基于内容管理的档案信息服务

摘 要：信息时代，结构化数据和非结构化数据呈海量增长，原有的档案信息管理系统已经无法满足档案利用者的多样化信息需求。本文以近年来各领域广泛关注的内容管理为视角，简要介绍了内容管理的概念、内涵及应用现状，从理论、技术和实践角度分析了档案内容管理的必然性和必要性，最后，提出了基于内容管理的档案信息服务相关对策。

关键词：内容管理；档案信息服务；对策

信息时代，“内容管理”对档案学理论研究和实践工作，特别是对档案信息服务工作具有重要意义。

1 内容管理的简单认知：产生背景与概念界定

1.1 内容管理产生的背景。随着计算机技术和网络技术应用的普及，各领域都堆积了海量的信息资源。正确管理和合理开发这些产生于内外部的信息资源，已经成为企业科学决策、增强竞争力的关键。

在政府、电信、金融、媒体等以内容为其主要核心业务的行业中，内容和应用程序代码已成为最主要的关键性资产。利用者对非结构化数据管理的需求已经超出了传统数据管理的概念。如何一方面满足利用者对结构化数据管理和非结构化数据管理的需求，一方面，又能为数据拥有者创造经济或社会效益，达到“双赢”的目的，成为社会各界研究和思考的问题。

1.2 内容管理概念的界定。早期的内容管理CM （Content Management），侧重于对出版物的管理，通常以储存、流程、元数据（Metadata）为组件来制作管理系统。在我国，一般援引鲍伯（Bob Boike）在其论文“Content Management Concepts”（《内容管理概念》）中的定义：“内容管理是指在目标出版物（Targeted Publications）中有效地收集、管理和形成可利用的信息。”[1]从构词上看，“内容管理”=“内容”+“管理”。在网络技术环境中，“内容”是指具有价值的能够容易、安全、快速地进行共享和利用的信息资产，它是各种结构化数据和非结构化文档的信息聚合体；“管理”是对“内容”进行的一系列处理过程，至少包括收集、管理、、更新、存档等环节，以便最终让利用者找到“内容”[2]。

通信技术和网络技术的发展日新月异，人类信息生产能力快速提升。有资料显示，在企业存储的海量数据中，传统关系型数据库管理系统处理的结构化数据不到数据信息总量的15%，即有超过85%的商业数据是非结构化的[2]，如财务报表、办公文档、电子邮件、音频视频等，所有这些结构化和非结构化数据都是数据“内容”的具体表现。

2 内容管理进一步了解：应用现状与发展趋势

2.1 CM的应用现状。“内容管理”自提出以来，以其先进的理念和优良的技术性能，在全球信息化浪潮之下，成为所有信息化应用的基础。从国内外应用实践看，目前，内容管理已经广泛应用于政府、金融、保险和媒体等各领域。以政府部门为例，在国外，美国马萨诸塞州政府整合州内160个政府机关，设立一站式电子政务平台，各个州属机关不再架构各自的电子化政府系统[1]；在国内，我国利用内容管理搭建统一的电子政务平台也在积极建设中，如陕西电子政务网站就是基于内容管理而设计和运作的。

2.2 CM的发展趋势。内容管理内涵极为丰富。作为一种理念，可以在任何领域解释；作为一种管理方式，其应用范围仍在不断拓展。从技术和应用的角度，结合内容管理实践发展的经验和教训，未来内容管理的发展方向主要在于：

2.2.1 CM的应用范围不断拓展。从国内外大量资料和实践案例看，未来内容管理将主要朝着两个“ECM”方向发展，分别是：企业内容管理（Enterprise Content Management），是指以在企业业务流程各个环节中的内容为中心，把各中心内容联接起来构成一个完整的企业集成业务流程；电子商务内容管理（E-business Content Management），是指在电子商务交易过程中对采集、管理、存储、保管、检索、等整个内容价值链的管理，实现E2E（企业和企业之间）、E2S（企业和供应商之间）、E2C（企业和客户之间）的所有内容的良好共享。

2.2.2 CM与业务应用进一步结合。内容管理首先是一种管理理念，但其本身又是一种技术和管理方式，其终极目的仍是服务于具体的业务过程。如，在微软Content Management Server 2001和CRM的集成方案中，客户使用Web站点输入个人特征信息，存储到CRM中，而Content Management Server 2001访问这些数据并根据客户特征管理客户访问到的内容[3]。

2.2.3 CM技术智能化程度更高。在企业内容管理和电子商务内容管理中，对于结构化和非结构化数据进行检索、工作流、版本控制等技术是最基本的内容管理解决方案且目前已经实现，但其处理水平的智能化还较低，且客户更智能化的如语义分析、智能等内容处理技术暂未出现，未来应成为CM技术发展的主攻方向。目前，学术界已有相关内容的研究，如，郑群在《基于内容管理的智能建站系统设计与实现》一文中，提出智能建站系统的建构，认为该系统是一套基于Browser/Server架构的用于智能快速创建网站的CMS（Content Management System）[4]。

2.2.4 CM与KM逐渐融合。在企业内容管理中，企业一般把CM“内外有别”，即企业视CM为企业外部服务的系统，而把KM（Knowledge Management，知识管理）视为对企业内部进行知识分享的管理。但如果把CM和KM融合或能为企业或政府管理带来新的发展。因为，只是片面强调为企业外部服务的传统的CM定义显然具有局限性，不能真正发挥内容管理的优势。如果将CM思想整合为包括企业内部的知识分享和企业外部的内容服务的一体化思维，则企业就会从中获得最大的利益。或许，CM和KM通过在实践中的深入发展，二者之间的关系会自然明晰。

3 内容管理研究拓展：档案内容管理