浅议固定资产的内部控制

摘 要 固定资产是各个单位赖以生存的物质基础，是单位重要的生产力之一，是单位产生效益的源泉。因此，要保证固定资产的安全、完整，就必须建立一套健全的固定资产管理体系，以此来加强固定资产的日常管理，确定固定资产的安全及使用效率，力争实现固定资产的保值增值。总之，加强对固定资产的管理具有非常重要的意义。

关键词 固定资产 管理

固定资产是指使用期限超过一年，单位价值较高，为生产产品、提供劳务、出租或经营管理而持有的资产。固定资产具有投资回收期长、投资大、变现能力差等特点。固定资产是单位的重要资产，是生产经营和价值创造的必要条件，加强对固定资产的管理具有十分重要的意义。固定资产的安全是投资者、债权人和其他相关利益者极为关注的问题，是单位可持续发展的物质基础。如果对其管理不善，造成的损失将远远大于一般的流动资产。因此，加强对固定资产的管理，有益于其安全性以及使用效率，本文指出固定资产管理存在的一些问题并提出了一些解决问题的措施。

一、固定资产管理存在的主要问题

（1）账实不符。有些单位没有设置固定资产明细账和固定资产卡片，不仅使管理不便，有时还会出现账实不符的情况。有些单位对出租、出借的资产登记简单，或程序不全，有时甚至只是领导的一句话，这些资产就不被登记入账。有些单位对固定资产的维修、更新、捐赠等形成的资产不及时入库，甚至不入库。对报废和处置的资产不更改账簿，造成资产价值名不符实。还有些单位交叉管理，账实不符。例如，某中石化集团全资子公司需要管理的资产总数约6万件左右，有100个单位，企业总部设有资产处，有3名管理人员统管，各地二级分支只有1～2名兼职人员管理，最近的一次清查表明，资产的实际情况与财务记录的出入很大。因各公司负责管理资产的人员过少，与总公司的沟通不足，固定资产登记信息没有及时更新，账上有的实物有些因为损坏没有及时登记导致有些账面上有的东西而实际没有，而有的固定资产采购之后没有及时报备导致有些实物账面上没有。

（2）管理人员素质不高。很多单位对于固定资产的管理没有一套健全的体系，负责管理的人员没有专业性的知识，管理意识落后，加上领导的重视程度不够，管理人员没有及时地进行职业化教育，使得固定资产在管理的过程中因人员业务素质的不足而出现问题，甚至有部分人员利己观念较强，侵占公共资产的情况也时有发生，久而久之就导致固定资产的管理出现问题。

（3）固定资产实物管理不规范。购置固定资产缺乏计划性，盲目购置，使其使用效率低，造成资源损失。各部门之间关系混乱，一个人既管账又管物，造成偷盗现象的出现。有些单位对固定资产的管理不善，力度不大，尤其是对一些使用频率较低的大型设备，缺乏妥善保管，造成使用年限降低，使用率低，从而造成资产损失。例如，落后小学不注重信息化，信息化教育的背景下很多小学为了达到信息化教育的指标购置了计算机，但是很多山村地区的小学缺乏计算机教师，而且山区网络通信落后，无法开展计算机教学，一些小学不使用配置给学校的计算机，致使计算机长期闲置，既浪费了资源，又没有提高学校的现代化教学效率。

（4）存量资产配置不合理。闲置不用或已无使用价值的资产长期挂账，导致存量资产的价值缺乏真实性。还有各部门对资产占有式的管理，导致资产使用效率降低。部分专业化设备重复购置，由于决策失误，部分设备重置后面临无法使用或更新换代，造成资产的损失与浪费。例如，北京银行的办公设备由后勤部管理，电子设备由信息化部门管理，而分行的资产又由分行自行管理，这样，在资产的统一管理上造成了浪费。

二、改进固定资产管理的有力措施

（1）岗位分工控制。任何业务如果由一个部门或者一个人负责，既可能发生错误或舞弊行为，又可能掩盖其错误或舞弊行为。因此，单位应当设置固定资产管理机构，按不相容职务相分离的原则，将不相容职务相互分离，合理设置会计及相关岗位，职责、权限分明，从而形成一种相互制约和监督的制衡机制。对不同部门设置不同的职责，不同岗位由不同的部门担任，并明确各部门的责任。不相容职务主要包括授权批准、业务经办、会计记录、财产保管和稽核检查等职务。各单位应当配置具有良好素质和职业道德的专业人员进行固定资产的业务办理，也可以根据具体情况进行定期人员轮流换岗。对于一个固定资产的全部业务不能由本单位的同一部门和同一人员负责。例如，固定资产应当同采购人或付款人职务相分离；资产的盘查工作应由保管人员、负责记账人员和独立于这些人的第三方共同监督；资产报废的审批人与资产报废通知单的编制人分离。

