谈民族地区高校的档案管理

摘 要：本文运用档案管理学原理，根据民族地区高校档案管理的实际，提出了一些看法，希望对民族地区高校档案建设起到一定的促进作用。

关键词：民族地区 高校 档案管理

随着高校规模的不断扩大，高等教育日趋大众化，特别是高校大规模的扩建校区、跨地区办学、吞并或合并其他院校，形成了机构重组，再加上专升本等等，这给档案工作人员提出了更高的要求。在当前形势下，我们应认真分析改革重组后高校档案工作所面对的一些新的问题，本着以人为本的思想，与时俱进、开拓创新，积极探索一条民族地区高校档案工作的建设之路，我认为应做好以下几个方面：

一、稳定高校档案管理队伍

在民族地区高校内，档案管理工作人员与教师在身份、待遇上有着明显的区别，属于教辅人员，并且要按时上下班，没有主观能动性，难免在心理上造成失衡，不安心于本职工作，导致工作死板、专业技术人员匮乏。而当前高校合并、重组给档案工作者提出了更高的要求，在这种新的形势下，稳定档案管理队伍势在必行。我认为应引进专业的技术人才，不要用过去的手工的老一套办法，应跟上时代，不断实行规范化、科学化管理，发挥综合效率。［１］

二、突出档案馆的综合性

民族地区高校的档案部门，多数是高校的行政部门的附属机构，不予重视。随着高校的改革、合并、重组，办学的观念、模式发生了转变，档案管理也应随之发生转变，不应局限于传统的收集存储，而应该突出其综合性，发挥档案的作用，为高校科研、学生学习、资料的查找提供服务平台。我们应建立综合性的档案馆，形成专门的机构，并由专人负责，进行系统的分类，便于各个层次的人员方便快捷地查找资料。高校规模扩大后，档案材料明显增多，没有一个统一的规划，档案管理有可能造成混乱，只有建立综合性的档案馆，将全校各部门的或个人手中零散的档案材料进行整体的动态的全宗管理，才能确保文件资料的及时归档，维护档案材料的完整性及安全性。［２］

三、搞好基层档案工作人员的素质建设

民族地区高校档案工作人员多数是本校教师的配偶和子弟，文化水平不高，对档案管理工作认识不够，因此必须加强基层档案工作人员的素质建设，才能满足高校发展的需要。首先，我们要从思想上对档案工作引起重视，定期学习国家颁布的《档案法》，了解最新最前沿的档案动态，掌握档案制作的规范、程序，同别的高校保持一致，与国际接轨。第二，对现有的工作人员要采取送出去的办法，通过学习其他高校先进的档案管理经验，从中找出自己的不足，不断提高工作人员的自身业务素质水平；另外还要引进一批档案管理专业的优秀人才，充实民族地区高校的档案管理队伍，提高其整体素质。第三，素质建设不仅包括业务素质，还包括政治素质。在当今社会，外界诱惑力太大，难免会造成档案工作人员的心理不平衡，整天面对枯燥繁琐的文件资料，档案工作人员没有过硬的政治素质难以守住职业操守。还要强调心理素质，要耐得住寂寞，坚持对党和人民高度负责的态度，加强自身的修养，培养档案工作兴趣爱好，以极大的热情投入到档案事业中去，安心工作。［３］

四、坚持同高校各项工作同步

档案资料是记录一所高校教学、科研及各项活动的史料，是今后总结交流、改进工作的主要依据。而档案资料一般来源于一线部门，一线部门如果不及时交上来，那将会影响到二线部门，如此下去将会造成恶性循环，档案馆就相对被动，短期内看不到什么效益。有时候领导或其他同志需要一个材料的时候，工作人员就有可能临时加班加点，忙得不亦乐乎，因此，我们必须要坚持材料及时归档同学校的各项工作同步进行，把档案管理的视线融入到学校的整体管理中，一些重要的文件精神、会议记录必要时通过行政干预强制执行。学校领导也应高度重视，明确各个部门及教务秘书等的职责范围，要划分责任人，配合档案馆的工作，并扩大档案资料收集的来源和渠道。档案馆的工作人员还要配合高校的教学科研，通过对档案资料的整理，从中提炼出有价值的东西，为领导的决策提出有力的帮助，不断向综合利用的高层次发展，替学校排忧解难，发挥它应有的作用。［４］档案馆的工作人员不应老是呆在办公室，应经常下到各个院系机关催收一线资料，并严格把关，严防临时抱佛脚，确保资料的真实可靠，各个部门也要紧密配合，共同完成档案馆的工作任务。

五、与时俱进，搞好民族地区高校档案管理的信息化、网络化等现代化建设

在当今以计算机网络为主要平台的信息社会中，高校档案资料实现信息化、网络化是提高档案管理效率的主要手段，它是时展的必然要求，使档案工作变得更加方便、快捷、正规，实现资源共享。目前民族地区的高校相继建立了校园网，同中国教育网互联，网上开通学校教学、管理、科研等等，为广大师生提供了更加有利于学习和工作的良好环境，高校档案馆也相继完成了由传统的纸质为载体形式的档案信息向机读档案信息的转变，并以磁盘、光盘作为储存信息的载体，向数字格式过渡。民族地区高校的档案工作人员应加强计算机方面的学习，大胆走出去，学习他人比较成熟的计算机管理系统，实现收集、整理、编目、检索、利用的自动化，提高服务和工作效率，促进各项规章制度的完善。但民族地区的高校普遍办学经费比较紧张，加上个别领导对档案馆的重视程度不够，导致用于档案馆网络化建设的经费更加有限，无法配置先进的计算机硬软件，档案馆内也缺乏既懂计算机技术又懂业务的复合型人才，这些都是制约高校档案馆网络化发展的障碍因素。［５］因此，我建议高校领导应引起重视，及时下拨经费，加强档案馆网络的软硬件建设，同时高薪引进优秀的档案管理人才，为档案馆的建设提供人力和物力保障。

结束语

民族地区的高校相对办学困难，但高校不跟上时代步伐更加难以求生存求发展，档案信息网络化是知识经济时展的必然，作为一个民族地区高校档案工作者，我倍感责任重大，我们应努力提高自身综合素质，做好档案工作，为学校的改革和发展做出自己应有的贡献。

参考文献:

[1] 谢开明，叶方莲.浅谈高校的档案管理[J].安康师专学报，2005，（2）.

[2] 何倩.新合并高校档案管理工作之浅探[J]. 科技咨询导报，2007，（15）.

[3] 万雪峰.浅议基层档案工作人员的素质建设[J]. 沈阳干部学刊，2007（4）.

[4] 钱惠燕.学校档案综合管理初探[J]. 云南档案，2007，（3）.

[5] 葛桂珍，苏亚民. 高校档案管理的现代化建设[J] . 科技创业月刊，2005，（1）.