中小企业信息系统的应用对企业管理的影响

摘要：本文通过对国内中小企业在信息化建设过程中，所面临的一些管理问题，如企业资源采集管理问题，企业内部文件安全性问题以及分支机构之间的信息共享问题，进行深入浅出的探讨，并结合当今一些大中型外国公司的先进管理方法，对中小企业在解决这些问题的思路上，给出了参考性的解决方案。

关键词：中小企业 信息系统 企业管理

在现代企业的经营管理中，信息化已经成了一个必然的趋势，尤其是正处于信息化快速发展的转型期，国内中小企业在管理上遇到了很多问题，例如信息采集管理，文件安全管理，以及分支机构的信息共享管理等问题。本文从几个方面着手，分析国内中小企业在信息管理中遇到的上述问题，借鉴国外大中型企业最新的解决方案，并根据中小企业自身的特点，给出了一些建议，并提供了参考性的解决方案。

一、当前企业管理面临的问题

（一）企业资源采集管理问题

随着企业的日常生产经营活动的开展，各种信息资源快速增长，对于这些信息的管理，从过去的手写记录到现在办公软件的使用，经过了很长的一段时间，并极大地提高了管理效率。但随着信息量的增长，原有的采集管理方式早已不能满足现代企业的需要，所呈现的问题也越来越多。例如，专门负责文案的工作人员，将公司大量的经营信息和客户信息，统一用Excel等办公软件进行记录，但在后期的工作中，工作人员会发现，进行信息的查询和统计并不容易，而且对于信息的变化，也不可能做到实时统计，企业管理人员也不易察觉潜在的风险和经营发展的变化。

（二）企业内部文件的安全问题

目前，随着信息时代的快速发展，信息共享变得更加普遍，而对信息安全的挑战也进一步增大，很多中小企业，提高了对内部文件、资料的安全性的要求。但是，在没有合理规划的前提下，企业疏于对文件的保护和管理，造成核心技术和人才外流。现在很多小企业都会在公司的内网环境下建立若干个共享文件夹，其中包含一些子目录。这些文件可以轻易地被公司员工复制、修改或删除，这无疑给企业带来了不小的安全隐患。特别是对于一些非常敏感的数据，一旦员工泄露或出卖给企业竞争对手，那么对于本企业将是毁灭性的打击。

（三）企业分支机构之间信息共享问题

中小企业在发展到一定规模的时候，很可能会开设分支机构，而各个分支机构间不可避免的需要共享工作资料，在这样的情况下，传统的解决方案是建立VPN隧道，能够远距离传输数据，这种方式在一定程度上可以满足企业的基本需求，但是随之而来的问题依然很多。首先，建立VPN服务器是一个不小的成本，而每一个分支机构都需要搭建VPN服务器，形成点对点的虚拟通道；其次，VPN厂家会根据并发数的数量，售卖VPN；再次，VPN连接不上的情况也偶有发生；最后，在某些特殊情况下，用户使用的设备也有限制。所以说，在长期看来，企业分支机构之间的信息共享问题依然存在。

二、信息系统应用的解决方案

（一）引入CRM系统，解决企业信息资源采集管理问

CRM系统是CustomerResourcePlanning的缩写，即“客户资源管理”系统，是针对企业进行客户资源采集和信息管理的应用。CRM系统从客户信息的采集到处理，再到后面的查询和分析，都有很优秀的用户体验。例如在开始阶段，信息管理人员将客户信息输入到数据库中，根据客户的身份、公司或其他属性，进行分类、排序，使客户信息在数据库中“活跃”起来。而随着业务量的增加，CRM系统也将变得更为庞大，只要企业做好信息化的管理工作，如资料的定期整理，数据库的备份等，就可做好整个信息采集和管理的工作。

在CRM系统的选用上，中小企业由于自身条件所限，可以着眼于开源CRM产品的选用，在节省成本的前提下，选用较为方便易用的CRM产品。

VtigerCRM系统是一个非常适合中小企业选用的信息管理解决方案。这个系统是轻型的、开源的，可以建立在Linux+Apache+MySQL环境下，完全免费地使用这个产品。它可以统一记录并管理客户的资料，保证资料不丢失；随时随地搜索并查找客户资料，及时联系客户；自动化的统计分析客户信息、销售情况等；全面掌握公司业务信息，避免因员工离职而造成的客户流失。

（二）文件及文件夹的分权管理机制，解决文件安全的问题

目前，几乎全部中小企业的日常办公都用微软的Windows操作系统，但是很多企业都是工作组的管理方式，无法很好的控制用户的权限。在很多大中型外资企业中，都建立了微软的域环境，即ActiveDirectory。而在国内的中小企业里，这种方案更为重要，为今后更大的发展，奠定了坚实的基础。

