S―A框架下ERP财务会计模块应用分析

一、引言

企业资源计划系统，简称ERP系统，是企业提升核心竞争力，优化业务流程，降低生产成本，提高运转效率的重要信息化管理工具之一。近年来，发展低碳经济已成为全球共识，新能源行业也快速发展起来。“十二五”规划纲要中提出建设资源节约型、环境友好型社会发展，新能源具有清洁无污染或低污染等特点，推动新能源行业发展是建立循环、可持续经济的有力保障。本文将以A公司为例对风电新能源装备制造企业ERP实施进行分析和研究实施展开特定研究。

A有限责任公司（以下简称“A公司”）是一家产品种类齐全，生产和业务跨地域，发展迅速，拥有上下游关键零部件全产业链的大型风电新能源装备制造集团化企业，同时，企业提品相关配套咨询技术服务和解决方案，拥有多家子公司，并逐渐形成全球性的销售服务网络，其部分产品已实现海外就地生产和整装，迈出了跨越式发展步伐。得益于国家相关政策的支持和鼓励，A公司发展迅速，订单猛增，企业生产业务繁重，但当前企业的大部分业务操作仍依靠简单的手工或办公应用软件完成，企业信息化水平远远落后于企业的发展速度，业务处理速度严重滞后，已经成为当前企业快速发展的障碍。企业管理者意识到必须通过管理革新才能突破企业发展的瓶颈，提高企业作业效率，才能为企业快速稳健的发展保驾护航。基于企业的快速发展，A公司急需建立一个可以成功提高企业信息化水平，提升公司管理水平，加快业务操作处理速度，使企业内部运转速度能与企业整体发展速度匹配的综合管理信息系统，ERP系统的引进成为企业管理者当前的重要任务之一。ERP系统以财务管控为核心，使零部件供应链、车间生产装配和销售服务等公司各个环节系统地有机结合在一起，实现产、销、存的一体化管理，使企业内外部业务产生正面的协同效应，从而提升公司运作效率，进而使ERP系统成为企业管理者有效管控企业的重要信息化平台和工具。

根据企业实施愿景和实际业务发展需求，公司最终选择了SAP的ERP系统，此次ERP实施项目以企业业务基础为导向，在母、子公司同时实施多个核心模块，包括财务会计FI、管理会计CO（Controlling）、物料管理MM（Material Management）、生产计划PP（Production Planning）、商务智能BI（Business Intelligence）、质量管理QM（Quality Management）和销售分销SD（Sales and Distribution）等。在ERP中财务管理是核心的功能模块，因为财务管理的对象是企业的资金流，是企业运营效果和效率的衡量和直接表现，所以财务模块一直是各行业在实施ERP时的核心模块和关注重点。在本实施案例中，根据企业业务现状及发展规划，制定了全面的企业财务问题解决方案，如图1所示。

SAP的ERP系统将FI财务会计模块划分为总账GL（General Ledger）、应收账款AR（Accounting Receivable）、应付账款AP（Accounting Payable）和固定资产管理AM（Asset Management）等几大子模块，下文将针对这些子模块展开详细分析和研。

二、GL总账子模块系统实施

总账子模块主要对记账凭证的输入和登记进行处理，除此之外，还需要对日记账的输出、明细账和总分类账进行处理，对会计报表进行编制。总账是会计账务人员通过一定的方式来对企业发生的交易进行记录，而主要方式就是分录，这些交易记录就是所谓的日记账，在记录日记账的时候，应该保证借贷平衡，而且要以时序的方式来对其进行记录，在每个时间段，会计账务人员就需要把日记账里面记录的分录依次记录到会计科目中的分类账里面，即过账。然后就可以对电子表格进行编制，这就可以检查借贷是否平衡，在会计期间结束的时候，会计人员就需要做结账这一项工作，然后编制损益表、资产负债表及相应的财务会计报表，为公司管理者提供财务信息。

（一）GL总账子模块存在的问题 公司原来使用的财务系统仅仅起到了模拟手工记账的作用，系统功能仅限于记录分录数据，而各业务部门之间几乎很少集成，关联部门之间的数据传递还基本保留在原始的纸质材料传递，财务不能实时反映商务采购、销售发货、库存产品和在制品等信息，从而并不能为决策者提供最实时的数据参考，从而使财务数据很难有效发挥其应有的作用。

