浅论如何加强中等职业学校学籍档案管理工作

【前言】浅论如何加强中等职业学校学籍档案管理工作由文秘帮小编整理而成，但愿对你的学习工作带来帮助。一、中职学校学籍档案主要涵盖的内容 中职学校学籍档案记载了每个学生在校学习的基本情况，客观地反映了每个学生在校期间德、智、体、美、劳等方面的发展状况，也是一个人接收某种教育程度的经历及其所达到学识水平的信用凭证。学籍档案涵盖的内容主要包括：（1）学生...

【关键词】中职学校 学籍 档案管理

【中图分类号】G 【文献标识码】A

【文章编号】0450-9889（2013）04B-

0095-02

学籍档案管理工作是衡量学校教育质量和管理水平的重要标准，是各个中职学校评估工作的重要内容。学籍档案是学生在校期间个人学习经历、能力及其重要社会实践活动的真实记录，是学校与社会联系的渠道和纽带，因此做好学籍档案的规范管理具有现实意义。

一、中职学校学籍档案主要涵盖的内容

中职学校学籍档案记载了每个学生在校学习的基本情况，客观地反映了每个学生在校期间德、智、体、美、劳等方面的发展状况，也是一个人接收某种教育程度的经历及其所达到学识水平的信用凭证。学籍档案涵盖的内容主要包括：（1）学生基本情况登记表；（2）新生录取大表及毕业验印大表；（3）体检表；（4）学生学习成绩表；（5）学生转学、转专业、休学、复学、留级、退学、参军入伍等学籍变动情况登记表；（6）对学生的奖惩文件；（7）修订学籍管理条例的各种文件；（8）毕业生学员鉴定登记表，档案转递单及领取证书的印刷编号，毕业、结业情况等。

学籍档案的建立主要包括收集、归档、转递以及利用等几个阶段。在日常管理工作中，如果管理不当就会很容易出问题，甚至造成严重的后果。因此，注重学校学籍档案管理，切实抓好和不断完善学校学籍档案管理显得十分重要。

二、当前中职学校学籍档案管理存在的问题

1.领导重视不够

一些中职学校没有认真贯彻落实《中华人民共和国档案法》等法律法规，对档案的重要性缺乏正确的认识，甚至有的学校领导认为，现代社会人才流动速度加快，学生档案资料的重要性不大，没必要在档案管理投入太多精力，对档案管理工作敷衍了事，没有在人力、物力和财力上给予足够的支持，导致档案管理水平停滞不前。

2.规章制度不完善

中职学校在实施学籍管理的过程中，既要执行档案管理的有关法规，又要结合办学的具体情况，制定出符合自身特点的管理制度。由于缺乏完善的管理制度，中职学校学籍档案管理不可避免地出现失误、疏漏，严重影响档案的完整性、规范性、系统性。当前科学技术全面发展，已进入以计算机技术为主导的信息化时代，学籍档案管理日趋网络化，许多学校目前沿用的管理制度只适合于传统的档案管理模式，更新管理制度势在必行。

3.无法适应招生方式及人才培养模式的变化

近几年，随着党和国家对职业教育工作的高度重视，中职学校的办学规模不断扩大，学校的招生已从计划招生转变成面向社会开放招生，基本为全年招生、全员招生，学生可以随时随地进入中职学校读书。不可否认，这样做，学生的流动性增强，但学籍管理难度却加大了；加上中职学校人才培养模式的多样化，给中等职业学校的档案管理工作带来了新的问题，具体表现在反映人才培养模式变革的材料没有及时进入档案，有的学校只注重《学籍卡片》《考试成绩登记表》《中职学生思想品德考核表》等反映学生学科成绩和思想品德的材料，而对《学生职业技能鉴定表》、学生实习实训情况等反映职业学校实践教学的内容涉及较少，不能客观全面真实地反映学生的实际情况。

4.电子档案网络化管理不到位

学籍档案管理的最终目标是实现档案信息资源共享，而建立电子档案、实现档案管理网络化正是使这一目标得以实现的有效手段。但是目前大多数中职学校电子档案的管理还不是很完善。表现在学生电子档案的真实性、安全性缺乏完善的管理制度（如系统用户权限的界定、更改信息必备的条件、查询信息必须的手续）作保证，还有网络存在不安全性、计算机出现故障、电子档案如何长期保存、软件技术有待完善等问题亟待解决。

