浅论档案信息的加工与揭示

[摘要]档案信息资源十分丰富，但这宝贵的信息资源大多处于比较原始的状态，若不经过加工整理，要想准确地找到所需要的信息，犹如大海捞针。因此，需采取一定的手段对档案中所包含的信息进行加工和指示，将原始的档案材料转换成信息密集的二次乃至三次文献，使人们从中迅速、准确地获取有价值的档案信息。对档案信息进行加工和揭示，主要采取档案的著录与标引两种方法，两者统称为档案前处理。

[关键词]档案信息;加工;揭示

【黑龙江史志2015.4（总第341期）】

一、档案著录

（一）档案著录的含义。档案著录是对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。著录的内容包括档案的题名、责任者、文本、密级、保管期限、时间、载体形态、档号、分类号、主题词以及内容提要等方面。

档案著录的含义从不同角度有不同的理解。若从广义的角度看，其著录是指记述档案信息资源状况的总和;若从狭义的角度来看，其著录是指记述每份档案资料内容和形式特征而形成条目的过程;若从信息论角度来看，其著录是指形成档案二次信息的过程;若从档案学理论发展角度来看，档案著录理论还可以理解为档案学的一个应用分支学科等。

（二）档案著录的意义。档案著录的意义，主要体现在它是编制检索工具的基础和前提，并直接影响档案信息检索效率。档案信息检索的全过程包括档案信息的存储和检索两个具体过程。存储是指将档案具有检索意义的特征（内容、形式）标识出来，然后编制检索工具，建立检索系统的过程;检索是指利用检索工具和检索系统查找所需档案信息的过程。这两个具体过程是密切联系、不可分割的。存储是检索的前提，没有存储就无法检索;检索则是存储目的的实现，没有检索，存储也就失去了意义，档案的著录是存储过程中的第一环节，即入口环节，只有通过著录，档案的各种特征才能显示并可能进入检索系统，成为档案信息资源检索所必需的数据。

（三）档案著录的原则和要求。档案著录的原则。档案著录，不管是传统著录还是标准著录，都应遵循这样的原则：用最简明的文字，按照统一的方法和规则进行著录，做到著录项目一致，著录符号一致，著录格式一致。

档案著录的要求。档案著录由于馆藏档案的数量、价值、服务范围、以及人力、物力等主客观条件的不同，对其要求也有所区别。但总的来看，应符合下列要求：在内容方面，要求有较高的科学性。所谓科学性就是依据著录原则，正确地运用著录方法，准确分析并记录档案资料的内容和外形特征。在形式方面，著录的文字应与档案资料所用的文字一致，并要求字体规范，书写端正，便于识别，语言简明扼要，通俗易懂。著录格式统一，标识符号一致。

二、档案标引

（一）档案标引的含义。档案标引是根据档案分类法和主题法将档案的主题概念转换为档案标识的过程，其目的是为了揭示档案的主题内容，提供从内容方面查找档案的途径。

（二）档案标引的程序。

1.分析标题。档案标题是文件作者和立卷人员对档案中心内容的概括，是对档案主题进行分析的主要依据。

2.浏览正文。通过正文了解档案的具体内容，从而确定档案的主题。

3.查阅文件版头和附加标记。通过文件作者、收发机关、文件序号、时间、密级等内容，进一步明确档案的内容、使用范围及参考价值等。

4.分析主题的类型和结构。对多主题档案分解成几个单主题，并明确各主题之间的关系。

5. 查表转换。将主题概念转换成为分类标识或主题标识，标出分类号和主题词。

6.具体性。档案标引的内容必须是档案中比较具体地记述的，有一定参考价值，可以成为检索对象的。

7.客观性。档案标引必须客观地、直接地反映档案记述或涉及的事物、问题，不应掺杂标引人员的臆测和褒贬。

8.规范性。必须依据档案分类表或主题词表及其使用规则进行标引，辨明标识的确切含义，应根据标识的语言环境及其注释来选择最恰切的标识。

9.专指性。必须符合专指性的要求，选用最切合档案内容的标识，只有当分类表或词表中无专指标识时，才能进行组配标引、相关标引及增词标引。

目前，我国档案部门用得较多的标引方式是整体标引，这是一种浅标引方式，一般只需依据档案标题标出整体主题即可。由于标引深度太小，不能满足档案检索的需要，同时由于档案内容繁杂，标题往往难以全面概括档案文件主题，容易造成分析误差和检索误差。

由此看来，上述三种标引方式都难以达到适度标引的要求，很难满足档案标引的实际需要，所以在目前情况下分析标引似乎是一种较为合适的标引方式。目前著录标引工作量非常大，为了提高标引速度，可以以案卷为单位来进行分析标引，即先依据案卷标题进行概括性标引，再根据卷内文件标题有选择、有重点地进行深入标引。由于档案具有情报性的特点，即档案标题一般能全面、准确地反映档案文献的主题，因此依据案卷和文件标题进行标引其深度是比较适当的，同时又大大减少了标引工作量，当然这要以档案标题的规范以及是否能准确反映其所包含的主题概念为前提。

档案信息的加工与揭示是开发档案信息资源的重要步骤，也是建立档案信息检索体系的关键。由于我国的档案著录标引工作开展较晚，历史遗留下来的大批档案末作加工处理，新的档案又不断涌现，形成积重难逗的局面，大批档案不能及时转化为二次文献进入检索系统提供档案信息，严重地影响了档案信息资源的开发利用，因此要充分重视档案文献的前处理工作，加快著录标引的速度。目前这项工作主要由档案馆承担，但由于工作量大，档案馆缺乏足够的人力，著录标引的速度赶不上馆藏量的增长速度，未经加工的档案越积越多。在此情况下.有人提出化整为零的工作方案，即由档案馆（室）负责各自积存的档案，现行文件由机关立卷人员或文件撰稿人负责。这样新归档接收的档案就成为已经初步加工的档案，减轻了档案馆（室）的压力，加快了著录标引的速度，同时也能提高工作质量，因为立卷人员和文件撰稿人能更好地把握文件主题。此外，在对档案信息的加工和揭示中，目前正处于试验阶段的自动标引似乎是一种有效解决问题的方法。

参考文献：

[1]肖辉娟.关于我国档案管理体制改革的研究[D].华东师范大学，2010年.

[2]宫晓东，贺真，张永斌.科技档案编研[M].科技档案编研，2000.