新形势下正确处理档案工作的几个关系

摘要：本文从档案宏观管理和微观指导；档案信息化和档案利用；"文档一体化"归档与档案保密；传统档案馆与数字档案馆的角度论述了当前形势下档案工作的几个关系。

关键词：档案；保密；文档一体化；数字档案馆

档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，其在国家经济、政治和文化生活中具有极其重要的地位。新形势下，在支撑信息产业发展的物质技术基础已经完备、信息产业形成和发展所需的宏观政策基本成型的条件下，做好重要信息资源的档案工作，是社会和经济发展的迫切需求。

1正确处理档案宏观管理和微观指导的关系

所谓宏观管理，即从制度、法规，业务规章的制定和实施层面加强档案工作的统筹管理。"统一领导，分级管理"是档案工作的基本原则之一，这是由档案自身属性和档案管理的科学性决定的，也是当前世界各国公认的档案整理理论来源原则的客观要求。所谓微观指导，即从档案业务管理的角度处理好档案收集、整理、价值鉴定、保管、统计和提供利用的6个环节，随着档案管理工作的逐步深入，甚至可以细分到档案信息化的存储、检索、分类、著录和标引等具体管理工作。档案管理部门的工作，就是要微观影响，服从宏观，注重宏观和微观的统一，处理好局部与整体、点与面的辩证统一，不能仅在宏观上把握大局，就要抛弃微观的影响；更不能注重微观的利益，就自然放大宏观的比重。我国档案管理工作的基本原则就是"集中统一地管理国家全部档案，维护档案的完整和安全，便于党和国家各项工作的利用。"所以本着这个原则，所有的档案宏观管理规则的制定，所有的档案法规和制度实施，都是为了更好地收集国家全部档案，这是大局，是目的，而具体的档案工作，包括档案室、档案馆、档案事业管理、档案教育和档案科学研究都属于档案微观指导的范畴，都是为了宏观管理服务，这是手段。目的与手段的高度统一，集中体现了整个档案事业的原则统一。

2档案信息化与档案利用的关系

在当前信息社会，信息已经成为人类社会赖以生存的重要资源，成为经济和社会发展的核心，信息化已成为衡量一个国家或地区经济和社会发展的重要标志[1]。档案作为信息的最基本和最可靠途径之一，档案信息资源已成为整个信息资源的重要组成部分，也是当代档案学理论研究和实践的核心任务。所谓"档案信息化"， 就是来源于档案的，达到一定规模并经过加工处理的有序化、系统化的有用信息的集合。它具备创造性、规模性、可开发性三大特点，其最终目的是提供利用[2]。由此可见，档案信息化的根本目的就是档案的提供利用工作，档案利用工作是考量档案工作成效的重要标杆，也是衡量档案工作质量高低的主要标准之一，人们之所以开展档案工作，就是要通过档案的收集、整理和保管等工作，积累档案信息资源并为现实工作服务，档案工作要始终贯穿为档案利用工作这条主线不动摇，没有档案的利用，档案工作就失去了其根本意义。

长期以来，我国的档案存储和利用模式一直是以纸质馆（室）藏和到馆（室）现场查阅为主。这种档案存储模式和利用模式受时间和空间影响的因素较大，极大地限制了档案信息资源的有效利用和共享，而当前信息社会中，信息传输的主要模式是以网络作为主要的传播媒介，利用网络实现同步传输和共享，不仅传播的速度大大提高，传递的信息量也超过了传统的纸质档案。鉴于以上共识，作为重要信息资源的档案信息，其利用手段，特别是存储和查询手段，必须紧跟时展步伐，实现信息化、数字化和网络化。

