刍议民族地区高职院校的档案管理工作

摘 要 民族地区高职院校档案管理工作要适应加快现代职业教育体系建设的需要。介绍高职院校档案的概念，列举民族地区高职院校档案管理工作存在的问题，重点阐述民族地区职业院校档案管理工作措施。

关键词 高职院校；民族地区；档案管理。

中图分类号：G717 文献标识码：B

文章编号：1671-489X（2014）22-0075-02

“十二五”期间，为落实好少数民族事业“十二五”规划，加快发展民族地区职业教育，国家批准新建了一批适应区域经济规划发展及产业结构调整要求的职业院校。民族地区高职院校发展速度日渐加快，在档案建设上取得一定的进步。但随着办学规模的不断扩大，职业教育对档案管理工作提出更高的要求。民族地区高职院校应根据学校实际和档案管理具体工作，努力提高档案管理水平，以适应加快现代职业教育体系建设的需要。

1 高职院校档案简介

高职院校档案是记录高职院校各种活动信息的载体，是民族地区重要的文献信息资源，是高职院校及其师生员工从事发展规划、学科建设、教育教学、教研科研、文化活动直接形成的历史记录，是高职院校建立、发展和变化的反映。它能突出地反映我国高等职业教育的综合能力、水平，通过它可以了解高职院校发展变化的状况和过程，可以作为解决高职院校发展过程中遇到问题的依据。

2 民族地区高校档案管理工作现况

档案管理人员素质不高 目前，民族地区高职院校从事档案管理工作人员素质良莠不齐，档案管理专业人才匮乏，许多并不具备档案专业学历，对档案管理工作认识也不够，甚至没有经过正规的专业培训就上岗管理档案。在一些高职院校，是由办公室干事或秘书兼任档案管理工作人员，且变动频繁。还有一些民族地区的高职院校是由不同层次的学校（如成人高校、普通中专）合并而来，其档案管理人员的组成更是鱼龙混杂，档案管理水平参差不齐。

档案管理制度不健全 有的民族地区高职院校档案管理机制不健全，有的甚至连基本的规章制度也没有，有的虽然建立了档案管理规章制度，但也不够规范。有的高职院校收发文件手续很不健全，借阅文档仅靠口头打招呼，极易造成档案材料丢失，存在对档案管理工作认识不到位，管理分散，缺少监督机制，档案内容缺失，填写档案材料不规范等问题，导致档案整理、管理混乱，工作松懈呆滞。

档案材料收集不全面 部分民族地区高职院校没有把做好档案管理工作放到做好民族地区教育事业的高度去认识，存在“档案归档案，业务归业务”的错误认识。有的高职院校注重文件、学生成绩档案的收集，而忽视实物档案以及与学校有关资料的收集，影响高职院校的系统性和完整性。有的高职院校由于合校的原因，档案存在特定时间段丢失现象。部分档案管理工作人员缺乏及时归档意识，不做跟踪调查，导致档案收集工作缺乏力度。

档案作用未能有效显现 一些高职院校将档案部门设为行政部门的附属机构，认为档案管理工作只是收集文件材料，还没有真正认识到档案在高职院校发展过程中的实用价值，未能发挥档案的有效作用。尤其在一些经历过改革、合并、重组的民族地区高职院校，档案管理工作没有统一规划，不习惯通过历史资料和相关材料为高职院校自身发展提供服务、为社会人士提供服务。

3 民族地区职业院校档案管理工作措施

提高工作人员素质，加强档案队伍建设 高职院校要高度重视档案管理工作，单独设立档案室或是档案馆，也可以是档案科，并在部门主管领导下开展档案管理工作。同时稳定档案工作队伍，加强人事档案工作队伍建设，组织档案管理人员进行有针对性的学习和提高，通过学习示范性高职学院档案管理工作的先进经验，促使档案管理人员的业务能力不断提高。鼓励档案管理人员自学档案管理知识，进一步提高档案管理人员计算机操作能力和水平。还要通过事业单位招聘和合同制招聘引进档案管理专业人才，整体提升学校的档案管理人才素质。

