探讨新时期高校学籍档案的管理对策

【摘 要】在高校档案管理当中，学籍档案管理是其中一个极为关键的构成部分与内容，是高校社会服务的一个重要“窗口”。近些年来，伴随着我国高校招生分配制度改革的不断深化，招生规模的不断扩大，高校的学籍档案管理方面发生了一些新问题、新情况。鉴于此，文章将从三个方面着手，提出强化高校学籍档案管理的有效对策，以便有效实现高校学籍档案的科学化、合理化和高效化管理。

【关键词】高校 学籍档案 管理对策

一、前言

所谓的高校学籍档案，指的就是学生从入学到毕业这一时期所形成的，能够体现学生入学资格、在校期间的学习成绩、在校行为表现、学籍更变状况、奖罚状况及其学历学位授予等情况的历史记录与原始材料。通常情况下，学籍档案具体包含新生登记表、学籍表、学生操行评定以及学习成绩总册等等。对高校学籍档案进行合理的管理，在稳定高校教学秩序、形成良好的学习风气、提升教学效果与质量等诸多方面，发挥着极为重要的作用。

二、加强高校学籍档案管理的档案意识

档案意识指的就是工作人员在具体的工作过程中，对档案资料的反应度与认知情况。高校的领导层和学籍档案管理工作人员必须积极强化对相关政策与法规的学习，提升档案意识，以便能够在思想意识上提升认识水平，且真正意识到加强高校学籍档案管理的必要性与重要性。在校期间学生所形成的学籍档案资料，是教学管理工作当中一个不可忽视的重要内容，学生学籍档案资料收集齐全与否，信息真实与否，资料归档符合规范与否，不但直接关系着整个学校档案管理工作的效率与质量，同时还将使得学校或社会对一个人的了解与人才的有效选用等带来极大的影响。

三、建立健全高校学籍档案归档机制

（一）构建完善的学籍档案归档管理体系，并实施标准化的管理。教学管理人员的档案意识不高，就可能会出现档案资料丢失的现象，进而造成极大的损失。因此，高校构建以校档案馆为依托，以教务处为中心，以学院各个教学单位为支点的学籍档案管理体系，对各个院系及其职能部门的档案员予以进一步明确，是极为迫切且有必要的。自学籍开始，集中组织广大新生填写学籍登记卡；确保学籍档案能够长久保存，要求填写学籍登记卡时，禁止使用铅笔或者是圆珠笔，必须一律采用素碳钢笔，并且要书写规范、字迹工整、清晰，填写内容必须完整，使用的照片必须是近期的彩色免冠照片。书写结束后交到教务处，由教务处对全部的学籍登记卡进行逐个审查与验证，合格后以班集体为单位，依据学号进行装订，进而构成最初的学生学籍档案，归档处理。之后，把学生的原始信息输入到学校教务处的教务管理信息化平台上，从而构成电子档案和纸质档案两者并存的学籍档案管理体系。伴随着学生在校学习与生活的不断推行，学籍档案也随之发生改变，进而可以充分的展现学生在校期间的生活、学习状况。倘若要对学籍档案的内容进行修改或者是补充，必须由专人负责，不能任意对档案资料进行改动。

（二）构建完善的学籍档案管理机制。高校学籍档案的构建、管理以及使用等，都与学生的利益密切相关，构建健全的档案管理规章制度，就可以实现对学籍档案的规范化、程序化管理，不同的教学环节都可以依据有关规范标准去执行，进而确保高校学籍档案工作的顺利开展。制定完善的学籍档案管理机制以及相配套的学籍档案工作规章制度，是确保高校学籍档案工作有序展开的重要手段之一。高校职能部门必须构建系统、全面的收集整理、检查审核、鉴别归档、保存保密以及管理职能等各个方面的管理制度，进而实现高校学籍档案管理工作有章可依、有据可循。

四、加强对高校学籍档案管理队伍的建设

众所周知，高校学籍档案的管理工作是一个极为复杂又十分细致的工作，具有极强的业务性与政策性。学籍档案管理工作人员自身工作水平及其素质的高低，在一定程度上决定了高校学籍档案的正确性以及教育工作的效率和质量。此外，在技术或者是政策上，高校的学籍档案管理工作要求具备一定的延续性，所以，高校应当建设一支业务精、素质高，并且比较稳定的学籍管理队伍，进而避免在档案管理工作过程中发生混乱与脱节的情况。为了让学籍档案管理人员可以较好的做好档案管理工作，高校必须采取有效措施使其能够安心的工作，具体措施为：第一，高校应当采取相对应的激励机制。对于工作表现优异、成绩突出的档案管理人员，应当给予一定的奖励，反之则给予一定的处罚，奖罚分明，进而有效激发档案管理人员工作的主动性与积极性。第二，高校的领导层应当积极主动地创造更多的机会，以便促使学籍档案管理人员的业务能力与水平获得一定的提升。例如：到其他院校学习、组织培训班、召开座谈会等方式，使学籍档案管理人员能够有机会向其他优秀同行学习，掌握他们先进的档案管理手段，进而最大限度的提升自身学籍档案管理人员的信息化管理水平，从而有效满足高校学籍档案管理工作的现代化发展要求，推动高校学籍档案管理工作的快速发展。

五、结束语

总而言之，高校学籍档案管理工作是一个极为复杂、繁忙且详细具体的工作，从事档案管理工作不但需要付出大量的劳动，同时还必须具备一定的责任心与耐心。伴随着我国高等教育改革的不断推进，学分制在高校教学工作中的深入发展，对档案管理人员的要求也越来越高。针对这种情况，高校教学管理部门及其有关工作人员，必须在不断的实践过程中，发现其中的新情况，进行研究，探究档案管理工作的新规律；坚持育人服务的原则展开学籍档案管理工作，进而有效提升高校学籍档案管理工作的适应水平，使学籍档案管理的作用充分展现出来，从而为提升高校教学质量而服务。

参考文献：

[1]焦丹琼.高校学籍档案的社会服务功能及管理对策[J].教育教学论坛，2013，（34）：5-6.

[2]白雯.新形势下高校学籍档案管理对策探析[J].卫生职业教育，2011，29（20）：17-18.

[3]邹婷.高职院校学籍档案存在的问题及管理对策[J].科学时代（上半月），2010，（8）：125-126.

[4]吴学慧.浅谈高校学籍档案的科学管理对策[J].办公室业务，2013，（23）：178.