图书馆数据编制控制研究

编者按：本论文主要从编目数据不规范的原因；规范编目数据的措施等进行讲述，包括了著录标准不完善、多卷书、丛书使编目不规范、采编外包质量不稳定、分类标准不确定、分编著录人员的业务素质问题、在版编目数据与版权页不一致、制定完善的MAKC格式使用手册、提高编目人员的业务素质等，具体资料请见：

论文关键词:计算机编目编目数据质量

论文摘要:针对我国图书馆编目数据不规范的原因,提出了具体的规范编目数据的建议措施。

编目工作是图书馆各项业务工作的核心之一。我国自1998年全国图书馆联合编目中心成立以来,编目工作已开始进入程序化和规范化进程。但日渐庞大的编目数据库,使得编目数据参差不齐,不能确保标目著录的一致性和唯一性,这就要求我们对编目数据的规范提出更高的要求。

1.编目数据不规范的原因

1.1著录标准不完善

目前我国图书馆中机读目录格式比较复杂、深奥,使用规则繁多且难以理解。加上机读目录格式手册的注释、说明和实例比较简单,且又缺乏较详细的MARK编目细则和指导具体工作的实用资料,使得编目人员很难准确地予以理解和掌握,从而影响了书目数据的标准化程度,削弱了计算机书目数据库的强大检索功能。

1.2多卷书、丛书使编目不规范

由于联机编目是横向齐头并进的,多卷书、丛书先后采购或进馆后不同的分卷册次在不同的著录人员处进行编目,会出现有的著录员按图书的分卷册次进行分散著录,有的著录员是按整套书进行综合著录,同一套丛书或多卷书出现了两个不同的编目结果,甚至给出不同的分类号,致使编目数据混乱。

1.3采编外包质量不稳定

采编业务外包使图书馆得到了方便、快捷的服务,但也出现一些尚需解决的问题。外包商提供的编目数据的来源主要是各大型书目数据中心的编目数据库。如国家图书馆联合编目中心、CALIS联机编目中心数据、CIP数据中心的数据或外包商自己组织人员著录的编目数据。由于各编目机构业务水平的差异和对机读目录格式规范理解的不同,导致许多编目数据的质量参差不齐。特别是外包商自编的编目数据其质量最不可靠,因此,若编目员不加审核地照搬照套,就会不可避免地将有问题的数据也同时套录到本馆数据库中,导致数据库的质量下降。

1.4分类标准不确定

现在的图书内容越来越广泛,常常涉及几门学科或一个学科门类中的几个问题,编目人员要从几个不同的侧面去分析它,但大家的理解往往存在一定的差异,致使图书的归类也不同。编目过程中我们发现有的外包编目数据与本馆一贯的归类原则不统一,也有自身存在归类不统一的问题,还有的分类太粗、分类不准确,导致编目数据不规范。

1.5分编著录人员的业务素质问题

编目是一项科学严谨而细致的工作,它要求编目员具有一定的文化素质、图书情报专业知识、分编实践经验和一定的计算机应用能力。由于编目人员业务素质不一,著录质量会参差不齐。实现联机编目后,一个编目员要同时完成书目、分类标引、主题标引、文献著录等多项编目内容,因此,著录员不仅要熟练掌握机读目录格式与著录要求,而且对分类、主题标引要有较高的造诣与较强的把握能力,尤其要熟悉本馆的分类、主题标引规则与特殊规定。如果不能进行很好的分析与把握或者对数据中心或书商提供的数据不能准确判定,就容易导致引用不符合本馆规定的分类号与主题词,把一些错误的数据直接引用,造成分编错误,影响编目质量。

1.6在版编目数据与版权页不一致

有些图书在版编目数据和版权页中存在许多错误,最明显的是CIP数据与版权记录的内容不一致,如作者名、书名、著作方式、版本、出版时间、丛书项等都出现过不一致的情况,这种情况下著录如果标准不统一,就会造成编目数据不规范。

2.规范编目数据的措施

2.1制定完善的MAKC格式使用手册

制定一系列详尽的编目细则,保证书目数据的标准化和规范化。由于各个数据中心对数据格式的使用和理解都存在一定的差异性,使书目数据难以达到完全的一致性或标准性,所以建立统一的全国数据中心,强制推行各种相关规范措施,建立严格的质量控制体系,加强中央书目数据库的建设,是规范编目数据的关键。我国书目数据的标准化、规范化必须自上而下做起,成立一个全国书目数据库工作协调管理机构,它可由国家图书馆联合编目中心和中国高等教育文献保障体系两大权威机构组成。在充分调研的基础上,以国家标准的形式制定一套完善的《中国联机合作编目规则》、一部统一的著录条例和MARC格式使用手册。

2.2规范流程

就是要检查在进行图书编目以前有无馆藏记录,以便在著录文献的时候能够保证本馆归类前后的一致性。丛书、多卷书、成套的通俗读物、配套出版的教材及其题解等往往不是一次到齐,各个编目员的观点不同,会出现不同的处理方法。有时会出现一套丛书,有的集中著录,有的分散著录;有些有单独分卷题名且分卷题名有独立意义的多卷书,有的按总题名,有的按分卷题名分类。因此要从ISBN、题名、责任者、丛书名等多途径进行检索,遵循本馆的归类原则进行分类,避免出现同一类书分类号前后不统一的问题,保持数据处理的一致性。

2.3提高编目人员的业务素质

(1)熟练使用CNMARC的能力。编目员熟练地控制和使用机读目录可以减少编目上的错误.而且对错误信息可以一目了然。并推行编目员执证上岗制度,让每个执证编目员对自己的原编数据负责,并把数据质量的高低作为馆员评定职称的重要依据之一。

(3)爱岗敬业,甘为人梯。编目工作是图书馆工作的核心,编目人员只有具备了“爱岗敬业、甘为人梯”工作精神,才能认真做好编目工作,才能够不厌其烦地维护编目数据库,以提升编目数据的整体质量。

(4)加强编目人员的业务培训,提高业务能力。编目员不仅要有过硬的专业知识,而且要有相关的学科知识和计算机、外语及网络知识。只有既精通MARC格式又熟悉文献著录规则并且具有丰富实践经验的编目人员,才能发现和改正别人著录中犯下的错误,确保机读书目数据库的质量。

2.4建立严格的编目审校制度

当编目工作完成后,校对工作非常重要。高质量的书目数据必须建立严格的审

校制度。审核人员应让既有丰富的分编实践工作经验,又能熟练掌握机读目录格式,责任心较强的人员担任。通过认真细致地校对,将错误率降到最低点。审校工作的主要内容是:查看数据的著录内容是否与受编图书相符,是否符合MARC格式要求,是否有录入错误,是否缺少必备字段,分类标引是否一致,种次号选取是否正确,丛书、多卷书的处理是否一致,号码书写是否有错误等。在校对过程中要逐字、逐项地进行检查核对,发现差错及时修正,以确保馆藏书目数据的质量。

总之,编目数据库的质量存在于数据生产的每一个环节,贯穿于整个数据库建设的始终。解决当前图书馆编目数据规范问题应当在国家编目中心的统一指导下,制定统一的MARC著录标准,提高编目员的素质,从生产阶段确保数据的质量,提高原编责任感,严把质量关,才能使图书馆的编目数据得到规范控制。