论市政设计院在OA系统建设过程中的问题对策

摘要：OA办公自动化系统以其易用性、稳定性、关联性、严密性和适应性，代替了传统的办公模式，在企业的运营管理中发挥了重要作用。本文以市政设计院为例，探讨了市政设计院在OA系统建设过程中遇到的诸多问题，最后提出了市政设计院在OA系统建设过程中的策略。

关键词：市政设计院 OA系统 安全问题 整体规划

中图分类号：TP31 文献标识码：A

随着信息技术的飞速发展，传统的办公模式已经无法适应企业发展的需求，高效便捷的OA办公自动化系统成为了现代企业发展的必备品。20世纪50年代，美国首先提出“办公自动化”的概念，伴随着计算机革命取得了辉煌的成绩。改革开放后，我国也开始办公自动化的探索，在技术和设备的落后的情况下不断追赶，通过不懈地努力逐渐缩小了与欧美发达国家的差距。如今，我国许多企业都已经建立了自己的OA系统。但是OA系统的建设是一个动态的过程，必须在建设中找寻问题，解决问题，使系统更加完善。市政设计院担负着为城市基础设施建设设计的任务，涉及到诸多的部门、环节与内容，因此在OA系统建设的过程中更应该精益求精，使企业运营管理更加科学高效，从而对城市的发展作出更大的贡献。

1.OA系统概述

1.1 OA系统的概念

OA（Offi ce Automation），中文名为“办公自动化”，是一种将现代办公和计算机技术相结合的一种新型办公方式。它将各种新机器、新设备、新技术引入到传统的对政府机关、企事业单位以及各社会团体的办公业务当中，一改过去复杂、低效的办公模式，实现了管理组织结构的优化，从而有效提高管理效率，增强协调办公能力，强化决策的一致性，对决策者的高效决策、高效运营和科学管理产生积极的作用。

1.2 OA系统的特性

OA系统是一种由人和技术设备共同构成的处理系统。它的核心应用是流程审批、协同工作、公文管理沟通工具、文档管理、信息中心、电子论坛、计划管理、项目管理、任务管理、会议管理、关联人员、系统集成、门户定制、通讯录、工作便签、问卷调查、常用工具。以人为核心，提高办公效率，方便运营管理是它的核心作用，也因此它具有了这样几大特性：

1.2.1易用性

OA系统是一种应用系统，面对的是一个企业中的全体工作人员，所以它的设计不能过于高深复杂，必须让全体工作人员都能接受，从而发挥办公自动化系统所应用的作用。

1.2.2稳定性

企业是一个巨大的组织体系，所以OA系统必须要具备超大用户、高并发应用的稳定性，规避问题的出现。

1.2.3关联性

企业运营管理中所有软件都应当具有关联性，OA系统保证了这种关联性，无论是技术层面还是现实层面，为整合其他系统提供了充分的保障。

1.2.4严密性

企业组织严密，既要有统一的信息平台，又要给下属部门相对独立的信息空间，所以OA系统要保证信息数据上的大集中与小独立的和谐统一。

1.2.5实用性

OA系统的建设必须要根据企业的实际情况，软件功能要与管理实务紧密结合，适应管理的发展需求。

1.3 OA系统在企业中的重要作用

OA系统在企业中的重要作用：第一，提高了工作效率。在一个企业统一的管理模式下，各部门的工作内容及流程环环相扣，OA系统具有协同作用，所有公文在系统中传阅，实现了实时呈现和及时跟踪，简化了公文流转的时间，提高了企业办公的效率。第二，降低了管理成本。OA系统以电子办公代替了纸质办公，节省了打印机、传真机、纸张的应用成本，同时也降低了人工成本。第三，使企业管理更加规范。传统办公模式中人为干扰因素较多，使企业常常处于混乱无序的状态，通过OA系统的电子流程，企业的业务实现了固定化和步骤化，责任明确，保证了企业管理的制度化和规范化。第四，能够进一步完善企业的管理制度体系。通过OA系统的建设，使企业领导者看到了管理中的不足，促使其对企业管理制度体系进行补充、修改和完善，随后一系列信息化管理制度。第五，加强了人员的管理和沟通。沟通是企业的命脉，管理者通过OA系统进行信息、情报通讯和邮件系统等模块，向员工们传统企业的各类信息，建立了一个高效的沟通平台，加强了人员的沟通和管理。第六，促进了企业文化建设。OA系统通过建立各类专栏，宣传了企业的形象，方便了企业内部各部门员工的沟通交流，营造了良好的企业文化氛围。

2.市政设计院在OA系统建设过程中遇到的问题

2.1缺乏整体认识

OA系统是一个大系统，面对的是企业所有的办公业务，因此在OA系统建设的过程中，无论是企业的领导者、管理者还是员工，都应该对OA系统有一个整体性的认识，只有这样才能发挥OA系统的协同作用。但是一些市政设计院组架构复杂，内部问题繁多，对OA系统建设的思想认识不足，使OA系统的建设困难重重。一些人习惯了传统的手工处理公文的固定流程，对公文的网络电子传播方式有些不适应，甚至有些时候出现了抵触情绪。