5.没有充分发挥学籍档案的服务功能

在学生通过市场实现就业的大背景下，学生的学籍档案作为记载学生成长情况的重要材料，发挥着无可替代的媒介作用。目前中职学生学籍档案管理没有真正从服务中职学生实现成功就业的要求来实施，信息不全或失真的情况普遍，使档案管理为就业服务的功能没有得到很好的发挥。

6.缺乏学籍档案管理的专业人才

一方面，中职学校档案管理的理念、内容和方法及人才培训方式陈旧，原有的档案管理人员知识结构落后，已不能适应档案管理网络化的发展趋势；另一方面学校办学规模不断扩大，学生学籍档案随之不断增加，原有的学籍档案管理人员已不能满足学籍档案数量日益增长带来的工作需要。

三、加强中职学校学籍档案管理工作的途径

1.提高认识，加强领导

提高和增强对学生档案工作重要性的认识，是搞好学校学籍档案管理工作的先决条件。这就要求档案管理人员要认真学习《档案法》，深入学习档案法律知识，深刻认识到学生档案管理工作的重要意义，树立和增强档案意识，坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义短期行为。严格按照档案管理制度扎实做好学籍档案管理工作，并及时解决学生档案管理中出现的问题，学校综合档案室、教务科、学生科要齐抓共管，相互制约和协调，尽最大努力保证学生学籍档案的资料完整齐全。

2.加强学籍档案管理制度建设

为了充分发挥学籍档案的积极作用，确保学校的全面健康发展，中职学校要进一步加强学籍档案工作的制度建设，具体制定学籍信息登记制度、学籍归类存放制度、学籍档案借阅制度等；强化学生电子档案的归档和管理，努力构建科学的学籍档案管理体系，明确学籍档案的收集、整理、归档、汇总、借阅等各环节的工作分工，形成档案管理网络；规范学籍档案制作和控制程序，严格各环节的管理权限，对学籍档案中的各类修改信息应予备注，不可任意删除，杜绝学籍档案安全事故的发生。

3.依据建档原则开展学籍档案的收集与整理工作

学籍档案管理工作要按其自身的特点和原则进行。一是完整性。要严格执行国家教育部及地方教育行政部门的有关规定，对学生的入学注册、学习成绩考核、升级与留级、休学与退学、奖励与处分和毕业等方面做完整的记载。二是及时性。为了保证学籍档案的完整可靠，建档必须及时，即做好平时立卷工作，对于任课教师送来的原始成绩，必须坚持随到随收，及时登记；学期结束时，必须把该学期的材料整理好，及时入档，确保档案及时更新。三是真实性。真实性是档案价值的核心，应本着实事求是的原则，对学生学籍的记录做到客观真实，切忌弄虚作假，杜绝伪造篡改现象发生，对于有争议或模糊不清的资料必须及时核实，同时加大监管力度，确保学籍档案的收集、整理工作有效顺利地进行。

4.加快学籍档案管理信息化建设步伐

随着计算机网络技术的迅速发展，我国已进入信息时代。中职学校学籍档案管理工作必须改变传统的手工操作方式，引入信息技术进行现代化管理。如购置计算机等硬件设备、建立内部局域网、连接外部互联网，开发或购买功能齐全的管理软件等，使档案数字化管理工作纳入正常工作范围，从而提高管理效率。

5.加强学籍档案管理队伍建设

学籍档案管理工作繁杂，要求档案管理员具备较高的素质，要乐于奉献、甘于吃苦。因此，档案管理人员要有高度的责任感和主人翁精神，才能确保档案管理工作的高效开展。学校要建立并完善学籍档案管理网络，形成一个由校长、主管校长、档案专业管理人员及各部门具体负责人组成的管理体系。要有计划地安排档案管理人员参加各种培训和与档案管理工作相关的学术会议，通过专业化的培训，不断提高管理水平。还应建立配套的奖励机制，通过激励措施提高档案管理人员的积极性和主动性，从而使其创造性地做好档案管理工作，促进学校学籍档案管理工作的规范化、标准化、现代化。

学籍档案管理工作关乎每个学生的切身利益，对学生的在校生活和就业均具有重要的作用。中职学校应提高档案管理意识，积极探索学习档案管理的工作新路，建立完善学籍档案管理制度，加强学籍档案管理队伍建设，实现学籍档案的规范管理，使其充分发挥服务功能，促进职业教育的健康发展。

（责编 周翠如）