浅议工程项目竣工资料的归档整理

摘要：竣工资料是对施工情况的记录，它真实反映了工程施工的全过程，反映了工程的内在质量。竣工资料的归档整理是一项系统工程，资料的收集、筛选、分类及整理是一项烦琐的工作，但由于得不到人们的重视，使得工作中出现一些问题。本文分析了工程项目竣工资料归档整理的重要性和现状，并探讨了相应的措施。

关键词：工程项目；竣工资料；归档整理

中图分类号：E271 文献标识码： A

一、工程项目竣工资料归档整理的重要性

竣工资料是项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。

（一）竣工资料是施工建设的重要内容

项目竣工文件的形成、收集、整理、归档始终贯穿于施工管理的全过程，是施工建设的重要内容。项目竣工文件的整理归档也是施工企业管理的重要组成部分。项目竣工文件不仅是工程项目整个施工活动中各种资料的汇总，也是每项工程施工技术管理工作的全面系统的总结，对以后的工程项目具有可借鉴性。项目竣工文件如施工记录、调试记录、试运签证等，其中详尽的记载了各种数据，具有查阅价值，对工程质量责任又有可追塑性。

（二）竣工文件管理是工程质量管理的重要内容

建设工程竣工文件管理是工程质量管理的重要内容。在国务院颁发的《建设工程质量管理条例》中把建设项目档案管理列入工程质量管理的重要内容，从而以法律条文的形式确立了建设项目档案管理在工程质量管理中的重要地位。工程质量管理的核心之一就是落实质量终身责任制，而工程档案是对质量责任落实情况的全面记载，所以，建设工程项目竣工文件实施管理的过程，就是对工程质量实施监督的具体过程，它是工程质量管理最基础、最有效的环节。

（三）竣工资料管理直接影响施工单位效益

现今是法治社会，无论是什么事情都讲究证据，假设工程竣工资料管理工作没有做好，缺失了项目变更相关文件，又或者是没有及时办好施工现场签证等，在结算阶段势必会对施工单位的经济利润产生重要影响。

（四）竣工资料的管理对项目材料的具体性与真实性有着重要影响

在以往相当长的时间里，很多建设项目的领导层面没有充分认识到竣工资料管理工作的重要意义，往往只是让某些不具备专门技术的工作人员来承担此项工作，这样会导致某些隐蔽项目没有得到详细的记录，又或者是没有严格按照相关规范进行记录，在竣工材料中缺乏技术含量，仅仅是施工的流水账，所以这种竣工资料也就无法真实反映建设项目的各种施工情况。另一方面，从事竣工资料整理工作技术人员的专业素质与敬业精神的高低也会影响到有质保材料的完整性、系统性，与此同时，建设项目竣工资料的具体程度与真实程度的高低也会将来可能出现的项目纠纷提供最好的佐证，因此对于保障施工单位合法权益提供重要保障。

二、工程项目竣工资料的归档整理的现状

在工程项目的实际操作中，由于施工任务重，项目部的重心倾向于工程质量、进度、资金使用等情况。竣工资料的整理落后于主体工程的进展，“重建设，轻资料”的现象屡见不鲜。工程竣工资料整理存在缺陷主要表现为如下几点：

（一）工程竣工资料缺乏规范性

工程竣工资料缺乏规范性，如原始资料填写上存在很多问题，“施工日期”按照科技档案有关要求，日期的填写方式有三种：第一种“2012年12月12日”；第二种“2012.12.12”；第三种“20121212”。前两种主要用于检查表格“日期”栏，第三种主要用于案卷目录。在填写时常犯的错误为“2012.12.12”，这是一种不规范填法。

（二）工程竣工资料缺乏完整性

由于部分项目部对工程竣工资料管理不严格，平时忽视一手资料的整理，直至工程竣工验收时才开始重视，这样难免导致资料变得杂乱无章、内容缺失以及签字手续不全等问题。同时也有项目部专业技术人员工作的频繁调动，移交手续又做的不全，造成竣工原始文件的遗失。工程竣工资料整理人员未经培训学习，缺少思想认识与资料整理技术规范的学习和理解，为尽快完成任务草草了事，为交差而交差，也是造成工程竣工资料缺失的重要原因。

（三）工程竣工资料缺乏真实性

由于工程竣工资料落后于主体工程的进展，这样势必会造成“闭门造车”。竣工资料是工程项目建设过程的真实写照，这种做法不仅是对工程质量的不负责，更是对自己责任与安全的不负责，而且这样做出来的工程竣工资料也是无法通过竣工验收的。

三、工程项目竣工资料的归档整理措施

（一）提高档案意识，将档案管理工作渗透到第一线

档案工作人员深入到施工现场第一线，介入到工程建设项目活动中，随时了解工程建设动态，参与工程建设项目的各项工程验收。对工程中所产生的资料认真检查，把好质量关。发现问题，及时提出整改要求，积极主动、有计划、有步骤地开展工程档案收集工作。保证在资料准确的基础上其资料的规范，符合竣工档案对资料的要求。在施工现场，档案工作人员加大档案的宣传力度，增强员工档案意识，在职工中树立档案是工程质量的组成部分的理念，使培训深入到各部室、各班组。实践证明，档案人员只有深入到基层管理各方面的工作中，才能将档案收集工作更深入开展下去，从而确保资料的完整性。

（二）建立健全项目档案管理制度

项目参建方的广泛性及不确定性，决定了对各参建方必须有一种规范的管理制度或办法。项目法人档案管理部门，在工程建设初期就应结合工程项目的实际情况，制定出相应的工程项目档案管理规定，明确勘察、设计、施工、监理、工程项目管理单位、档案管理部门在工程档案形成过程中各自应承担的职责。工程项目管理单位和监理单位，在工程项目开工前应结合项目实际，制定和颁发规范标准的一整套项目用的统一表格。各参建单位在项目的建设工程中应对各阶段档案资料进行有序管理，保证归档文件材料内容的准确、齐全、规范，才能保证整个建设项目竣工资料记录齐全、签署完备，各种保证资料真实可靠，竣工图与实物相符。

（三）将竣工文件整编列入工程进度计划

在制订工程进度计划时，应将每个分部分项工程竣工文件质量检查工作列入到该项工程单位工程进度计划中，并将其作为重要的网络节点来完成。对在整编资料中发现的“原件不齐全”“签证资料不齐全”“不规范”“不统一”等问题，应及时研究给予解决。相关部门要加强过程中的监督检查。各单位都要按标准去执行，不符合标准的文件要拒收，从源头上保证汇编资料的质量。

（四）严格把好竣工验收资料质量关

严格把好竣工验收资料质量关，使工程竣工验收资料充分发挥其凭证作用。工程竣工验收时，建设单位资料管理人员要会同施工单位工程项目上的资料管理人员，按照建筑工程档案管理归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案资料的验收、移交作为整个工程验收的下一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案资料的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，建设单位不结清尾款，以确保工程建设档案资料的完整、准确、系统。

结束语

总之，要保证工程竣工资料的完整、准确、系统、齐全，真实地记录和反映施工及竣工验收的全过程，就必须不断加强各部门、施工机组、兼职资料员的业务素质，才能保证“一流”竣工资料档案的形成。

参考文献

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