论信息时代档案管理工作的创新与实践

摘要：随着当今信息化技术的发展，档案在社会中的作用和地位越来越被人们所关注和重视，人们对档案的利用和要求也越来越高，以往的档案管理模式存在很多缺陷和不足，越来越不适应当前社会发展的需求，因此档案管理的工作模式急需改革和创新。当今网络信息化快速发展，从而为档案管理工作的创新发展提供了有效的途径和条件，扩大了档案管理的渠道和手段，档案管理工作即将进入一个新的发展领域。该文主要探讨信息时代档案管理工作的创新与实践。

关键词：网络时代；档案管理；创新；实践

中图分类号：TP393 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2013）31-7154-03

随着我国经济的快速发展，科学技术日益创新，已成为网络信息时代，信息管理和信息公开的使用已成为社会发展水平和科技水平的象征。档案是信息资源的一种，充分开发和利用档案信息，最大限度地发挥其效用和功能，是档案馆满足网络时代需求的重大战略问题[1]。如何在网络时代做好档案工作，使其发挥重要的作用，尤其针对工作单位和国家档案，这是我们面临的主要任务。

1 档案管理网络化及其重要性

1.1档案管理网络化的概念

所谓网络化是指通过采用先进的网络技术将分布在不同地域的计算机进行相互连接，从而实现各自独立的数据资源达到相互共享的目的以及信息相互传递的一个系统。因此，对于档案管理网络化的含义，我们可以理解为以遵循档案管理的原则规范和目标为前提，档案管理模式通过对先进的网络技术、先进的网络手段和先进的网络设施的最大限度地有效利用，从而实现档案管理的业务工作与网络信息技术有机结合的结合，使其能够随着网络信息技术的不断发展而变化。

新时代下的重要特征就是知识的信息化，网络信息已经成为信息时代资源的重要组成部分。主要表现为以下两个方面：第一，网络化管理的实现。随着网络技术的发展，档案资源的利用及服务可以通过互联网来进行，使档案信息资源的管理和利用突破传统方式中时空限制的不足，为档案工作实现产业化提供前提条件。要求档案管理机构充分利用计算机网络技术来进行档案信息的管理，将传统的纸质档案转化成数字档案，并以文字、图像、声音、视频等多种方式进行存储，形式一个综合的多媒体档案信息数据中心，方便档案信息的加工、检索、分析和传递，快速有效地利用档案资源。第二，档案信息网络化的实现。网络技术的飞速发展，使得档案资源可以以文字、图像、声音、视频等多种形式来进行存储和传递，多媒体存储设备的引进将大大增加档案资源的存储数量，并便于电子档案的维护和管理，扩大存储容量更能促进档案信息向着多元化的方向发展，从而达到档案信息资源共享的目的。

1.2档案管理网络化的重要性

1.2.1 档案管理网络化是档案信息保护的重要手段

档案管理的目的就是根据《档案法》的相关规定，加强对档案文件信息的整理、著录、检索以及保护，为档案使用者的正确决策提供及时有效的依据，为社会主义现代化的建设提供服务。由于档案管理部门保存的档案信息量越来越大，而且工作中要进行繁杂的档案整理、归类、查询等工作，所以如果档案管理进行网络化则可以通过科学的档案信息管理系统实现对这些繁琐的工作进行科学的管理，进一步提高档案管理人员的工作效率、档案信息资源的有效利用以及服务质量[2]。

1.2.2 档案管理网络化是社会发展的趋势

随着计算机与网络技术在各个领域的广泛应用及普及，档案信息网上在线服务功能的建立是适应时展及需求的重要举措。档案管理部门可以依托已有档案管理系统中的数据与信息，通过对系统的网络化，实现档案资源在线的检索及查阅以及档案资源的自动化、数字化和法制化。

1.2.3 档案管理网络化已具备软硬件技术基础

目前，大多数档案管理部门基本上都给每一个管理及工作人员分配了一台计算机，这些设施为档案信息管理系统网络化的实现提供了基本的硬件设备基础，而且，各机构和部门相互之间也都建立了通信网络，为档案信息资源的共享提供硬件基础，为档案信息资源的有效利用提供了方便，为档案信息管理网路化的实现提供了先决条件。

2 网络时代对档案管理工作的影响

2.1 档案管理部门结构不健全，专业技术人才不足，管理人员文化水平参差不齐

档案管理的机构和人员问题是至今一直没有得到妥善解决的重要问题。从目前的现状来看，许多档案工作人员如文书、档案员等大部分仍停留在档案的收集、分发查询阶段，对现代化管理的基本知识和操作技能比较缺乏。

2.2 基础工作不扎实

档案信息的标准化和规范化是实现档案信息化的基本条件，目前，许多档案管理单位的档案质量普遍不高，尤其是中小形企业，缺乏完整的检索工具，许多单位的归档、编目和查阅都未按国家档案局制定的标准和准则来进行。

2.3 档案管理工作缺乏重视

在有些单位，档案工作被划分为行政文书处理工作，档案管理工作经常被遗忘或可做可不做，而且还有许多档案管理人员都为兼职人员，根本就无法集中精力专心于档案管理的工作，使档案管理工作更加被忽视。

