一卡通系统对高校财务的影响及对策

【摘 要】 在会计信息化发展大趋势下，高校财务管理和会计核算发生了变革，其中具有代表性的是校园一卡通系统的开发与应用，其在财务功能上对高校的财务管理产生了巨大影响，使高校的财务管理走向了信息化。文章以会计信息化为背景分析了校园一卡通对高校财务工作的影响，并提出高校在改进和运用校园一卡通系统时应该注意的问题和建议。

【关键词】 会计信息化； 校园一卡通； 财务管理

引 言

21世纪是知识经济时代，信息技术、企业信息化取得了飞速发展。信息技术的发展掀起了全球信息化浪潮，社会信息化成为必然趋势，社会信息化的基础是企业信息化，而企业信息化的核心是会计信息化。在会计信息化环境下，高校的财务管理也越来越多地应用信息化手段。我国高校作为从相对封闭逐步转向开放的事业单位实体，其会计信息的确认计量以收付实现制为基础，涉及各部门的现金收付。校园一卡通将各部门终端连接了起来，使各部门之间现金往来、划转、统计、对账、信息共享变得更加高效。校园一卡通的出现使高校财务走向网络化，给高校财务管理各方面带来了新的理念和变革。如何认识校园一卡通对高校财务带来的影响和应对出现的新问题成为高校财务管理的新课题。

一、会计信息化以及一卡通在财务方面的基本功能

会计信息化是指将传统的会计部门工作内容同现代化的计算机技术相结合，利用现代化计算机技术手段集中了财务信息、其他管理方面的物流信息以及人员管理等信息。会计信息化的一个直接影响是使得账目录入方式产生极大变化，会计信息化的基本特点有如下三点：第一，会计信息化有利于会计核算系统的完善，账目业务审核范畴的拓展，并能够使会计科目的设置更为科学；第二，会计信息化实现了信息的集成以及共享；第三，会计信息化具有智能的特点。

在会计信息化建设推进的过程中，校园一卡通应运而生，其综合了计算机技术以及会计信息管理的优点，在当前高校财务管理中有着极为广泛的应用，具体而言在财务管理中具有以下几大功能：1.电子支付：学校的各个部门或者商户中，能够进行刷卡身份确认以及消费等等，如在超市、食堂、校医院等场所消费，能够领取奖学金或者工资；2.费用的缴纳：通过校园一卡通，能够实现教材费、学杂费以及医保费等的收缴；3.资金结算：和校园内的各个商户之间开展资金结算工作，能够实现结算报表的自动生成，能够进行银行对账单等的核对、对各种统计信息的查询以及整理；4.金融功能：查询银行卡内余额以及转账功能。

二、校园一卡通对高校财务工作带来的影响

（一）会计核算

在校园一卡通中包括几个主要部门，即结算中心、卡务中心以及数据中心，在账务处理中，最为核心的一环是结算中心及其核算主体（即学校的财务主管部门），其所承担的主要职责是构建校园卡的资金专户，对校园卡系统的资金流动进行核算并且和各个商户之间开展资金清算。一卡通系统之中，其进行信息处理的主要对象是银行、商户以及卡户。会计核算的处理对象则为会计科目，所以必须要把一卡通系统中的信息进行转化，产生会计核算系统数据。校园一卡通会计核算工作包括了下面三个主要的业务：

1.现金充值业务的会计核算

现金充值业务的会计核算要以现金充值的明细表以及充值汇总信息为依据，并且也要仔细对各个人工服务网点现金充值时生成的存款单一一进行校检，二者信息相符就能够进行记录，生成会计凭证，其中银行存款是借方，而校园卡专户资金则为贷方。如果出现了借贷不相符合的状况，就会产生现金长短款，一旦出现这类情况就应当进行深入的分析和适当处理。对于一卡通系统的任何一个充值或者交易，都有两个基本环节也就是入库以及入卡。现金充值的明细表以及汇总的编制都是以各个服务网点所开展现金充值业务过程中产生的入库流水。通常情况下，入库和入卡的数据是相同的，存款机结账信息和现金充值表是一致的，一旦出现不同，那么充值员以及对账人员极易误解为长短款，因此要进行深入的分析，才能够正确找到问题所在。

