的一个有效手段。应该做到工程动工就与建档工作同步进行； 工程建设过程中， 要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收交付使用时，要与提交一整套合格的技术资料及竣工图的验收同步进行，从而使基建材料的形成、积累、立卷归档工作规范化、制度化，以确保档案材料的系统、完整和准确。档案的验收重点是检查工程前期文件， 各种隐蔽工程记录，设计基础文件，施工技术文件，竣工图，事故处理文件，质量检验评定文件， 监理文件和各项专业验收文件是否齐全、是否为原件、有关责任人签章是否完备、归档材料字迹的耐久性是否符合要求、是否满足今后缩微和扫描需要。

重视和加强档案工作者的业务培训，更新知识，提升档案管理水平基建档案的管理是一项复杂而细致的工作，这就需要选拔具有较高职业道德和爱岗敬业的人员，并进行业务培训， 使之既懂建设工程专业又懂基建档案业务， 确保基建档案的质量和工作效率， 不断提高业务水平。设备、档案种类及载体的多样化对档案人员的知识、能力等方面提出了新的更高的要求。要求管理人员具备广博的知识，不仅要熟练掌握档案学、档案管理学、档案保护技术等专业知识， 还要掌握计算机、缩微技术及网络技术等先进的管理手段， 这样才能使基建档案管理从经验管理过渡到现代化的科学管理。同时加大硬件投入，建立电子档案，实现科学管理传统的基建档案材料主要以纸质、实物为载体， 不便于管理和使用且易损坏的档案资料向可以通过现代化技术将纸质载体档案转化为全文、全图、全声的光盘储存，以便于实现计算机的自动检索和查阅方向发展。因此， 高校要加大基建档案硬件的投入，更新仪器设备，引进现代化管理技术，为档案管理现代化、电子化提供物质基础。随着档案电子化的发展，基建档案管理工作面临的一个主要问题就是将工程图纸电子化。工作中可要求设计单位提供电子版图纸，把设计变更完整地在图纸上进行反映，对仍有保存价值的图纸，可通过扫描转化为电子档案，如有条件再进一步对文件进行矢量化，以便于直接利用。

同时加强资源共享同步管理。学校正普及推广的OA系统与档案管理系统对接后， 只要经档案管理人员授权， 即可直接把需要归档的资料按照一定格式提交给档案管理系统， 系统自动归档， 保存到统一的数据库平台上， 实现整个信息系统的统一和充分的资源共享。转换后的数据可以通过档案管理系统提供的单一入口或者原有平台进行访问和利用。这将有效加强基建项目和档案同步管理， 搞好验收工作， 确保材料齐全。

综上，高校基建档案是高校进行整体规划和管理的重要组成部分， 对高校建设和管理起着不容忽视的作用。我们不仅要在思想上高度重视， 而且更要在管理体制、规章制度建设等方面进一步做到规范化、标准化、科学化， 并积极应用现代化技术手段和设备， 加快基建档案管理的现代化建设、步伐， 提高基建档案管理的技能和水平， 以使基建档案在高校建设中更好发挥其应有的作用。