2.2缺乏整体规划

OA系统代表的是企业整体的利益，所以企业在OA系统的建设上，一定要整体规划，保障系统的关联性和稳定性，使企业各部门的各个环节自上而下地实现有效的沟通，保障企业的正常运行。市政设计院作为多学科、多领域的工程设计综合实体，各部门之间有着跨学科、跨领域的合作，OA系统建设更应该具有整体规划，保障工程业务的顺利完成。但是，一些市政设计院领导者缺乏整体规划构想，对OA系统建设重视度不足，使得OA系统建设从一开始就出现了问题。

2.3相关制度不完善

企业的发展离不开制度建设，因此OA系统的建设也需要与企业的制度建设相结合，这样保证OA系统的科学正确地应用。但是，由于办公自动化的文件的起草、发文、签阅、批示、查阅、传递等都是在电脑上进行，这就牵扯到了电子文档的法律效应的问题。同时，企业的管理制度也是重要的方面。一些市政设计院管理制度不完善，员工自由散漫，员工间沟通不畅，运营管理效率低下，影响了办公自动化系统的运行。

2.4安全问题突出

安全问题是企业的核心问题，特别是像市政设计院这样的知识性企业，更需要安全的办公系统，保障自己的知识产权财富不受侵犯。但是在OA系统建设的过程中，还是会面临很多安全方面的威胁。在网络层面，TCP/IP设计上存着安缺陷，容易受到病毒攻击。在平台层面，windows并不具备可信任性，极易受到攻击。在应用层面，OA系统中包含着P2P、电子邮件、即时通讯等大量的软件，其中有些应用软件并不成熟，极易出现问题。在管理层面，人是OA系统最关键的风险因素，因为人的无意或故意破坏，系统将会受到很大地损害。

3.市政设计院在OA系统建设过程中的策略

3.1提高思想认识

市政设计院在OA系统建设过程中，应当转变思想，更新观念，保障OA系统的开发和运行。企业领导要树立整体意识，充分认识到OA系统对企业运营管理的重要作用，用创性与发展的眼光，带领大家做好OA系统建设工作。同时，企业各级领导也要做好带头作用，主动地科学地使用OA系统，为员工们做榜样。要加强宣传，鼓励大家改变原有的工作模式，充分发挥OA系统便捷的作用。

3.2完善整体规划

市政设计院应将OA系统建设纳入到企业信息化建设的整体规划中，结合企业的实际情况，科学选择OA产品，保证OA系统的易用性、稳定性、关联性、严密性和实用性。要有系统一体化建设思路，充分考虑各种系统和数据的整合问题，将各子系统的数据进行共享和关联，并将关联业务的各系统集成，从而建成一个统一的、完整的、安全的、共享的一体化关联系统。要考]产品的可持续使用能力，抛开人为影响，考虑企业人力、物力、财力和时间成本，为企业选购能够可持续使用，能够不断升级的OA系统。

3.3完善相关制度

OA系统的建设离不开相关制度保障，因此市政设计院要想办法去完善相关制度。企业要制定相关制度，确保电子公文的合法性和有效性。要明确岗位职责，明确业务流程的各个环节，实现办公信息流转审批在网上处理。要完善授权管理制度，使各个部门和岗位按照规定的流程进行数据操作，避免出现问题。市政设计院要通过信息化制度的建设，切实保障OA系统的正常运行，真正发挥出OA系统高效、便捷、规范和安全的作用。

3.4加强安全防范

移动互联网时代，办公系统的安全性十分重要。市政设计院在OA系统的建设中，要加强OA系统的安全防范，要根据业务系统的不同阶段设置针对性的防护措施，科学有效地保护数据信息。对网络层、传输层和用户层实行更加安全的策略，系统数据和系统应用必须分开服务器部署。要安装效果好的防火墙、隔离设备和杀毒软件，并安排专业人士进行安全防护，确保系统的安全运营。此外，还应当加强信息安全宣传和培训，既规避人为破坏因素，也提高大家的安全意识和安全防护能力。

4.结束语

OA系统的建设是一个不断发展不断完善的过程。所以，企业在OA系统建设过程中一定统一认识，使大家对OA系统有一个整体性地了解，方便OA系统的建设与应用。近年来，各级市政设计单位也在不断地摸索，寻找一条既能保障OA系统质量，又能适应市政设计单位改革发展的道路。而伴随着移动互联网的迅猛发展，这项任务也变得更加艰巨与迫切，我们必须勤奋认真地学习新理念和新技术，及时发现问题，及时找寻对策，创建一个适应市政设计院发展的OA办公自动化系统。

参考文献：

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