基于移动互联网的企业差旅出租车费管理

摘要：差旅费是企业的一项重要支出，是企业可以控制的一项重要费用。随着商旅平台的兴起，企业差旅管理进入到新的阶段。但是在企业差旅费中的出租车费用因其不能被有效监控，产生了寻租和违法取得票据等问题，也导致了企业员工对财务部门的满意度降低。笔者以D出行公司为代表的移动互联网APP第三方打车平台的运用为基础，为企业差旅出租车费管理提供新的手段，可降低相关成本，提升企业管理水平。

关键词：移动互联网 差旅出租车费 管理

差旅管理，又叫商旅管理，是指企业利用信息技术，对差旅活动进行全过程监控，从而达到控制差旅成本的目的。目前，差旅管理越来越受到重视。许多专业的公司进入差旅管理领域为企业差旅费管理提供专业的服务。然而，当前很多的商旅平台只能够解决飞机票、火车票、酒店等差旅费的监督管理，对企业差旅费中的出租车费并不能进行有效的监督管理。

随着以各类出行公司APP为代表的移踊チ网应用打车平台的兴起，颠覆了路边拦车概念，利用移动互联网的特点，将线上与线下相融合，从打车初始阶段到下车使用线上支付车费，画出一个乘客与司机紧密相连的O2O完美闭环，最大限度优化乘客打车体验，改变传统出租司机等客方式，最大化节省司乘双方资源与时间。中国95%的商旅发生在国内，这也为企业差旅管理提供了新的差旅出租车费管理的手段与方式。

一、企业差旅出租车费管理的现状

差旅费是指工作人员临时到常驻地以外地区出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。市内交通费是指企业工作人员出差期间发生的市内交通费用，一般由出租车费用等组成。另外还有一种特殊情况，员工申请企业公车派车。一般在进行公务接待或者市区内出差的情况下，员工申请企业派车，由部门领导签字后进行单位内部结算。笔者把此业务归属于差旅管理的范围，属于隐性的差旅管理，也是管理相对宽松的领域。

目前企业对市内出租车费的管理标准如下。

（1）包干。给定一个费用标准，总额包干、超支不补、节余归己。企业差旅市内交通费按出差自然（日历）天数计算，每人每天按一定的标准包干使用。不管实际费用如何，只给定额的报销或者补贴。有的企业参照财政部下发的《关于调整中央和国家机关差旅住宿费标准等有关问题的通知》（财行[2013]531号）规定的标准执行，如80元每人每天。有企业会根据员工的级别和出差地点不同给予不同的标准，如经理级别员工北京出差300元每人每天，郑州出差200元每人每天；普通员工北京出差200元每人每天，郑州出差100元每人每天。需要员工事先理解企业的标准，避免未授权行为的发生，来确定员工最终可以报销的费用。

（2）实报实销。员工出差回来后凭由相关领导签字审批的票据进行报销。这个制度一般是对级别比较高的员工，或者有特殊事项的差旅项目来执行的。如总经理级别的员工市内交通费实报实销，或者某重要项目事先经过申请可实报实销市内交通费。企业公务用车费用报销也属于这种情况，由相关负责人签字后进行企业内部结算。

二、企业差旅出租车费管理存在的问题

在实际工作中，许多企业的差旅出租车费管理存在比较大的问题，具体表现在以下几个方面。

（1）出租车费用包干缺乏灵活性，不利于调动员工的积极性。如员工在北京、上海、广州、深圳等城市出差，80元每人每天的市内交通费很难满足需要。最终造成员工会消极地去完成相关工作，或者再寻找其他途径报销费用。

（2）不能反映实际费用，增加隐性成本。如出租车费用实际为25元，但员工可以从出租车司机那里取得30元甚至更多的票据作为报销凭证，也有员工通过网上等其他途径直接购买票据来报销。

（3）员工行程不清晰，公务目的交通费用和私人目的交通费用无法区分。如员工在出差期间会专门去看望自己的亲朋好友或者去相关景点进行游玩，通过其他途径取得相关的票据作为报销凭证。而企业无法对其行程路线进行监控，也无法进行核实，只能对金额的大小凭经验进行判断，不能确定其具体行程。

（4）利用业务单位的招待差旅费寻租，产生腐败行为。员工在出差期间接受有业务往来单位的公务车使用，出差后报销包干费用，或者用其他途径取得的票据实报实销，从而达到取得相关费用的目的。这是一种寻租腐败行为，最终导致企业与业务往来单位的业务受到影响，损害企业的利益。

（5）单位公务用车内部管理体系失效。各部门用车申请随意，甚至有的企业业务部门特别是管理部门可以直接打电话到车队叫车，不需要申请和批准。内部结算缺乏监督，最终增加了企业的成本费用。

