对文书档案进行科学化管理的策略分析

摘 要：文书档案是记录企业历史发展的一个文档形式，是企业资源管理体系中最重要的组成部分，各大小企业单位为了适应社会的发展需求与机遇和挑战，都在发展中不断调整自身的结构与管理模式，只有利用最新的管理模式，加强人员素质建设，采取现代化的技术手段等才能更科学、更高效的开展文书档案管理工作。

关键词：文书档案；管理；策略研究

随着社会的不断发展与进步，企业的实时发展内容日渐增多，其文书档案也日益繁杂，但从现状考虑，企业文书档案管理体系仍然不健全，这就在文书档案管理中出现了一些问题，所以，加大对文书档案管理工作的重视度，并结合相关部门进行随时调整，通过人员教育和设立健全的、系统的文书管理档案，并对其管理工作加以创新和实践是各大小企事业单位首要解决的问题。

一、新时期文书档案管理工作的发展现状

（一）管理人员普遍综合素质有待提高

在现今社会，文书档案管理工作系统和繁杂，从文书档案的形成到档案的确立，以及档案的归档，整个过程都琐碎而繁杂，尤其是归档时，要保证数据、案例等信息的准确无误，很多符号，哪怕一个小数点就会影响整个文书档案的正确性，是不可以掺杂虚假信息和错乱数据的，这对工作人员的要求就很高[1]。但是现在的问题在于，一些文书档案管理人员管理思维落后，个人综合素质不高以及专业管理水平较差，最后就导致文书档案在管理过程中出现了一系列的问题，这与现代社会的发展趋势和发展理念是不协调的，也不利于企业的健康、可持续发展。所以企业亟需一套行之有效的文书档案管理体系，需要培养一批专业水平较高，道德品质优秀的工作人员，并且需要对其进行人员的规范化操作和管理。

（二）文书档案管理工作系统不够规范

因为现在的文书档案管理工作系统不够科学、规范，所以致使文书档案在建档和归档时出现了很多问题。管理人员意识不高，管理水平落后，道德感和责任感不重，以及一些个人的利益驱使致使一些工作人员在资料搜集时就开始弄虚作假，文书档案一开始的建立就是错误的，信息不真实，此外，在文书归档过程中，因为对内容的要求比较多，有些工作人员在进行电脑输入时不够细致，因为一个小数点、一个公式的错误影响了整个文书的错误，这就是工作疏忽和管理失误。另外，因为系统不够规范，所以导致文书档案在选择时不够全面，很多重大事件、重大理念没有被采入文书档案中，文书档案内容空洞、简单，这样就不利于以后为企业查档服务。所以，在整个系统中，文书的准确性和质量性有待考察，迫切的需要实行系统的管理制度和工作责任制。

（三）文书档案管理方法落后

传统的文书档案管理工作主要采取“立案”的整理方式，基本上都是工作人员手工进行档案的搜集、建立、归档和检索工作[2]。这样的方式繁杂、琐碎，并且个人的影响因素很高。为了做好现代化的档案管理工作，把好质量关，就需要正视现在文书档案管理方法的落后性。传统的管理方法占用了大量的人力、物力，工作效率低下，这种形式下就需要不断调整管理方法，正确的使用现代化的方法和手段进行文书档案管理，因为只有系统的、科学性的、规范的现代化管理模式和方法才能节约人力、物力，并更好的适应社会和企业的发展需要。

二、新时期做好文书档案管理工作的策略研究

（一）提升文书档案管理工作的素质培养

要想提高档案工作管理工作的效率和质量，首要的任务就是加强文书档案管理人员的综合素质，要不断培训他们的业务水平，还应该进行素质教育和培养，让广大的文书档案工作者对该本职工作有较高的思想觉悟和责任感，除了要掌握扎实的库藏整理基本功外，还能够做到时刻检阅、勤加整合。文件的收、发登记是必须谨慎细致的。除了业务水平外，还应该注重工作人员的道德素养和职业操守，杜绝工作人员在进行文书档案建档和归档时出现，偷工减料，投机取巧的行为发生。这就需要管理层和相关部门建立健全的管理工作体系，制定相关的人员规范责任制度，明确划分人员的管理职责，并定期对员工进行岗内培训和岗外教育。在整个人员调整和改善过程中领导层也应该注重于员工之间的沟通，确保时刻掌握员工的心理动态和积极的工作想法和建议。只有业务素质和思想素养双提高了才能做到企业和员工的双赢局面。

（二）建立标准化的文书档案管理方法

根据企业的实际情况，建立一套系统的、科学的、标准化的管理是时代所需，企业发展的必然选择。加强对员工进行标准化的职业培训，建立相关的责任机制和区别各个员工的工作内容，这样才能确保档案的采编和资料的归档具有一定的系统性，并且一旦文书档案查阅出现错误，也可以及时的查找相关责任人。具体的方式、方法是在建档时统一进行工作任务分配，并在每一份文档上标明相关的工作人员姓名等，实行管理制度责任制，这样才能有效的提高员工的责任意识，细分工作后员工也会更加积极的开展工作，在以后的实践中也会节约时间、节约人员成本，避免工作的交互性[3]。建立标准化的管理，注重员工对于文书档案的质量管理，这样对于文书档案管理工作是极为有利的，对于日后的文书档案的检索效率也有着大大的提升作用。在很大程度上，建立标准化的管理对社会，对企业是有其深远影响意义的。

（三）运用现代化管理理念和管理方法

传统的文书档案管理很多都是手动的，在今后的发展中亟需引入一些现代化的管理模式和管理系统。采取高科技的文书档案管理设备，加强办公自动化技术水平，尽量规避工作失误，提高文档的准确性和安全系数。最好建立一些网络系统，并实行科学化的管理操作流程和模式。适当的调整办公系统，设置安全网络和高效网络，在对文书档案做到保密的基础上运用现代化的方式和方法以及设备去开展工作。至于管理层的管理理念也应该实时的进行调整，以适应社会的高速发展需要。

三、总结

文书档案是一种有据可查的历史凭证，是企业历史发展的真实记录，它直接影响着企业能否实现可持续发展。在新时期，文书档案的保密工作仍然是发展的首要前提，在此基础之上，建立专业化的管理团队和工作人才，并健全科学的档案管理方式和方法才能更好的整合企业内部资源，结合企业内、外部环境，大大的提高企业文书档案管理工作的质量，促进企业在社会中的良性发展。

参考文献：

[1]宋晓丽.对文书档案进行科学化管理的策略分析[J].办公室业务，2012（4S）：32-33.

[2]周青.对文书档案的科学化管理的对策探讨[J].卷宗，2015（4）：15-15.

[3]许琦.对文书档案科学化管理的思考[J].人力资源管理，2013（6）：258-260.