油公司海外采购产品质量控制

一、中国油公司海外采购的特点

(一) 项目所在国可用资源少,产品选择范围小

中国企业进入的海外石油项目国家大多是基础设施十分薄弱,石油行业发展落后的不发达国家,资源十分匮乏,如苏丹、乍得等均是内战结束不久,中国企业开始进入该国石油市场。因此这些国家市场可用资源比较缺乏,产品选择范围较窄。

(二) 程序复杂,采购时间跨度大

一般来说,海外采购程序较为复杂,中国油公司的海外石油项目的产品采购程序大致包括:初步选择货源、简单询价、比价、报送业主并由监理批准、多方谈判、签订合同、办理进口许可和银行支付信用证、港口接收和商检、办理免税、清关、运输及仓储、现场物资管理。由于采购程序复杂,增加产品采购时间,增加采购成本。

(三) 采购供应影响制约因素多

海外项目不仅会受到型号、质量、交货方式、付款条件及服务要求的内容的影响,也会受到国际市场需求、汇率运输方式及其费用、税率和保险等方面的影响。

如果是海外项目从国内采购的装船物资,都需要按照出口标准进行重新包装,尤其是针对特殊材料要做到防雨、防晒、防潮、防挤压碰撞。在产品集港后要办理出境检验检疫和报关手续,集港时间受船期制约,船期受天气等自然环境的影响,给供货期造成很大的限制,因此,采购受到各种方面的影响。

(四) 产品采购信用风险大

在不同的国家,不同厂商在资金、信誉、经营方式和作风等方面各不相同,并且海外采购存在信息不对称的情况,对于厂商的信誉各方面因素不了解,如果遇到唯利是图的厂商或商,缺乏诚信,容易出现交货延迟、质量不满足要求等问题,因此采购风险较大。

以上特点的存在,都对采购的产品质量产生很大的影响。采购产品的质量主要是指采购产品满足明确和隐含需要的能力的特性总和,如性能、实用性、可信性(可用性、可靠性、维修性)、安全性、环境要求等。质量要素要求油公司在采购决策时既要把质量控制具体到采购部门自身的运行中去,在企业内部贯彻全面质量管理;又要考虑如何与供应商合作,不断改进采购产品的质量,同时要使供应商的其他行为合理化,为油公司在海外的正常运行提供良好的物资支持。

二、中国油公司海外采购产品质量控制方法

随着海外石油项目的增加,造成中国油公司出现了远离本土、环境复杂的情况,作为项目服务的物资支持部门必须采取积极的应对策略,势必保证采购产品能够更好的满足项目的需要。

(一) 严格管理产品供应商,从源头上控制采购产品质量

对于产品供应商的管理就是管理好从厂家到合同采购直至产品的验收的三个程序,把好关口是提高采购产品质量水平的首要要求。

在采购前,搞好前期的市场调查,对当地国家产品市场有充分的了解,尤其是对市场内的主要生产厂家实行考评动态管理,及时了解各生产企业的产品动向,形成货源稳定、质量保证、价格合理的产品供应商系列,保证油公司生产各类产品的需要和质量要求。

采购过程中,使用标准的采购合同。油公司在海外的采购因合同的条款不明确,质量纠纷时有发生,造成的损失较大,由于政治、文化等原因索赔相当困难,导致企业损失。在合同中明确“合同保证金”是提高和保证采购产品质量水平的好方法,保证金应是合同价格的20%左右较为合适。合同内容做到清晰、明确,严禁出现模糊条款。

采购后期,积极进行催货工作,严格推行质量验收制度,强化对采购产品质量的监督。合同签订后,在产品没有收到前,做好按期催货,监督产品的完成阶段,保证采购工作按照合同日期正常进行。收到产品后,严格推行质量验收制度,产品质量检验是质量控制手段的一个重要的方法,对所有采购产品必须按合同要求进行100%批次验收,产品验收内容不仅包括产品的外观和质量证件,还要对其内在质量进行检验。

(二) 增加采购产品监控力度,多方共同监控

加强产品质量监控力度,采购部门必须及时了解全企业对各类产品使用质量的反映情况,做好产品质量的跟踪记录,对不合格产品实施责任追究。

一方面,实行严格的采购质量责任制。做到“谁采购,谁负责”,采购人员对采购到的产品,必须做到和合同的规格型号,数量完全相符,经仓管员验收签章后,方可办理入库和报销手续。如有差错,采购人员应及时查明原因给予纠正,否则,对采购人员做出相应的惩罚。这样可以增强内部采购人员的责任,拒绝不合格产品流入企业。

另一方面,采用“请进来,走出去”策略,进一步优化产品资源,提高产品供应的整体质量价格水平。

“请进来”就是针对项目的实际情况,对采购金额大,质量要求特别的产品,必须实施招标采购,招标采购时要邀请使用部门、采购部门、当地主要供货单位三方同时参加,使用单位提出质量要求,主要供货单位对自身的产品进行详细说明报价,采购部门根据价格、产品质量等各个方面综合考察后,择优录取。

“走出去”就是采购部门要不断听取使用部门对产品质量等方面意见,建立信息反馈制度,各主要供货厂商实行等级管理,按照使用部门的评价对各供货厂商排列等级,等级排列连续靠后的厂家应要求退出石油市场,维护油公司的利益。

(三) 全面监察,重点突出,保证采购产品质量

油公司的海外采购产品种类繁多,技术要求严格,专业化程度高,少数产品受当地经济发展水平限制,采购市场面相对较窄,在采购产品质量监控中,其监察的工作方法是“全面检查,突出重点”。

对采购金额较大的重要产品进行全面监控,从供货厂家的选择、合同制定、合同签订、产品使用反馈等各个环节,都进行严格的管理,每一次采购后都认真总结采购过程,从中发现问题。

对一般性采购供应物资,在质量监控中,要根据质量的稳定情况,做出重点监控分析,即在使用过程中,选择特定的某种型号或者某种规格进行不定期的检查,在此基础上,根据全面全过程的产品检查质量结果,将供货厂商列入优胜劣汰的机制,将不合格供货厂商选出供货清单。

从整体发展形势来说,当前中国油公司的海外发展正处在飞速发展的阶段,业务规模急剧扩大,国际竞争力进一步加强。采购工作作为油公司海外发展的重要物资支持部门,要紧跟海外项目发展的需要,适应新特点,采取多种策略,形成系统的采购方法,服务于海外项目建设,彰显中国油公司的建设能力和知名度。

(李蕾,1974年生,河北人,中国石化集团国际勘探开发有限公司海外项目采办主管)