鉴于煤炭协同办公系统的开发与应用

摘 要 随着计算机技术、通信技术和网络技术的高速发展，企业无纸化办公是一个趋势，它的有效使用有助于推动企业的发展，基于WEB形式的自动化办公系统，它不再局限于过去的办公室，它的出现，使企业各个部门员工之间即使相隔万里，依然可以自由办公，这无形中为企业的发展提供了一个发展的机会。可以说，自动化办公系统的合理使用，能使企业的发展进入一个新的高度。随着Internet飞跃性的发展而不断成长的WEB应用技术在全球信息化的浪潮中已经脱颖而出，而如今谁拥有了先进的信息化技术，谁就拥有了绝对的竞争力。无论是军事、教育还是国有生产性企业，都已经进入了数字化和信息化时代。本文介绍了煤矿办公自动化系统在知识经济管理时代的开发与应用，作为企业的先进管理手段和信息门户，对于煤炭企业信息化建设具有一定的引导和示范作用。

关键词 办公自动化 网络技术 开发应用

所开发的办公自动化系统，基于公司本身内部管理及业务发展要求，应用计算机技术、Internet技术，实现企业办公自动化、管理信息化。它是为公司量身定做的一个自动化办公系统。整个系统分为系统整体设计及用作用户登录和注册的用户身份验证模块，用作系统管理员对员工信息进行管理的员工信息管理模块，以及员工进行网络办公的办公模块。员工通过登录，可以进行资源共享、下载、办公等。

信息技术的发展，特别是网络技术的发展，正在改变着人们几千年来形成的信息传递方式、人际间的沟通方式和社会管理组织方式。全球性的计算机网络将计算机技术革命、通信技术革命和数字化革命的成果连接汇集起来，使信息的全球性传递和即时共享真正成为可能，使人类社会逐步迈向了信息化时代。

当今，现代企业正以一种前所未有的热情来致力于企业内部管理素质与工作效率的提高，实现企业办公自动化已经被越来越多的企业所认同。现代企业迫切需要一个能充分利用网络优势，打破部门界限的网络互动式办公作业环境，并可以管理企业运作的信息平台，利用该平台快速建立自己的信息网络和网络办公系统。办公自动化系统（Office Automation System）是基于先进的网络互联基础上的分布式软件系统，通过有效的资源共享和信息交流，达到提高个人工作效率、降低劳动强度、减少重复劳动的目的。第一代办公自动化是以数据处理为中心的MIS系统。第二代是以工作流为中心的办公自动化系统。伴随着网络技术的发展，软件技术也发生了巨大的变化。以E-mail、文档数据库管理、复制、目录服务、协同工作等技术作支撑，以工作流为中心的第二代办公自动化系统包含众多实用功能和模块，实现了对涉及人、事、文档、会议的自动化管理。第三代办公自动化系统是以知识管理为核心的新一代办公自动化，其建立在企业Internet平台之上，旨在帮助企业实现动态的内容和知识管理，使每一位员工能够在协作中不断获得学习的机会和进步。河南煤化集团永煤公司办公自动化系统在设计构想阶段就着眼于知识管理的第三代OA协同办公系统，不仅是一个企业公文自动流转的平台，而且是一个企业信息共享的平台，也为各项业务系统的集成提供一个框架和基础。目前OA办公系统主要具有以下几个特点：第一，团公司高效处理日常事务的工作需要，提供邮件服务、会议组织、日程安排、公文发送、个人办公、领导请假、短信发送、管理监督等功能，有效地协助领导顺利完成各项工作。第二，用合理的工作流程方式处理影响工作效率的各个环节，最大限度地避免人工传送实物的工作。第三，供自动监督工作功能，为部门之间实现真正的协同工作提供保证，促使部门之间的工作流程由过去的一环接一环的松散结构向紧凑的工作流结构迁移，摆脱以往多个部门协作时出现的互相等待的状况。第四，保集团公司办公自动化系统成为管理进步的先遣部队，推动集团的管理制度、工作方式和办事程序与先进的办公自动化系统相适应，达到国内一流煤炭企业的管理水平。

一、A系统部署的概念模型

在各个子集之间是松耦合的关系。由于企业组织结构以及物理位置的不同，OA系统应用分为不同的规模，而且对系统的功能有不同的要求，集团公司办公自动化系统按如下原则设计：机构分级设置，即机构不同，所使用功能及权限也不同；信息集中维护，即集团公司统一对数据进行维护，减少自行维护带来的安全隐患；数据分散，即集团公司和各子公司的私有数据相对独立，共有数据共享。为了适应集团公司办公自动化的需求，系统的设计采用了基本大型应用的设计方法；用配置的方式实现功能的裁剪；采用集中和分散两种管理、维护方式并行；并设置了一般性的安全策略和权限管理。

二、运行模式

公司办公自动化系统为B/S模式，采用三层结构的分布式应用系统。基于知识管理的OA系统是站在一个企业部门的角度，考虑到公司办公自动化需要的办公平台，OA系统实现了三个层次的功能，分别是企业级、部门级、个人级。企业级：主要包括企业内部的公文管理、信息管理、综合办公、工作流程、董事长信箱等功能。部门级：部门级与企业级提供的功能大致相同，只是使用范围局限于单个部门中。个人级：功能有个人办公、公文办理、个人设置、信息库维护等子系统，组成一套完整的OA系统。我们现在使用的OA系统具有以下特点：第一，平台化：集成功能完善性能可靠的电子邮件系统。第二，兼容性：对硬件要求低，对软件依赖少，可运行于多种系统环境下，其数据存储可以使用IBMDB2、Oracle等数据库系统。第三，配置灵活：完善实用的部门岗位设计，支持多层次部门关系；严格完善权限与用户组管理，管理员可定义每个用户在各个模块的各种权限。第四，公文流转：支持WEB方式自定义流程表单；支持在浏览器上修改Word、Excel文档，实现痕迹保留、数字签名、电子印章等。第五，知识管理：全面引入知识管理思想，不仅可以分类整理单位的企业资料信息，更可通过工作日志、信息查阅等模块挖掘员工掌握的各类技术技巧、隐性知识，更快更深入地积累知识，利于长远发展。第六，安全性：严格的权限控制，未授权人员无法做相应操作，强大的日志功能，记录用户的各种重要操作，记录系统的异常信息。

目前，河南煤化集团永煤公司办公自动化系统建立了自上而下的系统管理员队伍，并制订了相应的办公自动化管理制度，实现了在办公自动化平台上传送文件简报、会议通知、领导请假审批等功能。机关跟部室及各子公司之间也实现了网上信息传递，重要的会议通知也能通过短信平台发送，实现了现代化办公，提高了工作效率。从目前运行情况来看，各使用单位反映很好，切实提高了工作效率，实现了信息共享，彻底改变了传统方式下的弊端，达到了预期目的，我们公司办公自动化系统的开发与应用，解决了企业办公中存在的信息不畅、效率低下、操作不规范等一系列问题，信息化手段和新一代的管理思想，提供了强有力的网络化、电子化支持，把协同办公的理念、知识管理的思想带入了日常的办公生活。同时也减少了实物消耗，降低了办公成本，实现了无纸少纸办公，从而使集团公司信息化程度得到了全面提升。

（作者单位为河南煤化集团永煤公司鑫龙煤业大众煤矿党政综合部）

[作者简介：申丽敏（1984―），女，山西长治人，本科，助理工程师，毕业于中北大学测控仪器专业。]