人事档案管理特点与作用研究

摘要：如今企业在不断地发展，为了能够适应时代的变化，人力资源部门也需要不断地改革与发展。随着人力资源部门的不断完善，其中对人事档案管理也逐渐受到人们的重视。本文对于人事档案管理的重要意义进行分析，并且对其在如今时代中的特点进行简要阐述，同时提出有关的改善建议。

关键词：人事档案；特点；管理；作用

中图分类号：G2文献标识码：A文章编号：2095-6363（2015）11-0096-01

个人信息的承载对象主要是人事档案，其记录了一个人的思想言行、社会关系、学习经历、生活阅历等各方面的信息，在人力资源的工作中，如何将人事档案合理管理是目前主要的研究对象。随着如今企业不断地发展，并且人力资源部门的改革也在不断地开展，人事档案管理工作也应采取对应的变化，这样才能让档案发挥出其重要作用。人力资源对于人才的评估，都是依赖着人事档案中的信息，是有关的文字依据。人事档案管理与人力资源管理两者是密不可分的，两者能够互相影响、互相产生积极作用。

1人事档案管理工作中的特点

1.1具备优越的实施条件

人事档案管理发展的主要趋势就是朝着社会化、开放化的人事档案管理模式开展。随着如今时代不断改变，给予了社会化、开放化的人事档案管理工作许多便利条件，一是人才流动的质量和数量有着逐渐加强的趋势，二是如今人力资源中比较优势也逐渐凸显。人事档案是对员工的专长、经历、业绩有所记录，并不具备太多保密的内容，对于政治身份并不看重，同时构成也开始逐渐复杂、变迁调动频繁，所以并不需要依照组织架构中的职工、干部开展不必要的区分管理模式，新的社会化、开放化的人事管理模式完全可以胜任。

1.2比传统的管理模式有着优越性

传统的人事档案管理，会对于员工的人事档案采取分别管理，具备着内向性以及封闭性，无法适合如今时代的变化，而新的管理模式则是不断开展改良与更新，使得人事档案管理逐渐社会化、开放化。另外，传统的人事档案管理并不适合网络化以及社会化的管理，新的人事档案管理模式则可以网络化，并且其可以适用于多种服务面，使得人员或者有关机构方便使用。

2人事档案管理的良好作用

2.1提供有效真实的个人信息

人事档案将一个人的全部成长经历都记录在案，其是证明一个人存在的最佳文件，并且将被记录人的所有变故、得到的奖励或者受到的惩罚都记录。为了能够让人事部门能够迅速挖掘新人，将所有人才都被合理使用，所以需要一个绝对真实的人事档案。为此，人事档案管理部门需要及时、系统并且有序地对人事档案资料中的信息进行开发，才能为企业获取可靠真实的人员信息，并且针对企业中的需求寻找所需人才，这样才能将人力资源部门的作用有所发挥。

2.2判断企业对人力资源的要求

人力资源部门的成立主要是因为企业内部中的需求，为了能够针对企业需求寻找对应的员工，而为了能够协助人力资源部门能够深刻了解到，企业发展与改革的过程中对于不同的人才的需求，并且寻找与企业文化所符合的员工，从而能够制定出符合需求的人力资源计划，所以需要人事档案管理，只有对人事档案能够进行合理的分析，才能让人力资源部门获取可靠真实的个人信息，这样才能依照计划与需求，判断企业的人力资源要求并且开展有关的工作。

2.3发挥员工的才能并合理评估

人力资源部门能够从人事档案中的可靠真实信息中对员工的学习及职场经历开展分析，从而对员工的所有情况有所了解，并且对于员工的发展方向以及未来潜力进行有效地预测，并且给予书面的重要证明。人事档案中可能反映出一个人的所有优缺点，但是人力资源可以通过良好的人事档案管理工作，从中区分出哪些是符合企业如今发展的有用人才。人力资源部门在为企业挑选人才或者使用人才时，可以采取阅览人事档案所给予的信息，从而扬长避短，将人才用在其可以发挥才能的部门与岗位中，这样能够给予员工施展才华的空间，并且促进员工在组织、系统、部门之间科学地流动，这样才能协助企业的不断发展与进步。

3目前人事档案管理需要改进之处

3.1加大资金投入

随着社会的进步，如今人事调动越加频繁，人员的调动以及新员工加入频繁，所以每年企业中都会增加许多档案资料，然而有关的装订编辑档案所需费用并未在企业的预算中，这样将会制约人力资源的职能发展。所以企业需要在人事档案管理中加大有关的资金投入，配备能够适应如今社会化、开放化的人事档案管理的物力人力。

3.2提升信息化的程度

由于许多企业中的人事档案的资料都过于老旧，这样无法对当事人如今新的情况，也无法体现出人员的奖惩以及变动，所以人事档案务必要及时更新。纸质的人事档案无法适应如今的时代，因为其将会造成有关的信息更改量增大。为此，需要加大人事档案管理中的信息化程度，提升信息化将会便于人力资源部门有效地查阅人员的过去经历，并且能够迅速评定人才情况。一旦企业中存在职位空缺时，可以迅速筛选出人才。

3.3体制需健全

人事档案管理中对于档案移交的手续有着严重不足，存在着各种不移交、信息调取后不归还以及学历与工作档案分散保管的问题。为了能够保障人事档案的全面性，并且能够保障员工的利益，减少人事档案管理中所不必要的麻烦，那么就需要确保体制能够健全，使得人事档案管理趋于正规以及合理化。

4结语

如今人事档案管理对于人力资源部门有着至关重要的作用，其已面临需要不断改革的重要时期，为此人事档案管理需要具备其独有的观念，这样才能够满足全新的人事档案管理的需求，提高人事档案管理人员的综合素质，这样才能改进人事档案管理的状况，并且朝着现代信息化的方向发展。

参考文献

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作者：栾春生 单位：吉林省集安市职业技能鉴定指导中心