2.银行圈存业务的会计核算

在校园一卡通业务中，圈存系统是一个极为关键的子系统，其能够和银行开展合作并且一同实现银行卡与校园卡之间的转账功能。通常此系统和Internet网络以及校园网存在较大关联，一旦网络通信产生问题，那么转账功能就无法实现。尽管一卡通系统具有自动核对校园卡存款产生的流水和银行卡转账产生的流水的作用，而且在银行转账汇总信息表中，还能够显示出转账失败的具体笔数、金额等信息，但在实际操作中，却可能产生这样的问题，那就是系统自动对账功能所提供的数据有时存在差错。因此，需要参照日报表数据，把其中的银行存款的借方所产生的本地发生额和银行转账汇总表中所出现的本地发生额进行核对，只要是相符合的，就可以判断此信息是正确的。假若出现差别并且日报表中银行转账总表中的本地发生额高于银行存款借方的发生额，那么就能够判断在这两个信息表中，存在某些已成功转账的信息记录但在报表中没有显示。因此就需要进行进一步核对校园卡流水和银行交易流水，将转账成功的记录进行剔除，对转账失败的记录进行确认。

3.商户清算业务的会计核算

按照系统所提供的各类清单汇总表，结算中心将校园卡专户资金定期向各个商户进行转账支付。其中校园卡专户资金作为借方，银行存款也就是商户账户则为贷方。而学校财务处、资金结算中心以及银行都能够作为结算中心不同主体单位。如果这个结算主体是校内银行或者银行，那么各个商户在校内银行或者银行有户头，就能够定期向这些户头进行款项的拨付。持卡人消费的过程中，一卡通系统则通过减少持卡人的账户资金，并且依靠网络将相关的记录向商户进行传递。一卡通系统中具有自动平账功能和平账账户，并且依靠平账处理的相关原则，把丢失的信息录入平账账户中。一般而言，平账账户的发生额非常少，不会对商户的收入状况产生影响，假若平账账户的发生金额比较大，那么一定有某些异常。对于异常情况，有以下的处理流程：首先卡务中心、结算中心或者商户将其掌握的异常情况向卡务中心如实上报，接着卡务中心查询异常原因，进行处理。另外，卡务中心也会对交易流水进行分析，并向结算中心上报，结算中心的相关人员则依靠一卡通系统中的调账功能对商户为贷方、平账账户为借方的系统账目进行相应调整。

（二）资金调度与利用，降低融资成本

资金结算中心能够把学校所闲置的资金进行集中，并且通过合法的渠道进行投资，为学校获得更多的教育发展资金。通过对闲散资金的合理调度还能够使资金周转速度加快，避免资金流失，使资金使用率有效提升。对校园一卡通的资金流转状况进行分析：在一般情况下，全部持卡人的校园卡加记类交易的总和作为卡的流入资金，至于其流出资金则是全部持卡人其减记类交易的总和，系统资金差异为零，全部持卡人其校园卡余额总和为一卡通系统之内全部的滞留资金。只要校园卡中有来自银行卡的转账，那么不论是否为个人消费，校园消费的基本模式因为校园一卡通的使用而改变，而且其还能够将校园内的各个有偿服务机构中的各类账户资金进行集中，也可以对消费资金进行管理，另外这些转账的款项也转移到了学校账户，而这部分资金正好能够为学校进行周转，从而使学校的筹资成本下降。商户进行清算的过程中也有着一定的时间差，所以在这一期间，也能够利用这些沉淀资金，使学校的资金运作能力提升，增加收益，使融资费用减少。

（三）弥补财务漏洞

通过校园一卡通系统还可以在某种程度上抑制财务人员的道德风险。在财务管理活动中，道德风险始终是一个令人头疼的难题。对于传统意义的财务管理，很多工作人员需要在各类校园服务中直接接触到现金业务，因此类似于票证伪造、遗失等的情况非常多。加之，工作人员的综合素质存在差别，一些财务的不当处理或者公款挪用以及进行虚假报账的现象屡禁不止。而在一卡通系统应用之后，现金交易活动已经大为减少，相应的人员设置也减少了，这也就使现金收付这一过程中出现漏洞的概率大为降低，也能够有力避免工作人员出现各种财务差错或者私吞公款的事件发生。

此外，在企事业单位中，小金库一直是财务管理活动的棘手问题，高校同样如此，私设小金库的现象也比较常见。究其原因主要是各个不同部门从其自身利益出发，并且缺乏相关的资金收支监管。而校园一卡通系统的投入使用，则从根本上杜绝了私设小金库的问题，因为各个部门其现金收支都是经由一卡通系统进行统一管理，并不涉及各个部门。