2.4 档案得不到高效的利用

许多档案管理部门的领导对档案工作的重要性认识不足，甚至片面地认为只要做好档案文件的归档、保管、无泄漏即可，对如何提高档案的利用率即是很少关注，这就造成了一些部门的档案管理工作人力短缺，资金不足以及必须的软硬件设备不到位。

3 加强网络档案管理工作的创新策略

网络档案信息网络化的最终目的就是扩大档案信息的利用率，为人们提供方便、快捷、优质的服务。目前，在档案信息网络化的过程中存在信息不够完善、目标不够明确、服务水平较弱、服务质量不高等诸多不足，故笔者认为可以从以下几个方面着手解决。

3.1创新服务方式

3.1.1创建档案馆网站

随着档案馆内网的组建，档案管理部门要充分利用单位的网络及服务器设备部署自己的站点，努力将收集的数据和信息及时电子化，实现在线档案信息的检索，为用户提供方便、快捷的服务。

3.1.2 创建 “电子档案数据中心”

档案管理部门与各单位的相关信息管理部门应相互配合，共同建立“电子档案数据中心”。中心最终将各部门及单位归档好的电子档案汇总统一管理，实现有限制性或非保密性电子档案的网上查询和利用服务以及共享。

3.1.3 在线收集电子档案

档案的收集不但只是传统纸质档案的收集，而且还有许多在单机上已经形成的电子档案，此类电子档案可通过软件技术采取直接上传或自动收割的方式来完成。因此，档案管理部门可以创建电子档案在线上传和自动收割的服务功能，及时收集电子档案，并进行归档。

3.1.4 开展在线服务

信息的网络化已经改变了我们的生活、学习以及工作方式，人们也越来越注重信息的时效性。开展在线服务，就是通过软硬件技术手段及时准确地提供档案信息，改变以往被动利用档案的方式，提高档案利用服务工作的社会性。

3.2 扩展档案管理范围

3.2.1 发展档案产业、兴办服务实体

在当今信息化的社会，从信息资源挖掘的角度来看，档案管理的工作不再单纯是对档案进行保管，还应该是档案信息的提供者和佐证者；档案管理部门也不再是单纯的档案保管机构，还应当是档案资源的聚集中心和交流中心。当代档案馆改革创新的方向就是向信息化的道路迈进。因此，档案馆应该在为社会提供档案信息日常服务的基础上，发展档案信息服务产业，创建以档案信息的搜集、加工、存储、查询和服务为主要内容的工作实体。

3.2.2 加强横向联合，实现档案资源共享

随着时代的快速发展，人类所累积的知识信息量在急速增长，面对浩瀚繁杂的文献资料，任何一个文献管理部门都不可能将所有知识信息全部都加以收集保存和加工利用。因此，各个档案、图情部门都必须打破各独自为政的局面，建立一个完善的信息共享系统，充分发挥信息网络化利用的优势。

3.2.3 创建有效的“反馈”机制，改善档案信息的利用方式

反馈是指 ：把一个施控系统的信息作用于对象后产生的结果再返送回来，并对信息的再输出发生影响的过程[4]。通过有效完善的信息反馈机制，可以将档案信息的利用效果进行分析总结，并依此改善其利用方式，促使信息资源的开发利用更加科学、合理。

3.2.4 加强素质教育，提高安全意识

在档案信息网络化建设的同时，要注意加强档案主体意识、获取意识以及守法意识的基础教育，加强档案工作人员的保密意识的培养，努力提高利用科学技术来获取档案信息和保护档案信息的能力，促进档案信息资源的高效开发。

3.3 强化社会的档案管理意识

首先，档案管理意识是指对档案管理工作的敏感程度和认知水平，它表现了人们对档案信息的重视度以及对档案工作的认知和态度。档案管理部门要加强宣传工作，各级档案机构也应认真做好管理工作，从各方面来努力提高档案工作的社会地位。其次，强化管理意识。档案管理工作专业性很强，其要求管理工作人员不仅具有良好的职业道德、高度的责任感、严谨的工作态度和兢兢业业的工作精神，也要具有良好的专业理论知识和熟练的实际工作技能。因此，档案管理工作者要有广博的专业知识和优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时代的档案管理工作。

4 结论

档案管理作为日常工作管理的重要内容，越来越发挥出不可忽视的作用，而在如今的网络时代，档案管理则面临着新的机遇与挑战。在网络时代下，档案部门必须从解放思想、更新观念人手，勇于改革，善于创新，进一步强化档案信息开发与利用的地位。更多地关注和开展多层次、多渠道的档案信息开发与利用，使其创造更大的经济效益；同时，还要注重档案信息的宣传，为档案信息的有效利用营造良好的环境，更好地为档案信息开发与利用服务。

参考文献：

[1] 刘凤英. 网络环境下如何做好档案管理工作[J].中国集体经济，2011（4）.

[2] 进举. 浅谈档案管理在企业发展中的重要作用[J].今日财富，2010（5）.

[3] 李玉梅. 档案管理网络化初探[J].兰台内外，2010（2）.

[4] 王龙妹. 浅谈档案管理网络化的优越性[J].科技资讯，2008（1）.