在ActiveDirectory中，每个人都用自己的账户登录、使用电脑，信息管理员可以根据每个人的分工不同，在共享文件夹中分配相应的管理权限。中小企业可以借鉴成熟企业的权限分配管理经验，例如，先为每个部门建立用户组，再把每个用户根据部门添加到用户组中，分配权限的时候，只给用户组进行权限的分配，而用户继承了用户组的权限，每个用户也就有了相应的权限。一旦有员工入离职，只需要将员工添加、移出相应的用户组即可。

为了防止信息的外泄，信息管理员给部门设置访问权限，部门内的员工只能看到自己本部门的文件和资料，不能访问其他部门的，这样可以最大限度地避免公司信息的外泄。

除了上面谈到的基本文件夹权限的设置，我们还可以在ActiveDirectory的基础上，建立更高端的应用，完成更多的需求。

SharePoint同样是微软的一款产品，它可以很快的建立起一个企业的门户。企业信息管理人员用SharePoint管理共享存储，只需搭建好SharePoint服务器，然后根据需要对员工分配相应的权限；而对于员工而言，只需要用一个浏览器即可，下载和上传等操作都可以完成，而且它的操作和普通文件夹的几乎一样，所以降低了员工学习新产品的时间和成本。SharePoint不但可以很好地分配各个用户的权限，而且还能提高工作的效率。例如，多人同时编辑Offi ce2010及以上版本的文件。

通过以上两种方案，可以有效地解决企业内部文件安全的问题。其核心就是分配好每个用户的权限，很好的控制用户的复制和修改，极大程度地保证了企业文件的安全，进而也保证了企业业务的安全。

（三）云计算在企业中的应用，解决分支机构信息共享的问题

云计算的呈现方式主要有三种，IaaS、PaaS和SaaS，其中PaaS和SaaS都可以很好的解决中小企业分支机构的信息共享问题。

对于有一定规模和能力的中型企业来说，可以选择 PaaS作为信息共享的解决方案。PaaS的中文意思是“平台即服务”，由云计算提供商提供给企业用户一个平台，企业用户不需要搭建硬件服务器、网络和相关设施费用，只需要在给定的平台上面安装自己需要的操作系统和软件即可。

对于一些小型企业来说，云计算中的SaaS服务，更适合他们的需要。SaaS的中文意思是“软件即服务”，由云计算提供商搭建所有平台，包括软件平台，企业用户只需用此平台对文件进行增删改查等操作即可。目前很多大型互联网公司，提供了在线编辑功能。微软提供了Offi ce365，用户可以直接在浏览器上进行在线编辑Offi ce各种文档。百度公司有百度网盘，同时也有在线编辑Offi ce文档的服务。企业各个分支机构，可以把文件上传到网络硬盘上，和其他部门共享资料。中小企业免除了自己维护硬件的成本，更不用担心资料会因为硬件损坏而丢失。

无论是PaaS还是SaaS，共同的优点是：“用多少，付多少”。中小企业在建立初期，可选择购买较低配置的云服务器，随着业务量的增大而增加服务器配置，支付更多的费用，极大程度地避免了浪费和不确定性。

选择云平台解决方案的企业，应结合自身条件，选择适合自己的云平台。例如，微软云、阿里云、腾讯云等，这些由第三方公司提供的云产品，我们统称为公有云，对于一些刚刚起步，而没有太多预算，又没有特别机密的商业信息的小型企业来说，公有云价格低、易使用，优势明显；而对于一些对商业机密的要求比较高的企业来说，他们更希望自己管理硬件设施，最大限度地保护隐私和安全，那么私有云更适合作为备选方案。不过，这样的方式我们归为IaaS，即“基础设施即服务”，由企业自己搭建所有设施，这对中小企业来说，可以作为未来业务规模扩大之后的转型方案。

三、结束语

随着国内中小企业的发展，越来越多地依赖于信息化，企业更加关注信息化的建设。合理选择信息系统，并高效地应用，可以帮助企业解决运营管理的许多问题。希望通过本文的探讨，给国内中小企业更多的参考，帮助企业提高管理效率，从而提高整个经营水平。

参考文献：

[1] 陈亚楠.SaaS对IT管理的影响[J].时代金融，2009（12）：147-148.

[2] 栾志乾.大数据、云计算环境对企业管理信息系统选择的影响机制研究――基于动态能力的视角[J].现代管理科学，2014（5）：23-25.

[3] 刘昊.大数据时代背景下的企业信息化策略分析[J].数字技术与应用，2015（1）：226-228.

[4] 曹薇.企业SaaS应用分析[J].计算机时代，2010（2）：63-67.