管人事必会的:记录即查即打

小郭，此郭非《武林外传》里的彼郭，他就是个在学校当办公室主任兼管“人事儿”的小职员。都说干活容易，但管人事麻烦，小郭就深有体会，也总为这事头痛。由于单位规模小，所以也没有什么大型的人事管理软件，领导发话，用Excel管理人事信息足够了！

一般管理还成，可是Excel不能打印信息卡，很多时候显得不够方便。此小郭虽然不是彼小郭，但Excel使用得还是出神入化的，自创“Excel惊涛掌法”，但管理人事，还是让小郭头痛呀，头痛呀，痛着痛着，到想出了记录即查即打的方法……

小郭Excel惊涛掌第一式：人事数据有个家

首先按照如图1所示建立“人事信息”工作表单，第1行的工号、姓名等相当于数据库字段，“出生年月”和“任职时间”下的单元格设置为“日期”，其余单元格全部设置为“文本”格式。之后从第2行开始录入员工的人事数据，每一行相当于一条数据库记录，完成后工作表命名为“员工信息”备用。

(1)

小郭Excel惊涛掌第二式：输出卡片灵活设

接下来新建“卡片打印”表单，根据需要按图2样式设计员工信息卡。里面的工号、姓名等不要直接输入，采用公式链接的方法更方便快捷：以“工号”为例，选中它所在的A2单元格。在编辑栏内输入“=”（等号），然后单击“员工信息”工作表标签，再单击该工作表里面的“工号”回车，A2单元格就会显示“工号”。然后按相同方法链接其他字段。这样做的优点是便于管理，两者的数据保持一样。

(2)

小郭Excel惊涛掌第三式：查询数据靠公式

小郭的设想是按照“工号”查询并打印员工信息卡，如果需要按照“工号”查询并打印员工信息卡，那么可以在“卡片打印”表单的B2单元格输入“工号”，D2、F2等单元格从“员工信息”表查找并获取数据。为此，他在D2单元格里建立了公式“=IF(ISERROR(VLOOKUP(B2,员工信息!A2:L6,2,FALSE))," ",VLOOKUP(B2,员工信息!A2:L6,2,FALSE))”（“A2:L6”是引用“员工信息”表的数据区域，实际应用时应根据区域大小修改）。

由于“性别”数据存放在“人事信息”表单中的第3列，当“卡片打印”表单的F2单元格获取性别时，只需将上述公式中“FALSE”前的“2”修改为“3”。后续查找并获取民族、籍贯等数据的公式按规律递增，因此增减员工信息卡中的数据非常方便。

小郭Excel惊涛掌第四式：记录卡打印真方便

以上工作完成后，在“卡片打印”表单的B2和B13单元格分别输入工号，其他单元格就会显示相关信息，接下来要打印要保存就方便多了（见图3）。

使用的这种方法具有广泛的用途，稍加修改就可以用来打印“工资条”、“成绩单”等等，很容易举一反三推而广之。Excel惊涛掌发功完毕收式，各位可以鼓掌了！

(3)

小提示

如果图2所示信息卡较小，可以在一张纸上打印多个。假设一张纸打印两个信息卡，那么第2个信息卡必须根据“工号”的位置修改公式。假如第2个信息卡的工号数据位于B13，上述公式就应当修改为“=IF(ISERROR(VLOOKUP(B13,员工信息!A2:L6,X,FALSE))," ",VLOOKUP(B13,员工信息!A2:L6,X,FALSE))”，其中X是数据在图1中的列号（数字形式）。如果工作表里的信息卡数量很多，按上述原则修改公式就是了。