做好企业档案管理工作的对策

1 建立企业档案组织

一个企业的档案管理没有一个归口管理部门就会一盘散沙。例如，作者所处企业前身是平顶山高压开关厂档案室，改制后更名为平高集团档案馆，由原来分散管理改为集团公司统一管理。为了使公司档案管理走向正规化、法制化道路，编制各门类档案管理标准26项，并将国家档案法律法规、档案行业标准编入《平高集团公司档案管理标准汇编》。同时组建了平高集团档案工作网络系统。公司档案管理工作由公司总经理负责，公司档案馆是公司档案管理工作的归口管理部门，负责统筹、协调、组织、集中统一管理公司档案工作，并对有关业务部门及所属子公司进行档案业务工作的培训、指导、检查和监督。

2 做好企业档案收集

2.1 文件材料收集难。①集团与子公司之间的档案管理权责未明确，造成双方在交叉业务方面的权、责、利无法明确，多头管理、审批无序、效率低下，严重制约档案的收集、利用和发展。②档案员身兼多职。由于多项工作繁忙，很难抽出空来专门关注档案的收集工作，久而久之，越来越多的企业文件材料保存在单位和部门人的手中，收集工作越收越难。随着人员的变动和部门的分组调整，企业材料丢失风险很大。还有部分人将重要文件材料锁在自己办公室资料柜中，信息资料不能共享，文件材料得不到及时收集。

2.2 企业档案收集工作建议。①集中统一管理。近几年来由于多种原因造成公司部分档案分散管理，严重制约档案利用和发展，建议公司明确将股份公司形成的科技、文书等档案和其他子公司、注销子公司的档案统一移交公司档案馆，便于档案的查阅利用。档案人员应按照档案管理的有关规定，对各类档案进行鉴定、分类、整理立卷、归档、保管、销毁、统计、提供利用。②文件收集纳入企业考核目标。按照公司《档案归档范围和保管期限规定》收集并制定奖罚措施，同时建立企业文件材料收集工作行政监督机制，对企业各部门提出明确要求，分级负责，层层督导，加大企业文件材料收集工作监督力度。对重大文件材料丢失或由此造成企业合法权益严重损失等采取问责制度。③加强对基层档案室监管力度。企业档案馆要定期检查与监督下属档案室对企业文件材料的收集情况，对检查情况进行网上公布，要求制定相应整改措施并考核。

3 提供档案服务职能。

档案工作虽然不能直接创造经济效益，但它却在企业中发挥着不可替代的作用，档案不能用简单的数据、指标来衡量，它发挥的作用渗透在整个经济社会活动之中，企业档案工作服务机制不完善，提供的档案信息服务质量不高，都会抑制企业的发展。因此准确地提供档案信息，对做好档案服务工作极为重要。

4 提高档案人员素质，加强培训学习。

根据档案工作的性质，企业要确定专人管理档案工作，不断提高档案意识，强化教育培训工作。针对管理人员素质差的情况，企业领导要积极选送档案人员参加档案专业知识培训，提高档案人员业务素质，同时要稳定档案专业队伍，做到奖罚分明。档案事业的发展、服务质量的提高就在于档案人员整体素质的不断提高。要建立良性的运行机制，建立和健全继续教育的管理制度，档案人员要主动参加定期的继续教育及培训，更新知识，不断提高业务能力及水平，适应新时期档案事业的发展。同时还要建立一个档案管理组织的领导体系，加强对档案工作的领导、检查、考核及监督，不断提高档案管理工作水平。

5 搞好企业档案业务，加强组织领导。

企业只注重直观的经济效益，忽略了档案在企业发展中的作用，其根本原因是，档案没有为企业直接创造价值。这就要求档案人员必须从自身出发，提高档案服务质量，赢得领导重视，保证档案事业健康发展。首先要有一个积极的工作态度，工作热情，爱岗敬业，使领导对工作满意，让大家对服务满意。其次，经常向领导汇报档案工作的情况，提供档案服务企业的信息，使领导不断增强档案意识，提高重视档案事业的观念。

6 积极提供档案利用，保障企业发展。

目前，企业档案信息资源开发工作的成果主要表现在编研成果方面，如何利用好企业档案，开发企业档案信息资源，是企业档案管理的目的，也是摆在企业档案管理人员面前的一项艰巨任务。为此，企业档案管理人员就要围绕企业的发展，编写多种检索工具，全方位发掘、发挥每一份档案的真正价值，做好档案的编研工作，能够更好地宣传档案工作，完整科学地记录企业的发展历程，为企业提供更多准确有效的档案信息。

（作者单位：平高集团有限公司 来稿日期：2014-08-15）