工程项目外部管理环境浅释

简要：本文根据作者的管理经验对项目管理中项目经理如何处理好与项目相关的各单位的关系进行了分析，各相关单位在项目建设中的角色不同，关注的重点不同，所起到的作用不同，作为项目的管理者在处理这些关系时所采取的方式、方法及尺度也就不同。处理好项目的外部管理环境，对建设好一个优质的项目至关重要。

关键词： 项目业主项目监理项目设计 项目审计 项目内部管理环境 项目的外部管理环境项目的政府监督

Brief: in this paper, according to the author's management experience in project management, project manager how to handle the relationship between the related to the project units are analyzed, and the role of the relevant units in the project construction, the focus is different, different play a role, as a project manager in handling the relationship between the way, method and measure are different. Deal with the external management environment of the project, is very important to build a high quality project.

Keywords: project owners project supervision, project design project audit projects internal management environment of the external management environment government supervision of the project

中图分类号：TU71文献标识码：A

项目管理的定义是：项目的管理者，在有限的资源约束下，运用系统的观点、方法和理论，对项目涉及的全部工作进行有效地管理。即从项目的投资决策开始到项目结束的全过程进行计划、组织、指挥、协调、控制和评价，以实现项目的目标。一个完整的建筑工程项目在完成前期的投标，中标签署合同进场后，一般就由一个施工企业的公司级管理转移到了项目的管理，项目的管理班子就正式对项目的建设进行研究、策划和实施，本文主要针对项目管理班子如何处理好与项

作者单位：北京金港机场建设有限责任公司第四分公司 邮编：10071

作者简介：杜志强 男 1968.9 大学本科 高级工程师 一级注册建造师 任第四公司副经理

目相关的外部管理环境进行浅述，以期达到抛砖引玉的效果。使建设

项目的管理者能系统的去思考项目管理这一区间段的问题，并有理有节的去处理好，为项目的顺利建设保驾护航。

项目的内部管理环境：本文界定为一个建设项目的内部组织和管理，包括建筑企业对项目班子的管理。项目的外部管理环境：本文界定为与建设项目相关的各个层面的相关单位，包括：项目业主、项目监理、项目设计、项目审计、项目政府监督中的消防、质量监督站等。

当然一个建设项目的相关单位远不止这几个，只是相对其他单位这几个单位和项目的建设关系更为密切，处理好和他们的关系对项目的顺利建设至关重要。

项目的外部管理环境图示：

项目内部

管理环境

一、项目业主：

项目业主定义：是未来工程项目的所有者和建设市场上的买方，对项目目标实现起主导作用，是工程项目的责任主体。鉴于项目业主的地位，可以理解为项目的管理班子是为业主提供服务的。因此需要按照提供“优质服务并获取合理报酬”的心理定位去处理好和业主的关系。

合同梳理：

项目建设合同是项目的核心文件，项目班子必须和项目业主就合同中的界定达成共识，通过对合同的条款分析，对于容易产生看法分歧的重要条款提前进行沟通，比如：项目的变更条款，项目的进度款支付条款，项目的结算及审计条款等。项目的变更条款直接涉及到施工企业的核心利益，项目的进度款支付直接影响项目的组织和进展，结算和审计是在项目建设初期就应该和业主讲清楚并达成共识的，否则项目完成后或项目建设中再去沟通，一旦出现按照结算和审计要求必须留有证据而没有留下证据的情况，将给施工企业造成直接的损失。

企业形象及内部管理展示：

企业形象在一个具体项目上主要体现为项目班子对项目组织的形

象，项目部的企业CI执行情况，项目班子成员的言谈举止，项目的安全文明施工情况，项目部的各项规章制度，项目的资料管理与往来文件的处理。这些工作的展示，往往可以使业主在心理上，认可项目的建设班子来源于正规的企业。为以后的项目沟通打下基础，同时建立起和业主平等交流的平台。

沟通管理：

和业主的沟通会贯穿在整个项目的建设中，这类的沟通包括：汇

报、情感交流、解释及尊重、执行。汇报主要是指在项目建设过程中合同以外的内容、项目现场其他施工单位的协调、内部管理范围以外的事务等。及时汇报的目的是让业主早准备、早处理，保障项目建设各个工作面的连续进行。情感交流是项目管理中很重要的一个方面，情感是一个无法界定的东西，但有时却对项目的进展起到举足轻重的作用。情感交流的心理定位是“服务、尊重”。往往业主的要求是非专业的，这就需要项目管理班子合理的解释，所谓合理解释一定要在给予对方充分尊重的基础上进行。绝不能出现“你不懂”“你没明白”等这类词语。节日更是需要有合理合法的慰问和祝贺。对业主合同范围外安排的事务，要站在提供好服务的角度去处理，同时提出合理的补偿要求，而不能置之不理。

