书目数据质量控制浅析

摘要:加强书目数据库建设是图书馆工作手段自动化、馆藏文献信息数字化、读者服务网络化,最终实现编目资源共享的目的。图书馆书目数据的不规范,直接影响读者对馆藏资源的检索和利用。造成书目数据不规范的原因除了在编目过程中把关不够严谨,对图书典藏数据不规范操作也是一个重要因素,应从质量验收、制定规范细则、队伍建设、规范典藏数据等方面保障书目数据的规范性。

关键词:图书馆;书目;数据规范

图书馆馆藏目录是图书馆各项业务工作必不可少的工具,也是揭示馆藏、宣传图书、辅导阅读和读者检索的工具。图书的、检索、统计、管理等系列工作必须依据系统目录来完成。高质量的书目数据库则是图书馆自动化管理系统能否全面投入使用,各个子系统功能能否得以实现的前提和保障,它直接影响到数据的交换和共享,其质量直接关系到整个系统的运行。为了使图书目录的统一和规范,2005年国家图书馆组织专门的修订组修订的《中国文献编目规则》(第二版)由北京图书馆出版社出版,目前联机编目都是依据这一规则对图书进行著录和编目的。

然而,由于各种因素,书目数据的质量会出现各种问题。如对同一类别图书分类级别不一致、分类标引与主题标引不准确、不规范、同类图书归类不一致、对丛书的分类方式标准不统一、对交叉学科的图书归类不一致、对新学科和交叉科学图书的主题标引不准确;著录标准不统一,著录内容不规范;书目数据著录内容不全,格式不标准、不规范;由于疏忽造成的错录、漏录现象;在图书投入流通后的典藏记录不规范操作。这些不规范直接影响了馆藏图书检索的查全率和查准率,降低了读者服务质量,而且质量不高的书目数据还关系到馆藏文献的收集、整序、组织管理。笔者对造成以上问题的原因进行了分析,并提出相应对策。

一、书目数据不规范的原因

1.采编业务外包使图书馆得到了方便、快捷的服务,但也出现一些尚需解决的问题。外包商提供的编目数据的来源主要是各大型书目数据中心的编目数据库。如国家图书馆联合编目中心、CALIS联机编目中心数据、CIP数据中心的数据或外包商自己组织人员著录的编目数据。由于各编目机构业务水平的差异和对机读目录格式规范理解的不同,导致许多编目数据的质量参差不齐。特别是外包商自编的编目数据其质量最不可靠,因此,若编目员不加审核地照搬照套,就会不可避免地将有问题的数据也同时套录到本馆数据库中,导致数据库的质量下降。

2.很多图书馆都存在着不同程度的数据库建设的不规范问题。各图书馆在书目数据库的建设中,由于数据存储、数据著录和数据标引等方面都有较大的差异,以至于书目数据在网上交换较难实现,究其原因主要有:

(1)著录规则执行不一致,特别体现在图书题名的识别导致著录方式的不一致。在CNMARC格式中,对200字段,312字段相关题名附注及5――相关题名块,517副书名做不做检索点等问题上,由于编目人员的业余水平、知识面、认识能力等因素,各馆著录方式各不相同。还有对丛书与多卷书的识别和著录,由于认识不同,也会出现偏差。

(2)由于编目中缺乏规范控制过程,导致书目款目标目的选取和标目的形式不一致。一是表现在标目的选取上不一致,有的图书馆做为标目的,另一些图书馆可能并未做为标目。比如有的图书馆进行了较深入的主题标引和关键词标引,有些图书馆却没有相应的标引;二是在标目的形式上也不同,如个人名称中有几个名字的著者,团体名称,会议名称的全称和简称,题名等,都因为标目形式的不同而造成目录的混乱。主题标目有先组式、后组式、轮排式,各图书馆由于选取的形式不同,书目的主题标引就产生了差异。分类标目问题更大,目前,我国常用的分类表主要有《中国图书馆分类法》,这部分类法虽经过多次修改,仍存在着不足,准确分类本来就比较困难,在网络资源共享的环境下,各馆所使用的分类法不同,不同分类表之间缺乏相互对照,当用户进行跨系统分类检索时,就可能出现张冠李戴的现象。即使是使用同一分类目下。这些不确定的因素,给书目资源的网络检索带来很大的困难。

(3)机读目录格式的理解和使用不一致。现在图书馆中文图书所采用的CNMARC格式只是交换用通讯格式,一些图书馆对CNMARC格式著录规则和文字录入规定学习不够,理解上出现偏差,造成机读目录中的著录方式不规范,如题名中的外文字母、阿拉伯数字、空格、标点等,由于录入时可能出现的疏忽,检索时就会因题名不规范造成漏检和误检。另外,全角与半角的选择也会影响款目的质量。如字母、数字、标点和空格在中文状态下与西文状态下所占的字符就不一致,不同的输入将造成相同数据变成不同数据。再加上不同图书馆在进行款目著录时,使用字段的繁简程度不同,有的著录粗浅,只使用了必备字段,有的则使用了许多子字段;有些图书馆使用子字段之间的连接和内容提要;有些图书馆却没有用。这些都造成著录质量参差不齐,著录内容不统一,使书目数据交换出现障碍。

