试论企业人力资源信息化管理

摘要：信息化人力资源管理是人力资源管理发展的必然趋势，在企业的人力资源管理过程中起着重要作用。对人力资源实行信息化管理，有利于提高人力资源管理的效率，优化人力资源管理流程，规避人力资源决策风险。

关键词：人力资源管理 信息化

人力资源管理信息化，是新经济时代下人力资源管理发展的趋势，是以网络技术的成熟与运用为基础，以ERP、ASP（Applica-tion Service Provider，应用程序服务提供商）等概念的出现和具体实施为存在和发展的环境，以人力资本开发和增值的迫切性为终极原因，将先进的软件配上高速的硬件运用于人力资源管理，为企业建立的一种基于Internet的人力资源服务网络系统。它运用信息化平台整合人力资源管理的各项职能，优化人力资源管理流程，运用集中式的数据仓库、信息自动化处理、员工自助服务以及电子商务网络，实现人力资源管理的便捷化、系统化、规范化和自动化，达到降低成本、提高效率、改进员工服务模式、提升人力资源管理价值的目的。

一、实行企业人力资源信息化管理的意义

1.有利于人力资源管理工作效率的提升。人力资源管理信息化可使上级的有关信息和资料直接传递到基层，有利于管理和政策的实施。另外，人力资源管理信息化有助于企业迅速、有效地收集各种信息，加强内部沟通，加强对全系统人力资源管理的实时监控，提高人力资源管理部门的工作效率。较之人工管理，人力资源信息化管理通过应用信息技术可缩短诸如薪资计算管理、员工考勤、人员招聘流程等行政管理工作的时间，使人力资源部门能更好地履行包括制订人力资源发展规划、协助企业进行改组和业务流程的设计，参与提供业务信息等战略职能。

2.有助于规范人力资源管理部门的业务流程。现代企业制度需要以人为本，以员工为管理重点，在企业各个发展阶段采用相应的人力资源管理方式，优化对人力组织和管理。应建立统一的业务流程和人力管理体系，根据企业长远发展战略和经营规划，配合相适应的人力资源管理规范。因此，企业实现人力资源管理信息化，建立人力资源数据库，整合人力资源各方面的信息数据，优化人员配置，有助于有效地选拔、招聘和任用企业员工，建立公司的人力资源的协调和共享机制，同时统一规划公司人力培训、绩效管理，降低员工管理成本，结合相应的人力资源考评机制，能够提高企业员工的满意度和忠诚度，增强企业竞争力，促进企业发展。

3.可以有效地降低管理成本。企业在实施人力资源管理信息化之后，比如在员工培训方面，员工可以“在线”随时随地接受培训，从而可以节省时间，减少差旅费用，降低培训成本。在评估方面，通过网络，各级主管可以很快看到来自各地下属定期递交的工作述职报告，并进行评估、指导及监督，这样，评估的成本也可以大为降低。

4.规避企业人力决策风险。企业人力资源管理信息化的应用，为企业的经营管理和人事决策提供了极为丰富的信息源。信息化建设有利于消除手工作业分散、隔离及盲目等现象，加强了管理功能的关联程度，确保了信息的共享，促使流程更为规范化，使各项人力资源的管理职能在实践中得到衔接。信息系统能够快捷地、方便地获得各类分析报告，从而为企业决策提供最为准确和及时的人力资源信息。而不再仅仅是依靠相关部门的简单分析与就事论事的讨论实施决策，能够避免决策的盲目性，让各项决策都能有章可循。

5.有利于帮助企业留住人才。人才流失除了因为薪资因素，也还有很多其他因素，如工作环境、领导公平与否、培训机会和个人前途等。企业实施人力资源管理信息化后，利用人力资源管理信息系统对员工进行选拔、任用，可以减少人为的主观性，体现公平原则，从而留住人才。同时，人力资源管理信息化使员工得到充分授权，它所提供的透明、简便易查的信息获取方式将赢得员工对人力资源管理服务和企业管理满意度的提升。员工满意度的提升无疑会增强企业的凝聚力，从而发挥吸引人才、留住人才的作用。

