基于Access的核算管理系统的开发

[摘要]本文以延安卷烟厂原材料(烟叶)库房核算管理系统为模型,研究数据库软件ACCESS在企业管理中的应用与开发。

[关键词]核算管理 系统开发

许多企业实行ERP企业管理系统,但从当前中国企业实施ERP的总体来看,失败的高于成功的,其主要根源在于,ERP成功实施必须以来系统配套的软件环境、大批高素质技术型管理人员和足够的资金保证,对于一般的中小型企业,各种条件相对薄弱,盲目推行ERP企业管理系统困难重重。

那么,为了实现管理的科学、快捷,开发一种维护成本低、系统稳定、操作简单,适合非专业技术人员使用的实用性材料核算管理软件,就成了各中小企业的当务之急。2007年初,笔者采用Access关系型桌面数据库管理系统,为延安卷烟厂设计开发出一套烟叶核算管理系统,使价格核算、报表处理、原材料管理等诸多方面都走上了ERP管理的科学、精细化道路。通过几年来的实际使用,该系统运行稳定,界面友好,维护方便,给原材料管理工作带来了根本性的转变,对许多类似的中小企业而言,该系统有较强的的借鉴和推广价值。下面以烟叶核算管理系统为模型,具体介绍系统的开发思路和创新要点。

一、系统功能及创新:

该系统解决了库房多年来手工操作的落后状态,解决了会计自动汇总及价格核算问题。 其主界面如图:

1. 库房管理

库房管理模块分为数据输入、数据查询、数据修改、报表打印四个功能窗口。

在数据输入窗口中,将烟叶的入库时间、烟叶编码、类型、产地、等级、数量、年限、存放货位等资料详细录入数据库,只要实物有挪动,计算机内的信息就随时更新,始终保持计算机与实物信息的高度一致。

通过查询窗口,可以满足不同角度的查询要求,能够分别按烟叶编码、按省份、按货位、按等级、按年限进行查询,一目了然,为生产调运烟叶提供了非常方便快捷且准确无误的查询方式。如图。

每年末资产清查进行库房盘点时,可以按货位查询并打印出烟叶结存明细表,以此逐一核对实物,盘点起来省时省力、清晰明了,如图。

月末,根据管理者的不同需求,可以出具收入、支出、以及结存的各类明细、汇总报表,及时准确的为管理者提供决策的数字依据。如下两图:

2. 库耗管理:

在在该环节,对原业务流程进行了大胆的再造。烟叶属于农副产品,在储存环节会有一定的水分损耗、破碎损耗,原来由库房按比例按经验来获取的损耗数,通过核算系统,库耗在该环节得到了准确的计量与统计。库房接收到一件烟叶,其储存环节未打开包装,出库时只要烟叶的质量没有变化,即按原入库时登记的重量发出到备料环节,然而,备料接收后投入生产时要重新准确计量,那么入库数减去备料环节重新计量的数字,就是烟叶准确的损耗数,由此,我们可以根据库耗的变化,采取必要的手段,实现库房的精细化管理。如图:

3. 会计汇总

延安卷烟厂共有烟叶仓储库房5个、备料库房1个,会计汇总的主要功能就是将各个库房的收支存数据按会计分期进行汇总统计,出具管理层所需各类报表:生产消耗报表、生产结算报表、收支存月报表、以及按不同库房汇总后的统计报表等。如下两图。

月末,将库存数量、金额以及加权平均单价等数据通过如下程序来实现自动结转下月初,加权平均价格作为下月烟叶出库核算价格。

INSERT INTO jiagebiao ( 编码, 结存数量, 结存金额, 加权平均单价, ……, PID )

SELECT CAIWUZHANG.编码 AS 表达式1, RoundToLarger ([期末结存数量],2) AS 表达式2, RoundToLarger([期末结存金额],2) AS 表达式3, RoundToLarger([单价],2) AS 表达式4, ……, vCurrentPeriod.pid AS 表达式9

FROM CAIWUZHANG, vCurrentPeriod;

4. 发酵管理、车间管理同备件管理。

发酵管理用来核算烟叶发酵期间烟叶出入库的核算管理。车间管理用来核算从备料环节接收到生产所用烟叶到烟叶投入生产线的收支情况。这里不再一一罗列、赘述。

二、系统的优势

1. 界面友好、操作简单

该系统设计思路来自一线工作,设计者有丰富的财会知识和库房管理经验,它区别于编程人员与财会管理实际脱节而创作出的软件,该系统一切从实际出发,去褥从简、明了实用,库房管理人员不需要过高的专业知识,经过简单的指导,库房管理人员和财会人员就能根据按照十个经常用到的板块,快速、准确的科学管理库房。

2、维护方便、便于升级。

该系统使用常用的Microsoft Office设计而成,许多人都能对该软件熟练操作,在日常工作中如遇操作失当、病毒侵袭的诸多不可预知原因造成管理系统损坏,可迅速修复,不影响工作。而专业开发商昂贵的软件系统一旦出现问题,必需停下工作,联系开发商等待他们上门修复,任何软件在使用中出故障是正常的,而财务管理却要求按时申报,对于缺乏软件开发专业技术人才的中小企业来说,一次次的软件故障,一次次的等待修复,无疑是一次次的煎熬。

该系统自07年使用以来,延安卷烟厂经历了重大的机构改革,库房合并、重新归口、更加精细的管理都要求库房管理系统作出响应的调整,由于创作工具(Microsoft Office)的简单,管理系统显示了其较强的适应性,普通的非软件开发专业人员,就能在第一时间内,调整软件,适应企业发展。

三、系统的改进方向:

该系统是在企业网络不完善的情况下进行的,是库房管理急需规范的要求下采取的应急手段,所以在系统中尚存许多有待改进的地方,最为突出的问题主要体现没有考虑网络间的数据交换。在以后的进一步开发研究中,只要把管理系统作为一个底层数据库连接到企业网页,或通过FTP等形式,就能使该管理系统更趋完善。