（2）授权批准控制。单位应当建立固定资产授权批准制度，明确审批人员授权批准的方式、程序和相关措施，规定审批人的权限、职责以及经办人的职责范围和工作要求。被授权的部门和个人应当在权力范围内办理业务，未被授权的部门和个人不得办理任何业务。经办人员在职责范围内按照审批人的要求办理业务，如果审批人的审批要求超出授权范围，经办人员应当给予拒绝并及时向上级部门报告。规定被授权人在履行权利时在哪些方面负责，以防出现含糊不清的现象。制定固定资产业务流程，明确固定资产的取得与验收、日常保管、处置及转移等环节的控制要求，并设置相应的记录和凭证。

（3）预算控制。预算控制是固定资产内部控制中的重要组成部分。由于固定资产的单位价值大，购建时需要投入大量的资金，购建固定资产后不能带来巨大的经济效益，就会构成风险。因此，单位应当制定对固定资产内部控制的预算控制，规定固定资产的构建，使用管理及处置的程序和审批权限，降低固定资产的购建成本。预算部门应当预算投资规模与资金来源是否平衡，不得构建超出资金来源的购建规模。在购建工程中不得加大购建范围及提高购建标准。财务部门要严格按照批准的内部控制的价格支付购建款。购建固定资产由主管部门统一组织，相关部门共同参与论证，招标等环节。例如，中国民航机场建设集团公司成功实施“全面预算管理系统”，引起社会各界的关注，吸引了诸多公司的目光。

（4）购建控制。固定资产购建涉及大量资金，通常是舞弊多发点。因此，办理采购业务的人员要具备相当高的素质和职业道德。对与大中型购建项目采用负责人责任制，零星采购实行双人采购制。在固定资产的购建活动中，要建立必要的合同管理制度，法律咨询制度，严格签订并依法履行合同

（5）验收控制。固定资产管理部门、使用部门和财务部门共同参与，将实物与相关凭证、资料进行核对，核对无误后办理验收手续，出具验收单，财会人员根据验收单及时登记入账。对于权属不清的固定资产需补办相关手续和提供证据，经确认后验收入库。

（6）保险控制。为防止固定资产的意外保险，单位应当建立健全的资产投保制度。在符合成本效益的原则下选择合适的保险。选择保险原则，一是保险种类。二是投保金额应当与投保的固定资产相适应。三是投保时间的长短与投保的固定资产的使用年限相匹配。单位应当明确固定资产投保的范围和标准，由管理部门与财务部门拟定相关投保方案，经单位负责人或授权人办理手续。

（7）转移使用控制。各个业务部门被授权使用固定资产后，应当向固定资产管理人员提出出库申请并办理相关出库业务。管理部门应当对即将出库的固定资产的数量、规格、出库时间及使用部门核对清楚并准确登记，以防出现不必要的错误。固定资产使用完毕后，要进行交接手续，并对入库时间、数（下转第页）（上接第页）量、规格和接交人进行登记。并做好固定资产减值和折旧的登记。例如，珠江皇冠假日酒店在资产迁出时，管理员只需将条形码阅读器设置为转出或借出，并逐个扫描实物，扫描结束后，将条形码阅读器的数据传入“简普固定资产条码管理软件”，系统自动生成一览表。

三、小结

固定资产管理是单位管理的重要工作之一，也是财务资金管理的一个重要组成部分，同时也是新形势下财务工作的需要。固定资产管理的良好执行，关键在人，需要制定相应的奖惩制度。单位通过对固定资产内部的严格控制，能够大幅度地降低固定资产的舞弊现象，及时弥补管理中出现的漏洞，大大提高了固定资产的安全性及使用率，从而使固定资产更好地发挥自己的作用。

（作者单位为咸宁市中心医院）

参考文献

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[2] 黄丽华.关于完善我国企业内部控制制度的探讨[J].企业经济，2007（11）.

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