电子邮件中文章推运的办法

作者：吕赛英 王维朗 单位：重庆大学期刊社

1加强期刊文献推送服务的必要性

2001年以来，信息推送模式成为我国图书情报界关注与讨论的热点，对信息推送的技术、内容、方式、应用和存在的问题等进行了研究[7]，尤其在数字图书馆信息推送中得到较多的实践，如浙江大学图书馆推出了入藏新书邮件推送服务[8]，西北工业大学图书馆对三大索引收录论文进行邮件推送服务等[9]。期刊拥有3支较大的队伍，即作者队伍、审稿专家队伍和编委队伍，他们是期刊文献潜在的用户群。由于用户以拉取模式获取期刊文献存在以上问题，笔者提出基于用户科研工作文献信息的需要，以电子邮件方式进行期刊文献的推送，以便用户能够及时获取和引用相关文献信息。这样可以宣传与推介期刊，转变服务理念，由过去的用户单向被动获取文献，到现在的期刊主动出击，从而加强用户与期刊的互动与合作,以实现“推”“拉”结合的方式，为用户提供更及时、主动和有针对性的文献服务，提升期刊文献的显示度、利用率和影响力。

2电子邮件系统进行期刊文献推送的策略

2.1用户数据库的建立

要向用户推送期刊文献，必须要有需求期刊文献用户的数据信息和电子邮件地址等，可以通过多种渠道准确获取用户的有关信息：一是通过编辑部的投审稿系统提取投稿作者及评审专家的信息，如用户姓名、研究方向及电子邮箱等；二是通过编委资源库获取相关编委的个人信息；三是通过行业学术会议的通讯录等提取相关专业学者的信息；四是通过高校院系网站获取专业学科带头人及有关学者的信息；五是与其他期刊编辑部进行资源互换，获取有关专家的信息。将收集到的用户数据（用户名、专业方向、电子邮箱等）建立在群发邮件工具Outlook（或OutlookExpress等）中，及时更新用户数据库，并将用户按照专业方向进行归类分组，不断挖掘和发现用户文献信息的需求。

2.2期刊文献的提取

已被录用并正式确定刊期的文章，经过编辑、排版、校对后，便可形成最终的电子版本，须尽快将期刊目次和正文转化为PDF格式等常用格式，再将相近专业的文献进行聚合分类，建立分组文件，并打包压缩。另外可将过往的期刊文献进行提取、分类和压缩。同时，将用户数据库与提取的文献信息进行关联，准备发送。2.3期刊文献的推送在垃圾邮件满天飞的状况下，为防止被当做垃圾信息过滤，就要在邮件模板设计时特别注意，邮件主题及内容描述力求准确，既要介绍刊物，又可欢迎赐稿；还建议已实行OA（开放获取）的期刊，将OA网址一并加入；语言表述还要体现个性化，以确保推送的质量。文献推送主要采用电子邮件的群发方式。目前可以群发邮件的软件较多，如Outlook、OutlookExpress、W3JMail等，要注意选择如可调用Outlook作为数据推送客户端，实现邮件推送服务的自动化，自动将期刊文献信息推送到用户邮箱。

3结语

电子邮件系统进行期刊文献的推送具有较强的针对性、及时性和可获取性等，方便了用户获取二次信息和原文。但用户太多又会增加工作量，建议先筛选一定的用户群，然后以点带面逐渐增加推送的范围。在信息传输过程中可能会受到附件大小、网络稳定性等条件的制约。目前，在图书馆界较多探讨了利用RSS来实现信息的推送服务，信息推送过程中融入Web挖掘技术进行信息资源的深层挖掘，全面考虑信息的准确性和用户的真正需求，因此，今后进行期刊文献的推送还可利用数据挖掘、网络分析等手段，为用户提供如研究热点等方面更深层次的服务。