3.领导规范意识不强造成疏忽。在网络化的今天,许多图书馆管理者只把实现本馆各项工作的自动化和提高本馆工作效率作为工作的出发点,甚至片面强调数量,以致在书目数据库建设时,对数据的规范不够重视,对数据项目著录简单化,而没有考虑到主题标引和建立规范档。这样表面上是提高了工作效率,而实际上给数据规范留下了隐患。这种隐患日积月累会造成更大的隐患,重新修改、规范大量的书目数据则要投入更多的人力和物力。

二、书目数据规范的措施

1.加强编目外包质量验收程序。编目业务外包是目前各馆图书编目业务的必然趋势,为了消除数据不规范隐患,图书馆本身应把好质量关。选派有良好敬业精神,工作认真负责,有着丰富的机编经验,熟悉机读目录格式的同志担任专职校验员,对编目人员已编好的每条数据进行认真查对校验,力求正确,严把数据的质量关,通过校验及时发现并改正数据错误。

2.按照《中文图书编目规范》进行编目。(1)著录部分:要按照普通图书著录规则,对中文图书进行规范化著录。在著录方式上,根据某些修改,对合订图书采用分别编目的方法,对丛书采用多层次著录方法。(2)名称部分:要按照IFLA的《规则目录和参考款目指南》(GARE)以及《中文图书规范数据款目著录规则》来详细规定各种名称标目的选取以及它们的结构形式,以达到款目在名称标目上的一致性。(3)主题标目部分:在主题标引部分,要做到一个主题做一个标目,采取后组式主题词表,取消先组标引和轮排标引,严格按照主题标引规则,以保证主题标引的规范性。(4)分类标目部分:分类标目选取的一致性具有较大的难度,为了让使用同一分类表和不同分类表的各个图书馆编目部门有据可依,笔者认为,可参照图书出版单位给定的在版编目数据,以《中图法》分类数据为参照进行本馆的分类标引,做到分类标引最大限度的一致性。

3.按照《中文图书机读目录格式使用手册》规范编目工作。机读目录格式运用和理解得是否正确直接关系到款目编制质量和各馆款目的一致性,最终影响到书目资源的网络共享。因此,我们要在全面理解本手册要求的基础上,重点掌握容易发生差错的地方。

4.稳定、精选编目工作队伍。编目是技术含量比较高的岗位,而且经验也是非常重要的,因此应保持编目人才队伍的相对稳定,防止因编目人员变动而给书目数据带来人为的质量下降。一个称职的机读编目人员应具备自觉地提高编目质量的意识、认真负责的态度、强烈的事业心和责任感,还应熟悉业务工作流程;掌握图书馆学专业知识;熟悉编目工作的各种标准、规范以及机读目录格式,能准确地对文献进行学科分类和主题标引;具有广博的其它学科知识;懂得计算机、数据库和网络方面的知识,并能熟练操作计算机;具备不断学习新知识的能力等。因此开展灵活多样的业务学习交流活动,提高编目人员的业务素质和质量意识,建设一支高质量的编目人才队伍,是控制书目数据质量的关键因素。

5.在编目工作中实现规范化控制过程。编目工作大致可分四个内容:一为款目著录,即按照文献的著录规则对文献实体的形式特征进行分析和准确描述。如普通图书共计七大项。二为名称规范,即选择和确定题名标目与名称标目及它们的形式。三为主题分析,即分析内容,给出主题词和学科分类号,维护主题规范表和分类表。四为目录组织,即建立自动化系统后,在编目过程中充分利用采访过程的著录,只需要对照原文献修改客观著录部分,著录工作的负担将减轻,而编目过程的重点逐渐移到排检项中标目著录规范控制过程。编目工作重点的转移,主要对款目数据规范化和标准化进行了把关,因此书目数据库的质量相继提高。

6.对书目典藏数据规范操作。典藏数据是读者获得馆藏图书资料的重要依据。再规范的前期标引、著录,如果不清楚馆藏状态和馆藏状态不实,则给获得图书资料带来困难。因此,在重视编目数据规范的同时,也应该注重典藏数据的规范。正确输入馆藏地点、流通类型、流通等级,对图书的丢失、破损、调拨、剔旧等变动要严格修改典藏数据。使书刊典藏实际与书目典藏数据完全一致,确保数据的真实可信。

7.加强数据库的维护。虽然在数据制作过程中进行了一系列的严格控制,但由于其本身的复杂性,错误是不可避免的,因此对数据库必须进行经常检查,发现错误及时修改,对数据库进行维护。由于格式和规则的变动,也会造成数据库数据的前后不一致,这也要求对数据库进行经常的维护。对数据库的维护是数据质量控制的重要一环。

8.加强宏观领导。设立一个统一全国编目工作的领导机构,一方面负责文献信息编目标准与规范的制定、修订、推广与实施工作,另一方面负责统筹规范、组织、协调和管理全国联合编目工作,对联合编目工作中出现的分歧做出最终的解释。关键时候就需要权威的机构做出最终裁定。要加强培训、合作,对落后地区要多次培训。建立健全机读目录数据著录人员的资格考试制度,推行“执证编目员”制度。

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