（二）GL总账子模块实施后代表性成效 （1）会计科目主数据维护流程：会计科目主数据维护流程主要描述了在进行日常业务处理前设置会计科目体系结构的操作过程，详细描述了从提出维护请求到集团会计科目维护判断，经过审批、信息反馈、判断会计科目类型和维护类型过程，直至在系统中执行相关模块完成会计科目删除、冻结、创建或更改的整个环节。下面将举例说明会计科目主数据的创建流程。财务部各岗位会计根据填制凭证需求提出增加科目主数据屯请，财务部总账会计在系统中查询己有的科目是否满足核算要求，判断是否需要创建，对不需要创建的科目结果通知中请人，需要创建的科目最终传递到集团数据维护员做科目创建。流程如图2所示。在此会计科目主数据维护流程重组前，公司会计科目主数据创建由财务部有关经办会计直接查找创建，从而造成系统中会计科目出现名称不同而实际代表意义却相同的情况，造成会计科目出现一定的混淆，浪费了大量时间进行核账工作。经过流程分析后，找出了该流程存在的关键问题，并进一步明确了各岗位的职责和权限，从而有效避免了上述问题的发生，节约了大量的工作时间，使得工作效率大大提高。

（2）总账费用查询功能。菜单选择路径：会计控制成本中心会计信息系统工具报表制作器报表显示，或者直接输入执行代码：GRR3。通过执行总账费用查询报表功能，可以非常方便地对财务信息，如管理费用、制造费用、销售费用等进行分类归账查询，很好地解决了之前财务不能实时反映商务采购、销售发货、库存产品和在制品等一系列数据不一致问题，从而能实时地为企业管理者提供最新的数据参考。

（3）GL总账子模块管理变革。ERP系统的实施是一项管理思想的革新，任何革新都必须基于每个企业的实际业务，通过财务GL总账子模块的流程优化或重组，使得应收应付等业务数据能自动集成到总账中，大大提高了总账处理效率，可以总结归纳出在GL总账子模块革新前、革新后的管理变化，同时进行收益和代表性流程体现分析。

三、AR应收账款子模块系统实施

应收账款子模块主要是指企业在做销售产品、提供劳务这些业务的时候，应该对向客户收取款项规定在一个期限里，大多都是在一个营业周期内，是企业应收的客户账款业务，包括应收账款、其他应收款、预收账款、应收票据。这和客户订单和发票处理这些业务有很紧密的联系，并且在一定程度上使其自动生成记账凭证，然后再导入总账子模块。作为现代营销管理的重要组成部分，应收账款就显得尤为重要，加强对应收账款的管理，不仅可以加快企业资金的周转速度，还能让资金的使用率得到一定的提高，除此之外，还能够对风险起到一定的防范作用，保护投资者利益，从而让企业的经济效益得到有效提高。

（一）AR应收账款子模块存在的问题 目前公司应收账款主要为现金形式，所以流程处理非常简单，公司原来把应收账款的处理当作总账里的一笔日记账进行处理，但是它具体的业务流程和总账的处理流程相同。但是这种应收账款的管理方式有一定的缺陷，那就是公司要想对客户进行跟踪管理，那是非常困难的，因为客户的信息只在两个地方有所记录，一个是公司的销售部门，另一个就是日记账上的一笔分录，所以要想更多的了解客户，还没有其他方法的，只能通过销售部门来进行管理，这样就使得坏账发生的可能性大大增加；财务在进行账务处理时，没有办法正确的分析应收账款的账龄，因为它没有指定到具体的发票上，所以这就造成无法跟踪客户的交易情况和收款情况这些后果，这对管理应收账款是非常不利的。

（二）AR应收账款子模块实施后代表性成效

（1）客户对账流程：应收子模块的客户对账流程主要描述了客户、企业销售部门、企业财务部门之间的信息核对过程，在企业内部表现为企业财务部与销售部门客户经理的业务往来，通过往来询证函核对客户名称信息、客户付款形式、付款金额所对应业务的信息差异。财务部销售/往来会计在系统中导出与客户的往来明细，根据往来明细填制往来询证函，客户经理负责按询证函进行核对，对往来情况做出必要差异分析，财务部销售/往来会计对往来差异做出调节，客户经理负责落实差异情况，最后总账会计进行修改，并将客户付款时间、金额等信息录入系统，以便日后进行账龄、欠款和回款分析。流程如图3所示。在该流程进行业务流程重组前，由于客户信息仅在销售部门存储，公司基本无法对客户进行跟踪管理，财务部很难对应收账款进行账龄分析，增加了坏账发生的可能性。通过客户对账流程的建立，并创造性地使用了《往来询证函》这一信息传递形式，有效地对客户付款信息进行跟踪和记录，留下信息痕迹，从而十分有利于对应收账款的管理，把坏账的风险降到最低。