（四）提高工作效率与节约成本

通过校园一卡通的使用还使得学校财务工作的效率大为提升，特别是在学费的收缴上。持卡人只需通过终端机就能够轻松实现相关费用的划扣。现今，学费收入是很多高校获取资金的主要渠道，学费的收取也是高校财务管理活动中的一项关键内容，因此工作量很大，而依靠校园一卡通系统，相关财务人员就无需像以往那样埋头于学费收入工作，这样就使人力资源得到了很好的节省，并且使收费效率大为提升。对学生而言，他们一并办理了校园卡以及银行卡，此两者的配套使用，也使缴费、校园生活消费和支付等更为安全便捷。

另外，通过一卡通系统还能够对学生的消费就餐情况进行了解，从而把握好师生的用餐次数、时间以及消费量，这样就能够更为准确地对食堂的食品需求进行预测，并且对食品采购量进行科学调整，防止浪费现象的产生。此外，还能够通过一卡通系统，掌握学校后勤处的经营状况，以此为依据就可以更好地对后勤管理进行积极调整和科学决策。校园卡的使用使现金收付的概率大为降低，因此票据的流通也大为减少，从而节省了票据产生的各类费用如换证费、制作费等等。

三、校园一卡通在财务管理运用中存在的问题

高校会计核算的方式因为校园一卡通的应用而产生了极大变化，从而也积极推动了其财务管理活动的创新和变革，当然校园一卡通在财务管理运用中也存在一些问题，并对财务工作者提出了新的要求。

一是校内人员的基础信息并无统一规范。很多高校从安全因素出发，并没有对接好一卡通系统和财务软件。

二是财务工作的准确性以及安全性，一卡通系统虽为自动化系统，但人为地绕过控制仍然不可避免。

三是系统运行的稳定性和网络的安全性问题。因为校园一卡通系统的网点多，规模较大，因此对于其稳定性以及安全性有着极高的要求。

四是校园一卡通系统要求财务以及会计人员具有更高的职业素养和专业业务能力。

四、建议和对策

针对以上一卡通系统应用中的问题，笔者提出以下建议：

（一）统一规范各部门信息，全面和协调规划

在系统的引进和开发阶段，高校各部门应该清晰明了地描述自身特点和需求，以对各部门子系统与一卡通系统进行数据整合，形成统一规范的数据格式，这需要高校各部门做好协调工作。对外方面，应该与合作银行协调，避免与银行程序化管理发生冲突。由于各部门需求的迫切程度不同和经费问题，一卡通功能应该逐步实现，不断扩展，而不是一步到位，在统一领导下有效协调各部门关系、明确职责与分工、整体规划稳步推进，丰富一卡通的功能，使全校各部门数据和信息具有统一性和规范性，这样财务信息化这一管理优势才能得到充分发挥，并在系统运行过程中不断总结经验，逐步完善。

（二）保证系统运行稳定和网络安全

一卡通系统运行安全稳定至关重要，维护系统安全的措施不仅要在网络设计、软件设计方面甄选安全的软件，同时还应在防止电脑病毒攻击方面作出努力，这包括采用杀毒软件、防火墙技术等。在服务器的控制上应该做到专人管理，不允许外部软件安装以及使用外部移动存储设备。在备份数据方面应当形成良好的备份机制，定期备份数据。另外，在选择系统软件提供商方面，不应只关注价格而忽略售后服务和系统性能，因为系统的运行离不开厂家的维护。为了确保财务信息的准确及时和资金安全，高校内部各部门和外部其他部门的清算应当要求每天及时入账，定期对账，这包括现金收取、圈存和转账等业务，同时应当及时查明错账原因并作出相应调整。

（三）加强行政监控和内部控制，提高工作人员职业素养

在内部控制方面，应当坚持不相容岗位分离原则，合理设定相关人员的权限以及职责，并实行定期轮岗。例如，充值和结算业务不能由系统管理员和信息管理员一人办理。在行政监督方面应建立有效的监督机制，根据高校自身特点设计合适的一卡通系统管理流程并严格执行。另外，一卡通系统是信息化的管理手段，在信息化和网络化环境下对工作人员素质提出了更高要求。这需要工作人员转变传统的财务管理思维，同时不断完善自身的知识结构和专业水平。这要求高校加强财务工作人员的培训，包括计算机网络、终端操作、系统维护等。在提高业务素质的同时，应该同样重视职业道德和法律知识的提高。只有通过这些措施才能使财务工作人员适应在会计信息化环境下应用一卡通系统提出的新要求。

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