二、加强企业人力资源信息化管理的措施

1.转变观念。提高认识信息化不仅是IT技术问题，更重要的是观念问题。提高对信息化的认识应当着重增强“四个意识”。一是信息化意识。企业要明确信息化不仅仅是电脑和网络，而是要在作业、管理、经营等各个环节采用计算机通信和网络等现代信息技术，逐步实现企业内部运行的自动化，推进现代企业制度形成的过程。这是一项推动和实施企业的体制创新、技术和管理创新的系统工程。二是主体意识。企业是信息化的主体，企业领导和每个员工都是信息化主人，在建立整个信息系统的过程，企业是中心，技术始终围绕着需求转，企业要把握信息化的主动权，而不是由技术来主导。三是风险意识。在信息化建设中，企业领导往往关注的是如何把投资用于信息化基础设施和购买软、硬件产品等，以获取信息化为企业带来的最大效益，而很少去关心信息化建设中所潜藏的失败风险，更不会去专门进行风险意识，对实施方案进行多方论证，防止盲目投资，尽可能地规避潜在的各类风险。四是学习意识。实施信息化的过程就是一个学习的过程，而且应当是主动而不是被动的去学习。企业的领导层、专业技术人员的员工都要通过学习改变传统管理观念和习惯，适应新的工作方式和信息规划。

2.规范的基础管理，为企业实施人力资源管理信息化创造条件。人力资源管理信息化的实现要具备两方面的条件：一是企业自身人力资源管理水平的高度；二是企业人力资源管理信息化手段的实现程度。两者之中人力资源管理水平相对现今中国的大多数企业而言更为重要，只有管理水平具有一定高度后，信息化的手段才能真正与之结合，从而通过信息化手段提高企业绩效。企业管理水平的提高，有赖于做好规范的基础管理工作，规范的基础管理是企业人力资源管理信息化的必备条件。规范的基础管理主要包括：一是基础数据管理。如员工履历、考勤、薪酬等都要准确无误；二是基本业务流程设计及业务事务处理管理，主要是人力资源管理部门的内部业务要程序化，如员工招聘工作，从招聘公告、面试到培训上岗都要按规定的程序进行；三是内部控制及其实施过程管理；四是员工的行为规范管理等方面。

3.调整组织结构，规范业务流程。随着信息技术的快速发展，信息传递的速度与效率得到了提高，使得人们传统的价值观念发生了巨大的变化，并且在工作环境、流程、制度方面也得到了一定的变化。一方面，必须将人力资源管理的业务流程加强优化；在招聘、绩效管理等流程方面必须参照人力资源管理系统提出的要求进行重新设计，以此确保人力资源管理流程趋于标准化、科学化。另外，要将企业的组织结构与人力资源管理部门的组织结构进行全面的调整；调整后的组织结构与优化后的业务流程互相之间要适应，确保人力资源管理系统能够正常的实行。

4.动态对待人力资源管理信息化的实现。在人力资源管理信息系统的实施过程和系统使用的过程中要前瞻性地考虑未来可能发生的各种情况，做到未雨绸缪，避免不利因素对未来工作造成干扰。人力资源管理信息化的过程中会遇到这样那样的困难，企业在实施过程中应当充分收集相关信息，预测可能出现的问题，做好应急方案。以免问题出现时仓皇应对，耽误人力资源管理信息化的进程。

5.实现人力资源管理信息化要及时准确地进行系统评价。在人力资源管理信息系统实施完成后需要及时进行效果评价，科学评估项目实施存在的问题，发现问题，及时纠正偏差，保证实施的效果和计划一致，使人力资源管理信息系统发挥最佳作用。

总之，人力资源管理信息化是企业人力资源管理活动的必然趋势，我们应重视其的重要性，在实际管理过程中将其战略地位进一步强化，构建人力资源管理信息系统和体系，促进人力资源管理信息化，不断地提高人力资源的竞争优势。