基于Web的档案管理系统研究

摘要：学校档案管理工作复杂而艰巨。现在，学校正面临着改革和发展的关键时期，传统的人工管理模式已无法紧跟现代化档案管理的步伐。所以，基于Web的档案管理系统的研究和建设提上日程。该系统实现了学校教职工档案管理的数字化信息化管理，提高了管理工作的效率和质量。

关键词：web；档案；管理

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1674-7712 (2012) 10-0106-01

一、传统手工档案管理现状及存在的问题

现在，许多学校档案管理工作仍然是传统手工处理模式，流程主要有收集、整理、保管、统计、鉴定与开发利用等。传统手工档案管理模式的主要缺点是无法保证档案的及时归档与档案的完整无损，尤其是在信息化程度比较高的信息社会，传统模式给工作带来了许多不便。档案资料不及时收集，顷刻就可能损失，而确保档案的齐全与完整是档案工作的重中之重。传统手工档案管理模式下的分类、编目工作，由于受档案工作者主观意识和长期习惯的影响，经常会发生较大的偏差，尤其遇到档案工作者经常变动的情况，问题更加严重。同时，传统手工档案管理下的编目工作，会导致档案工作者大量的重复劳动。档案在利用上的问题更加突出，落后的档案查询模式，远远跟不上信息化时代对档案的要求。学校对档案的管理，迫切需要网络化。档案管理实行网络化，可以大大缩短查档时间，提高查全率与准确率，从而提高工作效率。

二、基于Web的档案管理系统数据库的设计

基于Web的档案管理系统使用业内先进的MySQL数据库作为基础平台，Apache作为研发平台，采用ＰＨＰ语言作为编程语言。ＭｙＳＱＬ＋Ａｐａｃｈｅ＋ＰＨＰ被誉为网络程序开发的黄金组合。选取这样的开发工具，对于信息档案的管理和存储有独特的优势，对档案数据进行纵向和横向的信息检索非常便利。严格的存储方式有助于数据的保存，实现档案资料的一致性和唯一性，方便系统的维护、操作和拓展，提高系统的工作效能。

三、基于Web的档案管理系统模块的阐述

做好相应的模块划分是系统的首要任务。基于学校档案管理系统的需求，在规范化文档内容格式基础上，将该系统划分为如下部分：档案检索功能模块、档案管理功能模块、系统管理功能模块以及帮助信息模块。

1.档案检索模块——按条件检索档案，检索条件包括档案名称(模糊检索)、档案级别(精确检索)、档案描述(模糊检索)。

2.档案管理模块——按部门结构管理档案(部门结构可通过系统管理的部门管理设置)，具体操作包括档案的上传、查看、删除。

3.系统管理模块——主要实现部门管理、用户管理、权限管理、档案级别管理。

4.帮助信息模块——主要提供系统相关帮助信息和系统属性。

四、关键技术与系统实现

（一）基于Web的档案管理系统核心技术。本系统选择比较易于操作和配置的Win server2003数据库系统，主流Web服务器Apache，PHP语言，MySQL数据库作为构建档案管理系统的平台。

（二）档案添加的实现。下面以新增档案添加的实现为例：

1.设计输入表框与变量的对应关系：

if(empty($_POST["xingming"]))

echo "姓名不能为空"；

elseif(empty($_POST["xingbie"]))

echo "性别不能为空"；

elseif(empty($_POST["bumen"]))

echo "你没有选择部门"；

else{

if(empty($_POST["img"]))

$isimg=''daa''；

else{

$isimg=''dab''；

}

2.通过嵌入PHP变量集合，把录入的数据传给数据库中相应字段，新增一条记录：

$title1=str_replace(''"''，"""，$_POST["xingming"])；

$xingming2=str_replace("；"，"；"，$xingming1)；

$xingming3=str_replace("''"，"´"，$xingming2)；

$aaa=str_replace(" "，"  "，$_POST["content"])；

$bbb=str_replace(''"''，''"''，$aaa)；

$cont=nl2br($bbb)；

$daquery="update $news set xingming=''$xingming3''，xingbie=''$ xingbie ''，bumen=''$ bumen ''，''time=''$ddd'' where id=''$id''"；

$daquer=mysql_query($query)；

echo "更新成功"；

3.校验完整性，以避免数据被错误的添加。

if (document.formdaxm.danganxingming.value == "")

{

alert ("必须输入档案姓名! ")；

document.form1.xingming.focus()；

return false；

}

代码的作用是检测是否录入了档案姓名，否则就警示重新录入。

（三）档案管理模块的实现。从数据库中读取指定条件的职工数据，各变量取出数据后显示在输出页面：

echo"

$leng

$date

"；

}

五、总结

随着网络的普及和计算机应用的进一步深入，理想的基于Web的档案管理系统应该具有高可靠性，档案检索的准确性等特点。本文总结分析了传统上手工处理档案模式发展情况，阐述了基于Web的档案管理系统模块，为进一步研究构建更加可靠的档案管理系统提供了有益的借鉴。