档案信息化侧重于档案信息资源的的开发和利用，其工作的重点在于通过对原始档案信息的挖掘和整序，使之成为系统的、完整的、稳定的、易用的、更有价值的信息资源，比如，通过对零散的原始档案文献的分析和整理，可以形成原文信息、目录信息、编研信息、统计信息和再生信息等。而档案数字化则强调档案信息存储载体介质的电子化，能被计算机识别的、由不同序列的"0"和"1"构成的形式，是以二进制代码为存储模式的信息。据此，档案信息化和档案数字化互为表里，没有系统可靠的档案信息化工作，档案的数字化信息将是无效的、杂乱的信息，反之，没有档案的数字化工作，档案的信息化也只停留在表面，同时，档案利用效率将大打折扣。

3"文档一体化"归档与档案保密的关系

影响电子档案保密工作的主要是计算机"黑客"入侵，"黑客"入侵可使网络上的数据、资料被窃失密，或被修改失效。如1994年一位黑客入侵美国五角大楼网站，窃取了美国作战模拟计划等五项机密军事档案，并试图侵入朝鲜半岛某处核设施电脑主机。尽管以后美国国防部每年花费30多亿美元防治黑客入侵，但每年仍有25万次之多的黑客入侵。

当前，随着办公自动化的兴起，在网络环境下，文件管理和档案管理实现一体化。办公自动化产生的电子文件，通过网络系统可以直接转变为电子档案。网络上电子档案的安全，主要是指网络上流转的数据、资料、文献等，在传输过程中没有任何改变、丢失和非法读取。电子（数字）档案和传统纸质档案相比，从保密的角度而言，电子（数字）档案所面临的困难和风险更大，造成在各个单位里对文件谈"网"色变，其根本原因在于电子档案的保密工作不仅对档案管理人员的政治素质、业务素质和保密意识要求较高，而且对网络安全、文件数据格式、源文件、密码保护技术和访问控制技术等一系列技术要求苛刻。由于档案信息价值的特殊性，注定造成保密和窃密工作斗争的长期性和复杂性，从而形成窃密技术和反窃密技术上"道高一尺魔高一丈"的格局，这种技术上的斗争局面具体表现为网络防火墙技术和防火墙渗透技术、电子档案数据格式保护技术和软件窃密技术、病毒开发植入技术和病毒检测清除技术、文件密码保护技术和文件密码解密技术、权限控制技术和权限破解技术等信息技术开发领域的反复博弈。信息技术倍增率（以摩尔定律为标志）把信息技术的发展归纳为遵循指数增长规律，对此，本规律给与人们对此领域技术增长积极的预见性[3]。

4传统档案馆与数字档案馆的关系

数字档案馆是一个建立在现代信息技术高度发展基础上，运用计算机、网络、多媒体等技术，对数字档案信息资源进行管理，提供网络检索和利用服务，实现超大规模资源共享的数字信息系统。数字档案馆建设的根本目的是利用网络优势和高效检索手段，方便、准确、及时的为用户提供档案信息资源，真正实现档案信息资源的社会共享[4]。由此可见，数字档案馆是依托传统档案馆的，并不是另起炉灶，其作为永久保管档案的主要场所和史料中心的地位不变，所做的核心工作就是对档案资源进行处理，并借助数字化手段，通过高速宽带通信网络设施的连接，提供给档案用户利用，数字档案馆是传统档案馆在信息资源提供利用和共享上实现的业务延伸和拓展。数字档案馆建设，从根本上改变了传统档案馆那种"等人上门"和"一对一"的服务形式，不但能为多个用户同时提供阅读、浏览、查询、检索等服务，而且还可以节约大量的重复性人工劳动，提高服务效率和服务质量。

参考文献：

[1]蒋笃运.河南高等教育信息化问题研究[M].郑州：郑州大学出版社，2003.

[2]魏铁瑛.档案信息资源公共服务能力问题之探讨[J].黑龙江档案，2011（5）：26.

[3]岳剑波.信息管理基础[M].北京：清华大学出版社，1999.

[4]耿志杰.数字档案馆个性化服务研究[D].桂林：广西民族大学，2007.