基于Excel的学生考勤管理应用

摘要:该文介绍了采用电子表格对学生考勤情况进行统计并换算成相应处分结果的思路和实施方案,具有一定的实用性,有利于提高工作效率。

关键词:考勤管理;Excel;函数;工作表

中图分类号:TP391文献标识码:A文章编号:1009-3044(2010)01-137-02

Application of Excel in Students Attendance Management

HU Feng, LIANG Dong, XING Jie-qing

(Department of Information Technology, Qiongtai Teachers College, Haikou 571100, China)

Abstract: This paper introduces the use of excel worktable for students attendance mangementto conduct statistics of attendance and the results converted into the corresponding action of the thinking and implementation of programs, with some practical help to improve the efficiency of working.

Key words: Attendance Management,excel,Function,worktable

目前学校普遍采用购买商业软件的方式来促进统计自动化的进程,尤其是在教务管理方面的商业软件更是不可胜数。如我校就采用了正方教务软件。商业软件的技术比较成熟,功能覆盖比较广,能有效的满足部分需求。但商业软件不是完善的方式,它只能就学校共同的需求来开发,无法满足各个学校不同的特殊需求,作为商品,它无法根据各个学校的要求提供不同的升级服务,也无法提供良好的维护服务和技术支持,因此不是所有学校都能接受购买商业软件的方式。至于委托软件工程师单独开发管理软件,除了价格更加昂贵外,服务与升级方面存在周期过长,对于使用中的突发事件无法在最短时间内解决,从而影响统计效率。[1]特别在学生考勤管理方面,不同学校对学生的考勤情况处分方法不同。并且考勤统计过程中参与人员涉及面广,采用专门软件不如采用操作方式非常简单,人机交流界面非常友好,上手非常容易的Excel电子表格。在系部考勤中使用Excel,相关人员对其基本操作可谓是简单之至,可以说只要具有基本的计算机操作能力的用户并且在日常工作中处理过手工制作的表格,对表格使用熟悉就可以很方便的掌握Excel的基本使用方法。本文工作具有效好的实用性。能在各学校考勤情况中应用。

1 考勤情况的处分方法

某高校各系学生考勤情况的处分方法如下: 1)一学期累计旷课12节以上23节以下者,给予警告处分;2)一学期累计旷课24节以上34节以下者,给予严重警告处分;3)一学期累计旷课35节以上49节以下者,给予记过处分;4)一学期累计旷课50节以上59节以下者,给予留校察看处分;5)一学期累计旷课超过60课时者,给予开除学籍处分。

在考勤工作中,以系部为单位,每月汇总一次并根据以上条件给予相应处分,每月公布一次本月情况。学期未进行各月累加并进行统计也由以上条件给予相应处分。每学期最终处分为期未汇总统计所得。

2 相关函数

根据以上学生考勤情况处分方法可知,在Execl中实现需要如下函数实现考勤情况处分功能:

2.1 计算总量函数Sum

Sum函数计算每月学生考勤情况总和并累计计算学期考勤总和。[2]

2.2 if函数

由于每月均统计当月考勤情况,并对当月情况给予统计。对不同的情况进行判断给予不同的处分。If函数可以较好的满足这一需要。

IF函数的意义:如果条件表达式经过判断结果是对(真值TRUE)的,则返回值1;如果条件表达式经过判断结果是错(假值TRUE)的,则返回值2。

IF函数使用时的注意以及关键事项:1)IF函数格式里的参数只能有“条件表达式,值1,值2”三部分,并且是用逗号分隔,不可超过三部分;2)条件表达式是用比较运算符建立的式子,无比较就无判断;3)两个值若是数值数据可直接书写,若是文本数据则要用双引号括住;4)参数里面所有用到的标点符号都是英文状态下的标点符号。

IF函数里可以嵌套函数;从值1或值2里进行嵌套时,可采用如下形式:=IF(条件表达式1,值1,IF(条件表达式2,值2,值3))或 =IF(条件表达式1, IF(条件表达式2,值1,值2),值3)

3 建立工作表与利用sum和if函数实现考勤情况统计

学校考勤一般由系部登记汇总,因此可建立各系部考勤工作表,以下由中文系为示例。

3.1 统计各月考勤情况

在图1所示单元格“H5”中输入“=SUM(D5:G5)”计算当月“张小开”同学的考勤情况。如图2所示。

其他同学同理在H列进行计算,点击“H5”单元格移动鼠标至该单元格右下角。向下拖曳填充柄即可。

3.2 判断当月考勤情况给予处分

因为考勤情况不同且具有嵌套判断,因此可利用if函数具有判断嵌套函数的功能在表1所示单元格“I5”中输入判别条件“=IF(H5>59,"开除学籍",IF(H5>49,"留校察看",IF(H5>34,"记过",IF(H5>23,"严重警告",IF(H5>11,"警告","")))))”。可由“H5”单元格统计所得来判断学生“张小开”考勤情况处分与否。其余同学利用excel工作表的向下拖曳填充功能可同样输入公式。如图3所示“张小开”同学旷课节数为3节因此处分为空白。而“曾召雄”同学旷课节数达33节之多,经判断处分为“严重警告”。

3.3 对整个学期考勤进行累计并给予汇总处分

图1单元格“AG”中输入“=H5+N5+T5+Z5+AE5”可计算学生“张小开”累积一学期的考勤。在综合评定项“AH5”输入公式“=IF(AG5>59,"开除学籍",IF(AG5>49,"留校察看",IF(AG5>34,"记过",IF(AG5>23,"严重警告",IF(AG5>11,"警告","")))))”即可得出本学期其考勤最终情况。如图4所示。

其他同学利用Excel单元格拖曳填充公式功能同理可得。图5为本学期考勤汇总一览表。

4 结束语

在实际应用中某高校系部采用本方法较过去使用手工操作工作效率上有较大改观。学生考勤管理是学生管理过程中的一个重要环节。准确记录与正确分析评价考勤情况对于学生工作管理至关重要。学校教辅工作的计算机上基本上都有excel软件,不需要另外安装。因而采用excel易上手、易培训。采用excel工作表进行管理,可以满足各类学校教辅人员的需要。相对手工操作而言,大大提高了工作效率和准确率,同时也减轻了学生管理工作人员的工作强度。并且相对商业软件而言投入成本更少也能达到同样的效果。

参考文献:

[1] 徐峰.南通职业大学体育教师自主开发学校体育管理自动化系统的研究[D].苏州:苏州大学,2007:17-18.

[2] 王成春,萧雅云.Excel2002从入门到精通[M].北京:航空工业出版社,2002.