（6）差旅管理流程耗时费神，财务部门服务满意度低。由于从审批差旅，借款或者垫付资金，保留票据，后续报销整个过程耗时比较长，要求比较多，最终导致差旅费报销是员工抱怨最多和觉得最麻烦的事务。当遇到差旅管理的要求后，员工被琐事所烦扰，不能安心地从事自己的业务工作。财务人员疲于应付各种问题，严格要求就被其他部门的员工投诉，导致财务部门在企业的考核中的群众满意度一般都比较低，不利于工作的开展。

三、企业差旅出租车费管理存在问题的原因

（1）无专门的差旅管理部门，差旅管理职能不能独立。传统的差旅管理职能分散在各个部门，一般只有事前的审批和事后财务部门的报销，最终造成管理流程的不完善，缺乏专业管理和整体控制机制。

（2）没有按需设置用车规则，用车管控粗放。在什么样的条件下可以用车，用什么样的车，缺乏事前的授权、事中的监督和事后的分析。员工凭感觉和从自身利益出发，选择是否用车和用什么样的车。

（3）行程管理不清晰，不能做到员工阳光出行。员工的上车地点、金额、时间、用车类型都不清晰。员工的差旅行程不能清晰确认，比如出租车票等没有实名制，有网站公开转让票据，员工从出租车司机处索取或者购买票据等行为都是比较普遍的现象。

四、基于D出行公司的企业差旅出租车费管理策略

以D出行公司为代表的移动互联网第三方打车平台的兴起，为企业差旅出租车费管理提供了新的手段和方法。根据D出行公司企业版的运营模式，笔者编制了企业与D出行公司差旅管理业务连接示意图。

由此可见，基于D出行公司的差旅管理具有下列优势，可以克服传统差旅管理存在的漏洞，也避免存在的浪费。

（1）由财务部门费用会计和D出行公司进行对接，不需另外设立专门的机构。由D出行公司根据企业实现录入的员工信息和权限实施事中监管，保证差旅管理流程的完善。没有增设专门的差旅管理机构，从而也降低了企业的差旅管理成本。

（2）事先设定用车规则和员工的权限，确保在实施过程中，员工遵循相关的规则和要求，否则就不能报销相关的费用。做到了在事中的管理，确保使用更符合规定。

（3）行程管理清晰，员工阳光出行。员工的上车地点、金额、时间、用车类型、行驶路线都很清晰，在企业管理后台都可以看到。这是以前的差旅管理中的出租车费管理无法监控的区域。

（4）由企业和D出行公司进行结算，员工无需报销。传统出租车不仅打车麻烦，而且还牵扯到需要员工先垫付很多次打车费用、保留小票、后续报销贴票的问题。利用D出行公司不需要索取票据，不仅员工省去了报销的繁琐，也让财务人员省去了逐单审核的麻烦，因为通过D出行公司企业版后台就可以直接设置管控的要求，员工在这个管控范围内叫到车，财务人员不需要对结果再进行审核。

（5）行程出行数据报告，企业可以随时分析。企业可以在D出行公司的系统内查看系统提供的企业员工的出行数据报告进行分析，为企业差旅管理提供大数据支撑。

五、D出行公司差旅管理改M的建议

（1）D出行公司差旅管理平台需要与企业差旅管理系统实现对接。目前D出行公司提供的差旅管理服务需要企业在D出行公司网站进行注册，在D出行公司系统内部完成所有的操作和业务，也就是说D出行公司目前只是一个封闭的系统，没有和企业的差旅管理系统进行对接。这也导致了目前D出行公司差旅管理的服务层次还不是很高，需要进一步提升。

（2）结算方式采用预付款的方式，不够灵活。D出行公司与企业签订的合同注明企业要预存出行服务费，如果企业未能按D出行公司提示充值导致甲方账户内余额为零（0）元时，D出行公司有权暂时中止支持甲方用车人员使用甲方D企业版账户发出的出行服务需求。过于僵化的结算方式不利于客户群的维护，需要根据客户情况进行分类管理。如大客户可以采取定期结算的模式，中小客户则可以采取预存款的结算模式。

六、结束语

企业通过D出行公司之类的移动互联网APP第三方打车平台来进行差旅出租车费管理，可以简化差旅审批流程，减少在差旅管理方面的投入，缩短差旅管理的时间。通过与D出行公司之类的移动化联网APP差旅供应商的合作，可以实现整个差旅管理过程的无纸化，使员工在差旅过程中不需要进行支付操作，不仅可以彻底杜绝虚开发票的问题，还可以减少员工的麻烦，使员工可以将更多的精力投入到本部门的工作而不被差旅费报销之类的事情干扰，大大提升了员工的满意度。此外，还可以利用移动互联网平台提供的出行数据报告进行大数据分析，获取相关信息，降低企业的差旅成本，提升企业的管理水平。