撩开零售商内部结构的面纱

在供货商眼中，零售商始终是一个猜不透的谜。供应商看到的只有各种各样的收费进场费、上架费、新品费、新店开张费、店庆费、过年过节费、促销管理费等数十种严格甚至苛刻的合作条款。但即使给零售商交付了各种各样的费用之后，供货商的销售活动在卖场也常常不能很好地执行，摩擦不断。零售企业的各个部门往往不按照合同要求去执行，供货商成为采购部门和门店之间踢来踢去的皮球，更糟的是投诉无门。往往是费用花了不少，但销量和业绩却不见提高。

撩开零售商内部结构的面纱，是现在许多供应商亟须解决的问题，只有对现代连锁企业的内部组织结构了解透彻，供应商才可以集合自己企业的资源去适应零售企业的各个部门，根据零售企业的要求调整自己企业的组织结构，从而更好地适应现代销售渠道的变化，为零售商做好服务工作，在现代的市场营销中游刃有余。

这天，赵总带着“了解零售企业内部组织结构”这个问题来请教吴教授。

赵总：吴教授，在和大零售商合作的时候，虽然我们很努力，但往往还是处于劣势地位，合作关系不对，尤其在日常运作的过程中，双方配合不好，导致人力、运力资源的浪费，而我们又不知如何处理，你说该如何应对呢？

昊教授：要解决日常运作的问题，供货商必须了解零售企业内部的组织结构，了解零售商各部门之间的关系，只有知彼知己，才能百战不殆。这样吧，我领你到连锁超市内部“走一走”，今天我们主要谈谈大卖场，你对他们的结构就会有个全面的了解。另外，便利店和超级市场的结构类似大卖场，只是他们门店部分功能集中在总部，例如产品的接收由配送中心完成等，这一点需要在日常运作中注意。连锁超市总部的组织结构一般是这样的

1.组织结构。

(1)总公司+分公司=行政机构+经营机构

(2)经营机构=采购部门+销售部门+支持部门

2．总公司行政机构和支持机构。

上图是一般的组织结构，当然有的公司总部设有多个总监，分管不同的工作。分公司(门店)各相关部门受当地上级领导管理，业务上同时接受总公司相应部门指导，有上诉投诉权。这就是总部的情况。

连锁超市门店的组织结构分为“前台部门”和“后台部门”，二者以“是否直接参与经营”为区别。前台是商品部门，超市的前台又可分为食品部和非食品两个商品部。我们先了解一下后台，后台部门可分为以下几个部门

(1)收货部。主要职责是验收、存贮、店内补货、退换货，同时为财务提供数字依据。

(2)综合部。职责是行政管理、促销员管理、设备、设施管理、耗材、办公用品、广告标识管理。

(3)人事部。直接受店长领导，处理员工的变动。

(4)防损部(区别于卖场内保安人员)。防范销售风险，保证经营安全。

(5)收银部(接受财务部领导)。店内惟一和顾客面对面接触的窗口，是卖场的闸门环节和形象展示。工作中遵守唱收，唱付，从车下到车上，从手中到银台，先大件后小件的工作原则。

(6)电脑部。保证计算机系统正常安全运行。

(7)客户服务部。主要受理顾客投诉，处理退换货，解决顾客咨询，同时担任团购任务。

(8)财务部。实行收支两条线管理，配合结算中心工作。

(9)美工部(接受综合部领导)。负责POP、店内标识、广告的制作。

在后台，供货商常打交道的部门有：收货部(产品的接收和存储)、综合部、人事部(促销人员的派驻、培训、管理等)、客户服务部(促销赠品的发放和管理)、美工部(店内促销海报的书写和张贴)等。

在收货部我们常常看到供货商的车辆等候几个小时，产品无法入库，有的无法取得收货单，运力被白白浪费，促销人员在卖场促销时，由于不了解卖场的规定被罚款，促销人员被安排去做与本公司无关的业务，公司制作的陈列标示被破坏等。这些都损害了公司的利益，但是零售商的每个部门又都有自己的理由，供货商非常被动。因此，要想取得卖场投入的利益最大化，必须学会和对方的多部门合作，取得共识。

如果你要开展任何一个活动．一个部门不配合，你的活动就会打折扣。门店的各部门之间依靠店内“任务联络单”协调运行，我们供货商业务人员在超市的工作不能达到良好的执行，很大的可能是没有取得任务联络单的任务确认，导致我们的工作在采购部门虽然得到许可．但在执行环节的其他多部门却无法得到认同，因此使得花钱不少，效果不佳。小型连锁店管理的核心人物是店长，他管理着收货、收银、理货等功能小组的工作，因此供货商在小型连锁店的工作对象应放在店长这里，取得店长的支持和配合，门店的执行就会井然有序。

