试论如何做好市政工程竣工档案的收集工作

【摘要】市政工程档案真实反映市政建设活动的全过程，是市政工程管理的基础，只有依靠它才能对市政工程进行科学的建设和管理。如何做好市政工程竣工档案的收集工作，保证城市规划、建设、管理、维护工作的需要日显重要。该文通过实践浅谈如何有效地收集完整的市政建设档案，并试述一些行之有效的方法。

【关键词】市政工程竣工档案收集管理规范化

中图分类号:G270文献标识码：A

市政工程档案作为市政基础设施建设的信息源，是在城市建设活动中产生的，记载了市政基础设施建设的活动状况，是城市发展的历史缩影、既是城市规划、建设和市政设施管理的依据，也是城市科学研究的重要资料来源和组成部分。

随着市政建设投资规模及工程数量不断扩大，每年都有很多市政工程项目竣工。同时市政工程项目涵盖的工程类型也越来越多，由原来的地面道路工程、排水系统工程以及桥梁工程，发展到现在的高架道路工程、地铁工程、越江隧道工程、高速公路工程等多元化的市政工程。因此，城市建设的快速发展给市政工程档案管理工作带来机遇的同时也面临了许多挑战，如何加强市政工程档案的管理，保证其完整、准确、系统，得到妥善保管和有效利用，是市政工程建设和管理单位必须引起关注的重要问题。

一、市政工程竣工档案的收集范围

根据市政工程的特点，工程档案由以下五部分组成（各部分文件收集单位不一样）：

1.工程准备阶段文件，由建设单位负责收集。主要产生在工程开工之前，包括：1）立项文件；2）建设用地、征地文件；3）建设拆迁文件；4）建设工程规划管理文件；5）勘察、测绘文件；6）设计文件；7）有关行政主管部门批准文件；8）招投标文件；9）合同文件；10）财务文件；11）建设、施工、监理机构及负责人。

2.监理文件，由监理单位负责收集。主要产生在工程施工及验收阶段，包括：1）建设监理总控文件；2）建设监理会议文件；3）工程进度、质量、造价控制文件；4）监理通知、记录、总结。

3.施工文件，由施工单位负责收集。主要产生在工程施工及验收阶段，包括：施工技术管理文件、工程质量保证文件、工程质量验收文件。

4.竣工图，由施工单位在施工过程中，依据图纸会审纪要、隐蔽验收记录、技术变更通知单、工程定位测量记录、施工检查测量记录及竣工测量等文件编制。

5.竣工验收文件，由建设单位负责收集。主要产生在工程验收阶段，包括：1）竣工报告；2）工程竣工验收报告；3）监理单位工程竣工验收质量评价意见报告；4）勘察、设计、检测单位工程竣工验收质量检查报告；5）竣工验收会议纪要；6）建设工程竣工验收备案证。

二、市政工程档案管理过程中存在的问题

1、参建单位重实体轻档案，对竣工档案的重要性认识不足。

有人将档案描述为是一种文化财富、信息资源，但目前市政工程档案却未能与工程建设保持同步。大多数参建单位把工程进度、质量、造价放在一个首要的、极其重要的位置，但对工程档案建立缺乏足够的重视，没有安排无相应的档案管理人员，工程结束时再回头收集整理，造成工程文件材料的遗失、缺损，使工程档案难以达到完整齐全。

2、建设程序不规范，业务指导跟不上欠缺。

市政工程既不按建设管理程序办理《建设工程施工许可证》，也不办理图审、质量、安全监督等手续，因此更谈不上与城建档案馆签订《建设工程竣工档案报送责任书》，造成在工程开工之初城建档案馆的工作人员不能及时介入，无法让各参建单位明晰收集报送档案的内容和范围，致使有些文件材料缺失，严重影响竣工档案的质量和完整。

3、缺少统一的施工、试验用表。

建设部建城［2002］221号文件《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》中对市政工程施工用表有明确的规定，但是只有106种表格、表式，远不能满足施工用表，导致施工过程中不同的施工单位、检测单位使用不同的表格、表式，名称五花八门各不相同，给工程竣工档案的编制、收集、整理带来许多不便，降低了工作效率。

4、施工技术文件不完整，其深度和广度达不到有关法规、标准的要求。

施工单位为获取利益最大化，在原材料试验、各种预制构件检测上尽量不做或少做，如大部分工程的缘石、彩砖、井盖、砼管等都没有试验报告；管沟回填压实度、路床路基各层压实度检测批次不够。

5、测量文件不齐全、不准确。

施工测量应有施工初测，施工过程中复测、竣工测量记录等，需要测量中心线设置、标高、纵横桩位、横断面图式、地下管线的实际坐标和标高等，但纳入施工档案的施工测量记录不系统、不全面，达不到标准、规范要求，尤其是竣工测量记录用表不明确，使得竣工测量形同虚设。

6、档案管理人员专业水平有待提高。

市政工程的多样性、复杂性决定了城建档案业务指导人员、各参建单位的档案员需要不断努力学习，熟悉市政工程相关的技术规范、施工验收规范，解决档案工作实践中遇到的热点、难点问题。

三、具体的应对措施

竣工档案质量的高低，直接影响到城市规划、建设、管理的运行，如缺少了真实性、准确性或是无档可查，就可能造成决策错误和经济损失，因此提高市政工程竣工档案的收集质量尤其重要。具体应对措施如下：

1.大力开展档案宣传工作，增强各参建单位对档案工作的意识。

一方面理顺市政工程报建程序，进一步完善工程竣工档案备案制度，完善接收工程竣工档案程序；另一方面城建档案工作人员应密切联系市政府投资工程建设管理中心，变被动为主动，保证工程在开工之初城建档案业务指导的顺利开展，确保施工技术文件材料及竣工图的编制完整、准确，使竣工档案达到图、物、文字一致，反映工程实际。

2.明确竣工档案收集工作的重点。

重点工程建设项目，是城市经济发展和社会进步的重要基础设施，也是发挥城市多功能作用的重要举措，关系到国计民生，又体现着城市的现代化水平。城建档案收集工作的重点是重点工程建设项目，以便更好地为城市规划、建设和管理服务。

3.规范竣工档案收集工作的程序。

建设行政主管部门要定期组织市政工程施工质量大检查，不仅只检查工程实体，同时要检查工程档案的编制是否与工程同步，是否符合国家规范，检查后发通报，奖优罚劣。要组织相关部门制订市政工程施工文件标准、规范的表格，明确表格的填写要求，有利于市政工程施工文件的标准化和规范化。城建档案管理部门在市政工程竣工档案预验收时，严格按照国家规定标准审核验收，对竣工档案不合格的工程项目坚决不办理《建设工程档案合格证》。

4.全面提高档案收集人员的素质。

档案收集工作是一项政策性强、涉及面宽、周期性长的工作，要求档案收集具备调度的责任感、广博的知识面和较强的对外协调能力。一方面，档案收集工作者要通过到施工现场服务或利用现代化的通信方式，为各参建单位提供最快捷的服务，以便赢得各参建单位的支持和信任，让他们心甘情愿地移交档案。另一方面，通过举办市政工程施工验收规范培训班、竣工档案编制整理学习班等方式，组织档案管理人员认真学习有关技术规范、标准，针对市政工程施工文件编制过程中存在的问题，请专家有针对性的讲解，提高业务水平，为更好地建立、编制高质量的市政工程竣工档案奠定坚实的基础。

【参考文献】

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[2]吴蓉,张奇; 现代市政工程档案管理研究; 陕西建筑; 2008年

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