（四）变更的处理：

变更是项目管理中必须处理好的事务，是项目结算时合同的组成部分，往往可以给企业带来直接的经济效益。变更的界定必须依据合同组成文件，招投标文件、设计图纸、合同及协议书。变更的处理要以文字依据为主，同时合理的对待口头承诺，对已经开始实施的变更一定要在其完成之前，落实好书面依据。

(五)竣工验收和结算

项目的整体竣工验收由业主组织，建设项目的验收是检验建筑企业劳动成果的时候，验收时所提出的的问题必须修改完成后才能签署竣工验收报告。因此验收时不能提出颠覆性的问题。如某某项目地基土回填没按要求进行，主体结构施工时楼板钢筋位置偏差、间距不均匀等这一类的问题。一旦有这类建筑业通病性质的问题出现，必须和验收小组解释沟通，不能写进验收报告。因为这样的问题提出来后很难关闭。在验收报告出来后，必须按要求组织人力、物力进行整改。整改完成并通过复验后项目才算正式竣工。竣工后的项目结算对建筑企业来讲是项目建设的最重要环节之一，项目部应及时安排专人，采取“人盯人”的策略。一般项目建设项目都需要签署许多结算文件，一旦项目结束，业主方的建设班子往往处于散漫状态，必须派专人去处理项目的结算文件，只有业主方的结算程序文件签署完成才能进行审计结算。

二、项目监理

项目监理是监理单位派驻工程项目负责履行委托监理合同的组织机构。一般称为“项目监理部”、“监理公司分部”“监理公司分处”等。 项目监理机构是由项目总监理工程师领导的，受监理企业法定代表人委派，接受企业职能部门的业务指导、监督与核查的，派驻工程建设项目实施现场的、执行项目监理任务的派出组织。

一般业务性沟通

项目部与监理部之间是直接的业务关系，工程的报验、检查、质

量评定、工程进度报告、进度款的签署等等。在业务层面，应当服从监理的监督，进行正常的项目报建手续。报验资料必须做到与工程建设同步。对于隐蔽工程必须做到监理签字后才能进行下道工序，这个环节往往容易和监理产生摩擦，给企业造成不必要的损失。

请教与汇报

一般项目的总监理工程师或专业监理工程师工程专业知识和工

程管理经验都比较丰富，项目班子在施工组织设计、专项技术方案、项目进度计划等技术文件送监理正式审核前应先和监理协商。多听取监理的合理化意见和建议，让监理有充足的时间理解你的设想，也会使以后的报审过程顺利。报验是项目建设中的常态工作，也是各专业监理工程师行使权力的过程。报验前的预检查是保证报验一次通过的关键。遇到工程建设中的技术难点应该及时向监理汇报，比如在主体施工中梁柱节点因钢筋多并相互交叉，直接造成钢筋间距出现偏差、保护层厚度不够等问题。类似的问题只有提前提出、汇报、并采取相应保证措施后，才能保证监理验收时能一次通过。

沟通管理

项目部和监理的沟通有和业主沟通相同的地方，比如企业形象展

示、项目部管理展示是必须的。监理的主要工作是“三控”“三管”“一协调”，因此和监理的沟通更多的是在技术层面。这就要求项目部的专业工程师在充分理解和掌握图纸内容的前提下，多去和对口的专业监理工程师交流。因为彼此的立场不同，对同样一个问题的观点往往是不同的。只有通过提前交流才能实现，在正式施工前达成一致的看法，才不至于产生颠覆性的矛盾。在和监理的交流过程中要充分尊重监理提出的意见并认真对待。绝不能因为看法不同而相互诋毁，导致产生情感层面的隔阂。

矛盾的化解

项目建设过程中和监理产生矛盾是不可避免的。矛盾的化解首先

要在当事人本身的层面上解决，其次是通过总监协调，再次才是通过业主协调。一定要本着这样的原则去处理。对于项目部员工的错误，绝不能姑息，需要按制度处理的必须处理，并通报项目监理部。但往往个体之间的矛盾很难化解，这就需要项目部进行必要的人员调换，以保证和项目监理部的良好关系。

三、项目设计

设计单位在项目上是外协单位，项目前期设计完成以后，和业主之间的合同关系基本完成。所剩余的主要工作是设计的现场服务。现场服务的内容主要包括以下几个方面：设计交底和图纸会审、参加地基基础验收、主体验收、项目竣工验收、解决施工现场的实际问题，设计修改，签署影响结构安全的工程变更，参与处理工程事故。从项目设计在项目上的工作内容看，设计虽然不在项目现场办公，但项目设计是施工项目部必须认真对待的关键一方。