（2）凭证信息跟踪功能：菜单选择路径：后勤销售和分销销售订单显示，或者直接输入执行代码：VA03。凭证信息跟踪功能可以使财务部及企业管理者很清晰地从系统中跟踪到具体合同执行情况，包括产品是否发运、客户是否己收获、客户付款情况等等，通过系统的实施，共享应付子模块信息，可以有效节省信息传递时间，从而提高企业效率。

四、AP应付账款子模块系统实施

对于应付账款来说，它不仅包括发票管理和供应商管理，还包括支票管理和账龄分析，总的来说，它就是指企业支付应付购货款的一些业务。企业为了建立良好的供应商关系，就需要对应付账款进行管理，以保证交货、付款和合同条款的实施，保证确保发票的准确性，还可以使用一些战略来增加企业的盈利。

（一）AP应付账款子模块存在的问题 对于公司以前的应付账款管理流程来说，都是由有需求的部门对采购申请单进行填写，如果部门领导批准了，那就可以由经办人来采购，一旦货品到货，财务部门就需要付款，并且还要在日记账上记录该笔采购业务。作为一个付款和记录业务的部门，财务部门承担着非常重要的作用，当财务部门收集应付账款的票据之后，需要对货品进行确认，然后把票据作为入账依据，在支付完成之后，就需要把银行付款单据当作付款凭证入账，再对凭证进行编号。如果经办人员审核了供应商开出的发票，那就应该把它交给会计，让会计对货品的价格和数量进行审核，最后再由出纳登记这笔账务。通过这种管理方式，财务部门不应该总纠结在哪张发票上，而应该针对供应商，为了有效的减少企业的风险，那就应该对应付款详细管理。如果是货物已经到了，但是还有一些手续不完全，那就不应该入账，而是在月底的时候和仓库的货物进行核对，再统一记账，这才能准确的反映出账务的实际情况。与此同时，虽然公司有商务部主管采购，但仍存在大量的部门自行采购行为，缺乏对供应商的统一管理，部门之间的采购业务联系不够紧密，如果公司完成了付款业务，那么也很难在财务中查到相关的信息，更加无法对供应商的地点和一些信息进行管理，所以对于跟踪供应商来说，是非常困难的。

（二）AP应付账款子模块实施后代表性成效

（1）采购付款清账流程：采购付款清账流程主要描述了审核付款和付款后制作采购付款凭证以及整个清账的过程。详细定义了审核录入系统付款计划和根据付款单据清账的整个操作环节。商务部报账专干在系统中录入付款申请表、结算申请单，财务部会计对已达的单据进行审核，审核通过后，财务出纳员及时进行付款，系统自动进行结算和清账过程。在该流程进行业务流程重组前，存在大量的部门自行采购行为，缺乏对供应商的统一管理，部门之间的采购业务相对独立，信息不能充分共享，更不利于企业采购监管，从而使得公司采购管理较为混乱，同时，给财务付款清账带来麻烦，影响了企业与供应商之间的关系。流程重组后，公司采购行为统一由商务部负责和执行，实现了对采购活动过程的集中监管，加快了财务付款清账作业时间，提高了企业生产效率。

（2）采购收货发票校验功能：菜单选择路径：后勤物料管理后勤发票校验凭证输入输入发票或者直接输入执行代码：MIRO。采购收货发票校验功能用于应付会计根据采购部门提供单据，在系统执行采购发票校验，生成应付款的处理过程。该功能可以清晰地显示供应商信息以及发票对应的货款详细资料，比如交货地点、采购订单历史等等，从而极大地方便了应付会计进行发票无差异或差异在容差范围核定，节约了之前由于信息不全，进行多方业务确认的信息沟通时间，提高了企业生产效率。

