提高学籍档案管理水平的途径探讨

摘 要 高校档案管理中，学籍档案有着非常重要的作用，它对学生将来步入社会有着重大影响。但在当前高校的学籍档案管理中，由于各种原因，学籍档案管理手段比较落后，所以应该加强以后的学籍档案管理。

关键词 学籍档案 管理 问题 对策

中图分类号：G640 文献标识码：A

最近几年，随着社会的发展，高校学籍档案越来越受到人们的重视。所以，高校学籍档案管理应顺应时展潮流，不断提高自身管理水平，认真研究学籍档案管理中存在的问题，积极筹措解决办法，不但有利于高校档案管理水平的提高，并且也可以提升高校办学水平，促进高校教育改革的深入发展。

一、学籍档案管理中存在的缺点

高校的学籍档案管理工作在以前的发展中取得了很大的成绩，体现了自身的价值与用途。但由于受到客观条件的制约，也不可避免地存在一些缺点和不足。

（一）记录范围模糊。

当前，高校学籍档案记录的范围没有明确，关于档案材料的收集不全面，档案鉴定、材料整理、档案管理和管理责任的制度不健全。高校的学籍档案收集过程中，一些部门没有认识到自身的职责，针对学生在校期间的一些表现没有记录在案，比如学生受到的奖励、知识竞赛获奖、英语四六级考试、取得计算机等级证以及在校期间受到的惩罚等都没有很好地整理，不能及时地收入档案，甚至没有记载，造成了学籍档案的不完整性，失去了实用价值，严重阻碍了高校学籍档案的发展，给今后学籍档案的管理也带来了很多困难。

（二）没有认识到学籍档案管理的重要性。

在高校学籍档案管理中，有的学校没有建立严格的档案管理制度，没有规范的工作流程，所以在学籍档案管理方面较为混乱，不能很好地发挥人员与设备的作用。相当一部分工作人员依然运用传统的档案管理办法，管理手段及思想陈旧，没有意识到高校学籍档案管理工作的重要性，没有充分应用计算机等先进档案管理工具，因此使高校学籍档案管理处于被动地位，失去了许多创新发展的机会，影响了工作效率，使学籍档案管理工作在学校教学、教研中没有发挥应有的作用。

（三）不能保证档案建设的质量。

在进行学籍档案填写时，都是由各个班级的班主任组织领导填写工作。有的班主任老师认为学籍档案用途很小，所以思想上不重视，以致于学生在填写过程中笔的使用不统一，存在任意涂改与书写混乱现象，甚至档案中有的栏目出现空白，造成学籍档案残缺、内容填写欠真实等，从而使学籍档案建设的质量得不到有效保证。

（四）没有必要的监督管理制度。

在高校的学籍档案管理中，也要有严格的监督管理制度，从而使档案管理工作有章可循，这样才能保证学籍档案的真实性与实用性。比如在学籍表格的填写方面，有的高校把表格发给学生后不进行解释，让学生自行填写，不能对学生的填写工作进行有效地管理与监督。收回表格后不进行检查即入档，简化了工作程序，因此失去了学籍档案的应用价值。

二、提高高校学籍档案管理水平措施分析

（一）明确管理责任，实行统一管理。

在高校学籍档案管理工作中，要依据档案建设的规律，制订档案建设的统一标准。在制度建设方面，要建立严格的档案收集、档案检查、入档整理、档案转移和责任分工制度，使档案管理工作中每个工作岗位的人员都明确自身责任，照章办事，规范操作。各个管理人员要严格按照档案管理工作规定，完成学籍档案的收集、整合、入档、保密等各项工作，实行档案标准化管理。与此同时，学校主管部门要统一协调，部署每个时期的档案管理工作重点，从而使学籍档案建设具有实用性与社会性。

（二）及时转变工作思路，实行科学化管理。

第一，应该首先认识到，学籍档案建设在高校的教学管理中具有非常重要的作用，学籍管理能够给教学管理提供一定的参考材料。比如利用学籍档案中有关学生成绩的记录，可以了解某一学科的教学情况，假如出现的教学问题较为严重，可以得到及时的解决，从而保证教学质量。第二，进行严格的学籍档案管理，可以提高档案的真实性与实用性。在学生毕业离开学校时，学生的学籍档案也要随着学生离开，学籍档案转变为人事档案，应用于学生以后各个阶段的工作与学习当中，具有不可替代的作用。第三，可以促进学生管理水平的提高。学籍档案的管理工作主要针对学生，做好学籍档案管理工作是对学生的发展负责。

从事高校学籍档案管理工作的人员，要根据当前社会发展特点，研究档案管理工作的规律，明确学籍管理与学生管理、学校教学教研的关系，积极使用计算机等先进的管理工具，不断创新现代学籍管理办法，保证学籍档案的健康发展。在学籍档案管理工作的制度、人员、设备、作用、质量等多方面综合考虑，实现档案管理的全面发展，把学籍档案管理工作看成是由多个因素组成的整体，实行统一管理，使学籍档案资源得到充分利用，实现资源共享，保证档案资料的齐全，增加其安全性，从而使学籍档案建设适应学校的需要，得到健康稳定的发展。

（三）切实提高学籍档案质量。

只有使档案资料具有实际应用的价值，才能得到人们的普遍认可。因此，在学籍档案管理建设中，要保证资料的真实性与实用性，应做到下面几项：（1）要认真对待档案的填写工作，保证填写材料的齐全与真实，避免涂改与漏填；（2）统一使用黑色碳素笔填写，为以后的档案资料保存打下基础；（3）依据年级和专业给档案分类，做好档案资料的保管工作；（4）做好档案目录索引的制作工作，方便以后档案资料的使用。

（四）做好档案管理的监督工作，提高档案管理人员的素质。

高校档案管理人员要经常深入档案建设的基层单位，把国家关于学籍档案建设的方针政策及时传达到每位工作人员，并且要做好学籍档案的检查与监督工作，发现问题及时解决，保证档案资料的真实性与完整性。与此同时，还要做好基层档案建设人员的业务培训工作，利用各种形式的业务进修与培训，使这些人员的观念跟上时代的要求，掌握必要的专业知识与技能，提高自身的实际操作能力，从而保证档案管理工作的健康发展。

（作者单位：山东电子职业技术学院）

参考文献：

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[2]姚臻.建构高校教务管理人员的创新理念[J].林区教学.2010（12）

[3]吴珊.拓展高校学籍档案开发和利用刍议[J].陕西档案.2011（01）