事半功倍 用好Excel2013的自动功能

自动更正文本

Excel 2013的自动更正功能，和Word比较相似，可以在输入文本时自动更正拼写错误。而该功能只要稍加变换，就可以实现一些特殊的作用。比如我们在输入数据时，某些内容是重复的，此时就可以借助“自动更正”来实现快速输入，这里我们以输入“xxmc”就自动更正为“江苏省海安县大公镇中心小学”为例，介绍自动更正的的设置方法。

打开Excel 2013，单击菜单“文件”，选择“选项”弹出对话框，切换到“校对”选项（如图1），这里列举着自动更正拼写选项，如忽略大小写、标记重复单词等，和Word非常相似。

单击“自动更正选项”按钮，弹出设置框（如图2），切换到“自动更正”选项，这里列出了关于英文的更正选项，如自动更正大小写，单击“例外项”按钮，可自定义某些特殊的英文拼写更正规则。勾选下方的“键入时自动替换”，在“替换”下输入“xxmc”，“为”下输入“江苏省海安县大公镇中心小学”，再单击“添加”按钮，这样在Excel的单元格中输入xxmc后就会自动转换成“江苏省海安县大公镇中心小学”。

自动定位小数点

有时我们需要输入大量的小数，为了提高输入速度，我们可以启用自动定位，它能根据设置的小数尾数自动加上小数点。比如要输入的数据中以2位小数为主，我们可以这样进行设置。

在输入数据前，单击“文件”菜单选择“选项”弹出对话框，切换到“高级”选项，勾选“自动插入小数点”并设置位数为2（如图3），单击“确定”按钮后，在单元格中输入数字则会自动添加小数点，如：输入1258则自动转换成12.58。如果此时要输入整数或其它位数的小数，则这样输入如128则手动输入128.00，168.8则手动输入168.8，156.288则手动输入156.288。

自动调整字符格式

我们在处理数据时，由于某些单元格的字符比较多，经常需要对单元格进行调整，让字符完全显示出来，可一般情况下单元格的宽度是固定的，这就需要调整字符字号让其适应单元格，比较麻烦，此时就可以启用自动调整格式功能。

选中要输入数据的列，右击选择“设置单元格格式”弹出对话框，切换到“对齐”选项（如图4），勾选“文本控制”下的“缩小字体填充”，这样以后在该列单元格输入文本，只要超过了单元格的宽度，都会自动缩小字体，非常方便。

自动切换输入法

通常我们在处理数据时，电子表格中的字符可能涵盖了汉字、字母和数字，那么在输入数据时就需要频繁在中英文输入法之间切换，这样无疑降低了工作效率。Excel中可以为单元格指定英文输入法，当鼠标指向该单元格后就会自动选择英文输入法。

打开Excel2013，选中需要输入数字的列，然后切换到“数据”选项卡，单击“数据验证”按钮，选择“数据验证”，弹出对话框，切换到“输入法模式”选项（如图5），在“模式”下选择“关闭（英文模式）”，单击“确定”按钮即可。这样当鼠标指针移动到设定的单元格后，就会自动切换到英文输入法，非常方便。

自动审查输入的内容

在输入初始数据时，却不能自动检测数据的正确性，而正确的原始数据是进行后期运算的基础。因此我们有必要激活Excel内置的自动化功能，这样在输入原始数据时可以自动进行检测，从而在第一时间发现错误。

（一）审查数据顺序

在输入某些数据时，我们必须按照前后顺序来输入，如：在列A输入日期，必须先前再后，由远到近，后面的日期必须晚于前面的日期，则先选中列A，切换到“数据”选项卡，单击“数据验证”按钮，选择“数据验证”弹出对话框，切换到“设置”选项卡，在“允许”下选择“日期”（如图6），“数据”下选择“大于或等于”，再在“开始日期”下输入“=MAX （$A$1：$A1）”，单击“确定”按钮即可，这样在列A输入日期时，A2中的日期必须晚于A1，A3必须晚于A2……反之，如果要实现由小到大输入，则输入“=MIN（$A$1：$A1）”。这样在输入日期时，一旦出现错误，就会弹出提示框，提示：输入值非法，其它用户已经限定了可以输入该单元的数值。

（二）审查数据范围

某些时候数据必须在某个范围之内，如果某个单元格中的数值超出范围，就说明我们输入错误，比如：录入分数时通常数值范围应该在0-100之间，超出范围则进行提醒。

选择输入分数的列，单击“数据验证”弹出对话框，切换到“设置”选项卡，在“允许”下选择“整数”（如图7），“数据”下选择“介于”，再在“最小值”中输入0，“最大值”中输入“100”，单击“确定”按钮即可，这样该列单元格中的数值超出范围，则会弹出提示。

对于提示的文本信息，也可以进行个性化设置，切换到“出错警告”选项（如图8），“样式”下选择“停止”，然后在“标题”和“错误信息”中输入提示内容，单击“确定”按钮，这样在该单元格输入不符的数据，则会出现自定义的提示。在“样式”下还可以选择“警告”，则输入数据错误后会出现提示，但是错误的数据依然能够输入。

（三）审查数据前缀

在输入某些数据时，数据的前一部分字符是固定的，如dgz…，abcd…，为了防止数据的前缀输入错误，也可以通过函数来进行审查，确保输入无误。比如：列A中的数据有固定前缀，则可以这样进行设置。

选中列A，单击“数据验证”，弹出对话框，切换到“设置”选项卡，在“允许”下选择“自定义”（如图9），在“公式”中输入：=OR（LEFT（A1，3）="DGZ"，LEFT（A1，4）="ABCD"），单击“确定”按钮，这样该列单元格中的数值前面必须是预设的字符。

（四）自动突出重复数据

如果输入的数据不能有重复，可输入前并没有设置对单元格数据进行审查，此时还可以使用Excel 2013的“条件格式”功能突出显示重复数据，从而便于进行“亡羊补牢”。

选中数据所在列，切换到“开始”选项卡，单击“条件格式”按钮（如图10），选择“突出显示单元格规则”下的“重复值”，然后设置重复数值的格式，这样列中所有的重复数据都会用设置的格式显示出来。

数据验证功能与Excel的函数结合起来，可以让自动审查功能更强大，更全面，有需要的朋友可以深入研究一下Excel的函数。