赵总：我们的业务人员在跑业务的过程中，虽然知道和采购搞好交情，但在门店花的时间不多，原来零售门店有着这么多部门，环节这么复杂。看来我们的业务人员要学会和多部门打交道。还有超市对内对外的专业术语很多，连我这个在生意场泡了十几年的“老人”也糊涂了。你能不能介绍一下超市的专用术语？

吴教授：超市的业务术语相对复杂，我们只要掌握和我们关系大、常用的术语就可以了，这些术语主要用在财务和收货部门。有关财务部的专用术语有

1．经销x天。自收货之日起，开始计算账期，按收货确认单收货的时间计算经销天数，按数量给供应商结算。

2.经销月结。次月1号开始计算账期。月结一般分为10天、15天、30天等不同的层次。一般结账需要提前到财务部门领取付款报告，在领取报告前5日交付收货确认书和税务发票。

3．联营代扣(代销)。不以收货确认单为结算依据，每月以实际销售数为结算依据。

这三种结账方式在签订年度合同时会明确，但零售商在实际的运作中会发生变更，因此，供货商的业务人员要定期确认结账的方式，保证公司货款的及时回收。

赵总：我明白了，有时我们的货款没有及时结算，除了客户特殊情况部门付款外，很多时候都是业务人员错过了结算时间，或者没有及时递交收货确认单和发票而造成的。

吴教授：我再给你谈谈订单和收货的术语。有关订单的专用术语有

1．订单关闭。取消已经发出的订单。

2．订单类型。通常有经销订单、代销订单和联营订单。

另外订单生成还有一定的原则：

(1)商品部助理级员工负责申请、生成、跟踪、保存、关闭日常订单；(2)经理有订单修改、发出、关闭的权限；(3)严禁重复下订单，如十分必要，应先关闭第一票订单，并在第二票订单上注明第一票订单作废；(4)对于完成某一指标而获得返利的商品，在接近完成指标时，下订单时要权衡利弊：(5)时效订单量不得大于约定送货周期的销量；(6)零成本(赠品)订单由商品部申请，传真至采购。由采购确认、发出；(7)各分店首次进货的商品，由区域采购负责下订单。

订单填写规定：(1)不同经销方式的商品，不能出现在同一张订单上；(2)不同税率的商品，不能出现在同一张订单上；(3)同一供货商，同一经销方式，在同一天不能发出两张订单；(4)同一商品两种价格，不能出现在同一张订单上。

你们在培训业务人员时，需要不断告诉员工在收到订单时，要仔细核对订单的经销方式、数量、单价、有效时间等，否则，会发生送货无法接收、账务不能对清等失误，导致人力资源的浪费。

赵总：我们看了后台部门，前台的商品部有哪些工作和职责呢？

昊教授：商品部是门店的核心部门，商品部的人员、工作目标和职责是这样的

1.人员构成。部门经理(课长)十部门助理+部门员工(含领班)+厂商促销人员。

2．工作目标。完成公司下达的销售任务及利润指标。

3.经理(课长)工作职责。(1)总体负责本部门的人员管理；(2)控制本部门的库存结构；(3)每月25日以前提交下月工作计划；(4)参与本部门与供应商的重要谈判；(5)严格执行各种制度，对员工有辞退权；(6)审核文件和订单；(7)处理投诉；(8)协调各部门之间的关系；(9)组织本部门的盘点每年约4次；(1O)月、季、年本部门员工的绩效考核；(11)完成店长所交付的工作；(12)协调与供货商的关系，争取最大的利益。

4．助理工作职责。(1)能够胜任理货领班的工作，(2)服从经理安排，协助日常工作；(3)明确本部销售任务业绩；(4)合理下订单；(5)对正常补货收货进行监督；(6)对滞销商品进行处理；(7)在第一时间发现工作中的问题，及时解决；(8)工作的高效、精确完成．当日工作当曰完成；(9)对员工的水平观察，并制定培训计划；(10)随时了解工作流程的变化；(11)检查价签的相关工作；(12)填写交接班记录；(13)熟悉本部的各项日常工作；(14)守纪、保密。

供货商和商品部的合作主要是库存管理、销量促进、与消费者的信息沟通。但是，一般的业务人员在管理库存时，没有和商品部很好地协作，导致产品过期、积压或者卖场产品不足，缺货断货，丧失销售机会等，给公司造成很大损失。