电话里的工作艺术

用电话进行工作是一门艺术，运用得好，工作便如鱼得水、如虎添翼。

细节是成功之源

本世纪初，我工作的第一个岗位是在乡镇当文书。

交接工作时，前任文书给我反复交代，要注意细节，不放过每一个来电和去电。

有一次，晚上11点多，上级来了一个紧急电话通知，要求乡镇主要领导参加紧急会议。

忙乱中我四处找笔，好不容易找到笔后，只顾记录通知内容，没有记下对方联系号码。那时的电话机又没有来电显示，我也没有再次核对。

哪知道无巧不成书，电话通知里的会议地点“水利宾馆会议室”被我记成了“水利局会议室”，结果参会领导因为迟到受了批评。

事后，我真正感受到了前任文书所说的“细节决定成败”的重要性。

从那以后，在收发通知时我养成了几个习惯：一是记录本与笔随时放在触手可及之处；二是无论来电、去电，均将对方姓名、职务、号码等记录在册，确保能及时沟通；三是对会议时间、地点等重点要素与通话人进行二次复核，确保无误。

礼节是待人之本

几年后，我到了更高平台上工作，电话联系工作的情况更多了。

无论是对上还是对下电话联系，我要求自己一定要吐字清晰、文明用语。一个声音清晰悦耳、吐字清脆的电话沟通，能给对方留下好印象。

这么多年来，我养成的通话习惯是，无论是接电话还是打电话，在称呼对方后都主动自报家门，一般都是用单位名称加上自己的姓名。

事实证明，这样能让对方第一时间获得重要的信息，遇到对方一时找不到记录本和笔等情况时，一定要耐心等待。

做一个懂礼节的人，有礼有节能帮助你不断提高个人形象和工作水平。

慎思是提升之基

一次，我在电话里通知会议时，对方单位有两位工作人员都姓王，我记录时只记下了王姓工作人员接收通知。

后来这个单位的领导没来参会，倒查时找到两个王姓工作人员，都表示没有接到通知。由于当时没有记录全名，查而无果。

从此，我收发电话通知都会记录职务和全名。

我在实践中还总结出一些小经验。例如，通知领导参会时要将相关的会议情况烂熟于心，做到随问随答，还尽量将会议材料放在手边，以防领导询问有关情况；通知到下级单位时尽可能提醒对方提前入场和会议注意事项，询问是否需要安排食宿；电话中提及的一些素材和数据，尽量让对方通过传真、电子邮件或纸质文件的方式报送，以便保存和有据可查。

做一个慎思的人，及时总结才会不走老路、错路和弯路。

真诚是交往之桥

遇到突发事件或急事，需要立即报告领导、通知部门时，我的体会是，以诚待人、诚心谋事。

想领导所想，急领导所急，同时也适用于你的电话通知对象。

遇到突发事件或急事时，尽管时间紧，但是报告前的准备工作一定要充分，特别是事情发生的具体情况要力求准确、全面、及时。

同时，平时工作中注意收集相关资料，针对这些突况，按照处置流程总结自己的处置规程，这样才会忙而不乱、忙而不杂。

例如，有一次，我在通知卫生局主要领导处置一个突发事件时，不但详细介绍了事情的有关情况，还把相关的处置规定和涉及的部门进行了梳理提示，为这位领导第一时间决策提供了参考，事后这位领导还专门来与我交流、谈心。

在与平级部门的工作沟通中，尽量能提供工作事项的原由和事情背景，以便对方能尽快进入角色，从而更好地配合工作。

（摘编自《领导之友》）