略论技工院校档案管理的现代化趋势

摘要：技工院校的档案管理在整个学校工作中处于重要的地位，因为档案管理不仅真实记录了全校教职工和学生的全部信息，而且也保存着学校历年的教育教学工作。目前，大多数技工院校都采用了具有收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的计算机自动化管理系统，实行了学校档案管理的数字化和现代化。这不仅极大的提高了档案工作的服务质量和工作效率，而且对于更新档案管理人员的思想观念、提高他们的业务水平都起着巨大的推动作用。

关键词：技工院校 档案管理 现代化 数字化

一、技工院校档案管理的现状

由于技工院校每年都会有新生入学和毕业生离校，再加上新进来和离退休的职工，他们的录入和变迁会造成档案数据的大量更新和变动，因此档案管理的工作量是非常大的，这就要求学校要消耗大量的人力和物力对档案进行维护和保存。从分析我们可以看出，技工院校档案的变化主要呈现数量大、变动频繁、跨区域调度等特点，正是这些特点需要我们提供学校档案管理的电子信息化。然而目前大部分技工院校的电子信息管理只是起到检索、交换、备份等辅助功能，并没有发挥其真正的现代化优势，对于大多数档案管理人员来说，他们主要还是以纸质档案作为保存媒介，还没有充分发挥出档案管理的数字化优势。另外值得特别说明的一点是，技工院校学生的流动性非常强，每年都会发生学生入学、转学、毕业以及就业等情况，这就导致档案数据的远距离传递频繁，因此对于档案管理来说，其远距离传递,跨省市、跨地区甚至跨国调用也是十分频繁的，这就更加增添了档案管理的难度和不可操控性。因此传统的以纸质档案作为保存媒介的档案管理方法已经不适应当代社会经济发展的需求。这就要求技工院校结合自身的具体情况及其制度、规范等，采用现代化、数字化的档案管理系统，从而真正提高档案管理工作的效率。

二、技工院校档案现代化管理存在的问题

1、现代化水平较低

目前各个技工院校的档案管理发展水平参差不齐，其原因主要是在硬件设备的选择上基本上都是根据其自身的经济实力和技术条件来选择，在管理上都是各自为政，缺乏协调和合作。再加上我国的档案馆系统应用软件在研制时没有遵循相应国家标准，这就导致其软件标准化水平低，而且功能比较单一、数据不完整，加上在数据库的建设中，由于是自建自用，数据库规模小而且大多处于低水平重复建设，缺少全文数据库和多媒体数据库，这样就严重地影响了数据库的利用率，失去了资源的共享性。

2、缺乏统一的网络化协调机构

由于不同的技工院校所处的地理位置不同，其主管的行政部门也是不同的，而这种分散管理体制必然会造成不同学校在档案管理上的各自为政与自成系统，在技工院校自身的管理体制上也是如此，他们无论是在软硬件的购置还是在数据库的建设上，大多采取的是封闭式的管理方法，虽然许多技工院校的档案管理人员已经意识到了资源共享的重要性与必要性，但由于目前国家还没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作，因此这种低水平的重复的数字化建设，不仅给学校自身造成了巨大的人力物力上的浪费，而且也严重影响了我国档案管理的标准化、自动化和网络化的进程。

三、技工院校档案管理的现代化趋势

1、档案管理将实现虚拟化

随着中国社会经济的不断发展，计算机已经成为办公必备的一种设备，网络已经覆盖中国的各个角落，无纸化办公和自动化已经成为必然趋势，因此传统的以纸质为载体的档案管理方式正在发生根本的变革，其具体的表现形式是网上收发文件，网上传输文件，这种无纸化、虚拟化的变革既简化了文件收发过程中的手续，又使文件的传递更加安全更加快捷。设想一下，如果全世界的档案信息都能够通过互联网共享，那样不论我们身在何方都可以在极短的时间里查到你所需要的信息资料，而这也恰恰是档案资源共享、档案管理的目的所在。如果档案管理能够通过网络互联实现虚拟化，这样不仅能够丰富档案资源，而且其具备占地小、容量大、投入少、管理简便、查阅方便等优点，更能够从根本上解决传统档案管理的难题。

2、档案管理将实现数字化

目前缩微摄影技术和数码影像技术广泛应用于生产生活的各个方面，这就为档案管理实现数字化提供了技术支持，档案信息通过计算机、扫描仪等现代电子技术将馆藏档案资料转化为电子文件，然后再对电子文件进行有效的数字化管理，然后通过计算机软件系统对电子文件进行识别、存储和管理，从而实现档案信息数字化管理。档案管理实现信息化后，其最大的优点就是能够对档案管理中的照片、图片出现的退色、渗化和消褪进行有效的处理，还原其原始的面貌，这样不仅有利于影像的长期保存和准确复制，有利于计算机查阅照片案卷，而且能够从根本上解决纸质档案给库容带来的压力。图文并茂，声像俱全，这是档案管理发展的必然趋势。

3、档案管理将实现社会化

不管是对于国家政府部门，还是社会企业，或是我们职业院校而言，档案资料有着鉴往知来、服务当代、惠及后世的重要价值，可以说其本身就是一部历史，因此，只有对档案资源实行市场化管理，不仅有利于档案的开发利用，而且有利于增强人们保护档案的意识，完善档案共享机制，最终实现档案的真正价值。如何才能实现档案管理的市场，这一方面需要社会各行各业不断丰富完善自身的档案信息，另一方面需要政府大力的支持和引导，用法律的武器来维护一个良好的档案管理的环境。

总之，随着我国改革开放的不断深入和现代科学技术的不断进步，技工院校如果继续采用传统的档案管理方式已经无法满足其发展的需要，因此，只有把工作重点放在信息化管理和网络资源化建设上，才能实现技工院校档案管理向更健全、更高效、更加现代化的方向发展。

参考文献：

[1] 王英玮.专门档案管理［M］.北京：中国人民大学出版社，2004.

[2] 张照余.档案信息网络化建设[M].中国档案出版社.2001:?94-99

作者简介：郑玉梅，女，清远市技师学院汽车工程系办公室主任。