充分利用好图纸会审和设计交底

图纸会审和设计交底往往是设计单位在项目上的第一次亮相，图

纸会审一般由业主方组织。图纸会审前，项目部必须把图纸中的问题书面汇总并提前提交给设计单位。对于图纸中的错误、疑问、需要修改的问题在图纸会审中逐条落实。另外，会后一定要通过这个机会进行情感的交流。对于无法在交底会上的提出的问题私下和设计交换意见。争取通过本次沟通，达到了解设计意图，在施工难点上得到设计的支持，了解清楚设计的分工和各专业的联系方式等。

设计变更和工程变更

设计修改是工程建设过程中不可避免的，但设计修改的下发时

间有两个，现场实体施工完成前和现场施工完成后。如果拿到设计修改，现场还没有施工。那么改变施工方案，按设计修改组织施工即可。但如果工程实体已经完成，设计修改的落实就比较困难。涉及到工程的返工、工期的顺延、造价的调整等一系列问题。因此应尽力避免此类设计修改的发生。对此项目部能做到的，是将施工进度及时告知专业设计人员，这样就可以及时得到设计即将修改的反馈。及时和业主沟通，避免损失。

验收中的沟通技巧

项目验收中设计是签字方之一。从施工图到工程实体，往往和

设计师起初的想象有出入。只要是按图纸、规范、施工工艺施工的，就应该提前和设计师交流，得到他的认可。而不能让他把这种顾虑在验收会上提出来。另外设计往往到现场来的次数少，这就需要项目部将项目的建设过程多做介绍。让设计更多的了解过程，从而获得设计的理解。对监理和业主方提出的问题，往往需要在这个时候得到设计的支持，如果有设计的支持，这些问题往往更好解决。

四、项目的政府监督

政府质量监督的性质属于行政执法行为，是政府为了保证建设工程质量，保护人民群众生命和财产安全，维护公众利益，依据国家法律、法规和工程建设强制性标准，对责任主体和有关机构履行质量责任的行为以及工程实体质量进行的监督检查。

一般的建设项目所遇到的政府监督包括质量监督站和消防。质量监督站，主要针对项目建设规程中的强制条款部分进行监督和管理，一般项目都应有项目监督书，在项目监督书上监督站对需要监督的部位和工序都列的很清楚。项目部必须按照监督书的要求执行，在需要监督的部位提前报告质量监督站。对监督站在监督过程中提出的问题，应不折不扣的修改。消防是个特殊的专业，按我国的现行法律，一般由消防总队或消防支队负责。涉及到施工部分的内容主要是：消防工程材料的选择和消防专业施工队伍的确定。往往这两部分工作都需要征求消防部门的意见。按照消防部门的要求采购材料和确定队伍，才能保证项目的正常施工和验收。

五、项目审计

工程项目审计是指对单项工程项目从投标、中标、组织施工到竣工交付使用全过程的经济活动和管理进行的审计，并对其最终绩效进行评价。它包括了内控制度、财务收支、经济效益、经济责任等内容，是一项综合性的高层次审计。工程项目审计实施过程就是实现项目审计目的的过程。这一过程具有一般审计项目共有的实施程序：即下达审计通知书，制定审计方案，组织实施审计，编写审计报告，交换审计意见等。严格按审计工作规范程序实施审计是控制审计质量和降低审计风险的必要保证。

从以上的定义可以看出，施工审计只是项目审计的一部分，审计单位由业主聘请，一般施工合同中都有规定，合同的最终价以审计单位最终审定的为准。

提供完整的审计所需文件

审计是讲究证据的，因此一个项目完工进入审计阶段须提供完

整的审计资料，并安排专人和审计结对。对于设计修改、工程变更和签证，必须签字完备。对于审计需要定价的条款，有造价文件要求的优先按造价文件执行。没有的文件要求的必须和业主及监理单位商定后，形成书面文件提交给审计方。对审计中提出的建筑定额层面的问题必须派造价专业人员去和审计沟通，所派人员须对现场熟悉并对施工工艺了解。这样才能更好和对方沟通并说服对方。

施工过程的审计跟踪

一般的审计单位都是在项目结束后才介入工程，但如果业主单位

对项目的审计单位确定的早，项目部在施工过程中遇到变更等问题时，需要及时将审计人员请到现场。让他充分的了解施工过程。这样可以为项目的后期审计提供帮助。如果遇到需要重新定价一类的问题，项目部更需要和审计沟通，提前了解审计的规定，防止工作完成后因审计定价低而造成项目亏损。

综上所述：完成好一个建设项目，对于项目部来说，绝对不是只把内部管理搞好就能完成的任务。项目经理是整个项目管理班子的灵魂和总指挥，项目部的所有成员只有和项目经理同心同力，才能把一个建设项目管理好，既取得经济效益又取得社会效益。