档案管理人员应本着对少数民族事业和职业教育事业高度负责的态度，加强自身修养，及时了解专业最新发展动态，养成及时保管的意识和责任心，有效提高民族地区档案管理工作质量。同时，提高档案工作人员素质，加强档案队伍建设，既能满足档案管理工作具有长期积累实践经验的工作特点，又能满足民族地区职业院校自身发展的需要。

完善档案管理制度，规范管理档案材料 构建完善的档案管理制度可以从制度上保证民族地区高职院校档案管理工作的延续性。具体做法主要有系统学习《中华人民共和国档案法》，建立健全符合《档案法》等相关法律规定的学校管理制度，管理制度主要包括《学院档案管理工作规定》《学院档案保密制度》《学院档案管理人员岗位责任制》等，确保档案管理工作有序开展，管理规范。同时借助国家加大民族地区职业教育投入的东风，提高档案管理硬件建设，按职业院校评估标准要求建设好规范化的综合档案室，搞好档案配套保护措施。

档案管理人员还要根据所在民族地区特点，科学制定各类档案归档范围和编号方法，保管期限、分类方案的制定要请示主管领导，使档案工作做到规格齐全，内容完整，有据可循。高职院校档案的来源具有多样性，可建立鼓励机制，完善档案材料送交程序，档案管理人员及时调查档案来源及关联性，多种渠道学习交流。各教学和行政后勤部门要指定专人负责档案工作，保证档案的真实可靠性。

加大信息化建设力度，建立档案信息网路 高职院校要加快档案信息化建设力度，按照结构合理、功能完备、操作简便、安全可靠、技术先进的原则，建设完备的高职院校档案信息管理系统，及时调整信息化工作规划，推进学校内部各类档案信息的有效传递，结合校内外资源，逐步实现数据存储安全、档案管理科学化。既要严格遵守档案工作管理规范，又要利用好信息处理技术，也就是说风险防范意识要常谈，网络安全技术要好用。必须要采取行之有效的安全策略，做好响应预案，确保档案信息在收集整理、存储传输、查询使用等环节的安全性，从安全上保障好信息化建设。

高职院校还应革新技术手段和方法，充分发挥互联网的功能，科学管理各类档案资源，扩大档案利用范围。通过建立档案信息网站，并要求相关职能机构及时上传数据，以网页的途径提供档案信息服务，实现档案资源的网上咨询与查找及电子文件直接提供。档案管理的现代化及相关资料的网络化，可极大地提高档案管理工作的效率，推动档案事业实现跨越式发展。

转变档案管理观念，提高档案工作价值 民族地区高职院校档案管理要跟上学校专业建设和教学改革的步伐，为学校的职业教育制度建设、教学改革、发展规划及校企合作服务，同时也为学生就业提供真实材料。这就要求高职院校档案管理工作人员要转变以往被动的、消极的档案管理观念，充分利用互联网和移动客户端，完善相关信息的共享渠道。同时加强民族地区高职院校之间、高职院校与本地区科研单位之间及高职院校与社会各方面间的信息交流与沟通，建立高校、科研单位信息网络，以便有关部门在进行科学研究、成果鉴定、职称评定、科研开发和科学技术普及等活动中发挥档案材料的作用。

高职院校档案管理人员要提升创新意识和创新能力，找准位置发挥作用，优化档案服务措施，拓宽信息交流渠道，及时维护与更新档案信息，应把分散的或零星的信息整合成系统的、集中的档案信息，对于要录入的基础数据要尽可能做到完整、准确，不断提高服务水平和工作效率。这样可提升档案工作的自身价值，提升档案管理工作为学校全局服务、为民族地区区域经济发展服务的能力。

4 结语

相对于经济发达地区院校而言，民族地区高职院校办学困难，跟不上高等职业教育发展的步伐，就更加难以求生存求发展，但要想做好职业院校内涵建设，一定要本着以人为本的思想，不断摸索出一条适合本校档案管理的工作模式，从而推动民族地区少数民族事业和职业教育事业不断向前，早日建成民族地区现代职业教育体系。■

参考文献

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