五、AM固定资产管理子模块系统实施

固定资产管理是指完成对固定资产的增减变动以及折旧有关基金计提和分配的核算工作。固定资产的有效管理能够帮助管理者对目前固定资产的现状有所了解，并能通过该模块提供的各种方法来管理资产，以及进行相应的会计处理。固定资产作是企业现有的重要资源，它包括生产性和非生产性资产。在A公司中生产性固定资产主要指使用期限超过1年的房屋、建筑物、机器、机械、运输及交通工具以及其他与生产经营有关的设备、器具、工具等。非生产性固定资产指不属于生产经营主要设备的物品，但单位价值在2000元以上且使用年限超过1年的有形资产。可见，企业的固定资产占用了企业大量的资金。固定资产管理是企业的一项重要基础工作，只有对固定资产实施严格管理才能更好地维护和最大限度地使用固定资产，提高固定资产的使用率，从而在一定程度上为企业降低生产成本。

（一）AM固定资产管理子模块存在的问题 原来财务部仅通过简单的office工具以手工记录方式对固定资产进行记录管理，且记录信息较粗略，只记录固定资产名称、数量等信息，并未对相应资产的使用者和责任人进行登记，以这种方式管理固定资产。此前各部门自行负责各自部门固定资产的管理，财务部门不能及时掌握和统一规范资产管理，很难快速有效地对各种财务数据进行整理、分析和监控，从而给折旧的核算带来困难。此外，固定资产的实时信息不能及时了解和统一管理，比如，一旦固定资产发生大量的转移时，不仅给固定资产的盘点增添较大的核对工作量，而且这样的管理方式使得财务工作人员很难跟踪固定资产的使用状况，不利于固定资产的有效监控。

（二）AM固定资产管理子模块实施后代表性成效

（1）在建工程转固流程：主要描述了自建工程完工、设备安装完毕，由在建工程转为固定资产的过程，详细定义了在建工程转固定资产后主数据创建的整个环节。它由基建、固定资产会计审核在建工程竣工验收报告及审计报告，确定在建工程己竣工可转为固定资产，在系统中创建资产主数据，系统完成在建工程结算到固定资产的程序。基建部提出立项报告，经过主管部门、基建部、资产管理部会签，会签通过后迎知财务部固定资产会计进行固定资产主数据创建，基建部根据项目报告领料进行工程建设，在建工程完工验收通过后，再由财务部固定资产会计进行转账处理。在该流程进行业务流程重组前，在在建工程转固时，经常受到工程结算的制约，时不时出现固定资产和在建科目核算与实际不符的情况，需要基建部项目人员与财务部固定资产会计人员进行反复核实，产生了大量的工作量。流程重组后，对在建工程管理更加精细，尤其是迎过在建工程中物料编码的管理，对在建工程进行了有效地过程监管和控制，降低了固定资产与在建科目差异的可能性，进而使得在建工程的转固流程更加高效，帮助企业实现固定资产快速转固，从而提高企业对固定资产的管理控制力，降低了企业对固定资产的管理风险。

（2）固定资产浏览器功能：菜单选择路径：会计财务会计固定资产显示资产浏览器，或会计财务会计固定资产信息系统资产会计报表单独资产资产浏览器，或者直接输入执行代码：AW01N。固定资产浏览器根据所选择的公司代码和资产编号，基于会计年度，显示资产的计划价值、过账值以及相关折旧等信息。企业可以通过“过账值”子标签功能查询该资产当年每月计提的折旧，亦可根据“比较”子标签功能查看其每年的折旧情况，可以很清晰地进行对比查看切换，对于资产折旧的计提，可以通过“参数”子标签功能进行设定，从而随着时间的推移系统将自动进行折旧核算。

财务与业务集成后，公司财务部门职能将发生比较大的转变，由核算型会计转变为管理型会计。迎过实施ERP系统，不仅仅对财务部内在业务进行业务分析，对业务流程进行优化或重组，同时将财务上下业务流环节：商务采购、销售发货、库存管理和生产制造等过程进行高度集成，打通整个企业的运转流程，从而保证了财务数据的一致性和准确性，使企业管理入员可以对企业运营进行实时监控，并以最快的速度进行经营决策，从而大大提高了企业的生产经营效率。总体而言，企业资源计划系统，已成为现代化企业提升核心竞争力，优化企业业务流程，降低生产成本，提高运转效率的重要管理工具之一。实施ERP系统，必须结合行业发展总体趋势和企业自身业务特点进行分析，才能使ERP系统的实施给企业带来最大的效益。

参考文献：

[1]饶艳超：《ERP系统实施对企业成本影响的实证分析――来自沪深两市制造业上市公司的经验数据》，《财经研究》2005年第4期。 （编辑 陈 玲）