探析Excel软件在企业会计工作中的应用优势

摘要：目前excel软件成为企业财务人员数据处理的一种重要辅助程序，在会计日常业务中使用Excel，能够减轻会计从业者的工作负担，使会计人员从繁琐的数据核算中解脱出来，提高工作效率。

关键词：Excel应用；数据；图表

中图分类号：F23 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）11-0-01

目前，我国一部分企业解决会计核算问题是购买并使用通用财务软件。虽然利用财务软件解决会计核算问题既简单又方便，但由于软件购置维护开支较高，一些企业尤其是中小企业无法承受其高昂的费用，且随着企业的业务种类日益繁多，财务软件的设计功能有限，很难应付形形的中小企业的业务需要。因此，笔者认为，应该让会计人员了解更多的处理会计数据的工具――Excel软件，利用Excel在数据处理方面的天然优势，来弥补手工核算和通用财务软件会计核算的局限性。

一、Excel的强大功能

1.数据处理能力强。Excel不仅可以进行数据运算，还能对数据进行处理分析。程序本身自带的财务函数可以轻松计算相关财务指标，强大的数据处理功能足以帮助用户建立财务分析模型。另外，Excel支持VBA，利用VBA编Excel能够与绝大多数通用财务软件对接，获取数据便捷。

2.数据流动性强。Excel是当今应用最广泛的办公软件，易学易用，可方便地使用外部数据，借助于Excel函数可读取和输出多种格式的数据文件，从很多数据源包括通用财务软件的数据库中引人数据，节约获取基础数据的时间，降低错误率且提高效率。Excel或与市面上绝大多数财务软件进行数据对接，或通过简单的方式实现数据的转化的功能，为财务分析提供了充足的保障。

3.性价比高。Excel界面友好，操作简单。企业使用Excel软件可以避免购买商业财务软件带来的高额购置费用和培训成本。企业使用Excel开发的财务系统，研发时间短，资金耗费低，维护方便容易，加快了企业构建会计信息系统的脚步。

4.应用广泛。Excel不仅可以在财务方面应用，也可以在企业其他方面应用，且适用对象可以是决策层，也可以是管理层或事物层，这使得会计工作处理起来得心应手。

二、Excel较通用财务软件的优势

1.可弥补商业财务软件较差的通用性。由于企业涉及的行业、种类、规模各不相同，很难开发出一个适用于各个企业的通用财务软件，通常企业购买通用财务软件后需要根据自身的情况进行初始化设置，变通用软件为专用软件，才能进行日常业务的处理。另虽然市场上商业化的财务软件数量繁多，但功能却有异曲同工之妙，大都包括总账、薪资、固定资产、报表、存货、销售等一些子系统。Excel可直接使用，不用进行初始化设置，操作灵活，界面友好，能够和许多软件的数据库进行数据对接，且从各种数据源读取数据进行分析。

2.可与很多软件的数据库对接。通用财务软件各模块功能不匹配，难以与其他软件对接。通用财务软件的开发者一般不是专业的会计从业者，对于企业财务管理的需求没有吃透，导致软件存在功能瑕疵。例如：财务软件研发时，程序员依据功能按模块式开发，导致整个软件在最后的整合中，仅仅是各模块间的简单加总，没有做到真正的无缝链接，企业很难增加自己想要的功能等。各模块之间无法互相灵活进入，给操作人员使用带来不便。而Excel可以和大部分软件的数据库实现对接，各工作簿和工作表之间能快速地切换进行数据的引用链接。

3.Excel性价比高于通用财务软件。目前我国的企业规模大多数是中小企业，中小企业投资规模小，经营业务简单，没有投资筹资业务，会计信息的外部使用者一般是税务部门。中小企业的所有者通常也担任企业管理者，因此会计信息的内部使用者就是企业的所有者。从提供会计信息的成本角度考虑，中小企业资产、业务量相对较小，会计信息的需要仅限于日常经营中要用到的一些数据，企业主要关注现金日记账，银行日记账和应收、应付额，企业没有对会计信息进行深层次分析的需要。会计信息的使用者有限，不需要购买大型的商业财务软件。

在实现了会计信息系统的企业中，超过半数仍采用“核算型”财务软件，即简单地用电脑代替人脑从事会计核算工作。有少数企业采用“管理型”和“决策型”财务软件，企业采用ERP系统的比例更低。中小企业的业务规模有局限性，花大价钱购买大型会计信息系统软件，会增加企业自身的财务成本，且许多公司不需要多么复杂的系统，除购买费用外，培训、HR、实施成本、对接成本等也给企业带来一定的经济压力。即使一些企业启用了“管理型”或“决策型”会计信息系统的企业中，因为软件后期的维护管理不善，系统的更新升级的费用问题，会计电算化人员的知识技能、操作水平滞后，相应的软件培训没有同步，导致会计信息系统的使用不充分，部分模块闲置浪费，启用成本和产生的效益不对等。

目前普及率广，且技术成熟，成本低廉，几乎可以零成本完成整个的财务管理分析工作，帮助实现中小企业会计信息系统的功能。开发的会计信息系统有着不可比拟的优点，可以大大减轻了企业的成本压力：首先开发周期短、费用少，对开发者要求不高，只需具备会计知识和Excel知识就可自行开发，不需要高级程序员、数据分析员等专用人才。会计人员使用Excel软件能够方便地处理会计日常业务，避免陷入繁琐数据的“沼泽”，能绕过大量编程工作。除基础信息是文字录入外，后续的日常工作中可以通过数据有效性设置和函数、公式等工具使用，通过“选择”录入，一方面可以减少文字录入的工作强度，另一方面可以减少错误机率。最后，维护方面灵活简单，费用低廉，一般用户都能够自行进行维护，保障数据正常运行和系统的稳定，节约大笔的维护费用。Excel的天然优势更适合中小企业，且应用的广泛性和统一性，可以有效的和所有企业交流财务信息。

如今的会计工作中， Excel软件的应用受到许多注重成本控制和讲求工作时效的中小企业的关注，在会计领域得到了充分应用。Excel不单为企业高层提供完整准确的经济数据，而且在企业的其他业务领域充当着重要角色。许多企业充分利用Excel的电子表格及数据处理功能，逐步代替了传统的手工会计核算方式。另外，普及的Excel平台能灵活方便地提高企业会计人员的业务能力。

综上所述，根据我国大部分企业经营规模，建立一个成本低廉、简单方便，符合自身经营规模的Excel会计信息系统，是我国企业加快提高自身工作效率和管理水平行之有效的方式，且符合中小企业管理现状。

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