高校教学档案管理模式优化初探

摘要：在教学过程中形成的教学档案是高校档案的重要组成部分，教学档案管理工作是高校档案工作的重中之重。建立一种适合本院校发展实际、能最大限度地充分利用教学档案现实的和潜在的价值，为教育教学改革提供参考资料的管理模式就显得尤为重要。基于此，本文对高校教学档案管理模式的优化进行分析，以期为提高高校教学档案管理的效率和质量有所裨益。

关键词：科学发展观；高校；教学档案；优化

Abstract: in the teaching process of the formation of the teaching file is an important part of college archives, the management of teaching archives work is the top priority of the college files. Establish a suitable for the college development and actual, best to make full use of teaching archives reality and potential value, for education teaching reform to provide reference information management mode are particularly important. Based on this, the paper on the teaching files management model of optimization analysis, so as to improve the teaching files management efficiency and quality of beneficial.

Keywords: science development view; Colleges and universities; Teaching archives; optimization

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：

高校教学档案见证了一所高校教学方面的成长和发展，承载了一代又一代师生在教学战线上奋斗的经验和总结，对高校师生员工、高校本身乃至整个社会的发展都有着至关重要的作用。因此，搞好教学档案管理工作是高校档案工作的重中之重。优化高校教学档案管理模式，为教育教学改革提供参考资料便显得尤为重要。

一、高校教学档案管理模式优化的指导思想

科学发展观强调的是科学与发展，也就是说事物的发展必须不断的根据现实的情况进行调整，因此科学发展观除了强调以人为本的发展理念之外，还必须及时的进行思想观念的更新。关于教学档案管理工作，长期以来人们的思想一直是比较保守的，缺乏创新的意识。这在很大程度上影响了教学档案工作管理的效率与质量，也不利于教学档案作用和功能的发挥。高校教学档案见证了一所高校教学方面的成长和发展，承载了一代又一代师生在教学战线上奋斗的经验和总结，对高校师生员工、高校本身乃至整个社会的发展都有着至关重要的作用。

本文认为教学档案虽然记载的是师生在教学过程中的创新经验、失误差错、表彰奖励和处罚的情况，具有一定的保密性，但是，也应该充分重视教学改革动态信息的记录与归档，应该改变教学档案被动服务的理念，通过采取积极的措施来达到积极主动服务的目的。

二、高校教学档案管理模式分析

高校教学档案的管理模式，从专业的角度来看，可以分为两种模式，一是纳入管理模式，二是非纳入管理模式。纳入管理模式就是将高校教学档案中的全部类别或部分类别划归给校档案室，由校档案部门实行档案业务管理。非纳入管理模式的表现复杂多样，类别不同的教学档案在高校中的管理模式也是有着不同差别的。

(一)纳入式管理模式

纳入式管理模式可以通过充分利用高校的硬件建设来达到高校教学档案管理的目的，同时由于纳入模式是一种集中管理的模式，因此比较容易实现教学档案信息之间的共享。采用纳入管理模式之后，对于在高校教学档案中，涉及到的一些关于收集材料的某些问题，就可以从高校的各个专业学院档案中查找补充，直接而又方便，然后经过简易加工归入教学档案；档案部门工作人员在进行编研时，也可以使编研的成果在纵向和横向上得到强化。但是，上述优点的实现是有条件的，如果管理不当，则很难实现。比如，将档案文件与管理中文字、图像、声音、空间、时间等各种信息的集成，同时将信息进行整理、分类、汇总，输入的是分散的信息，输出的是系统的信息。这种管理是在信息集成构建的信息通道基础上才能进行的。因此，纳入管理模式，虽然具有很多优点，但是为了保证这些优点能够真正得到发挥，还需要一些基础性的条件。

(二)非纳入式管理模式

非纳入管理模式在一定程度上不利于高校档案相互补充和增值，但教学档案管理也只有在既能保证顺利实现管理教学的所有目的，又同时使档案资源实现增值的时候，才可以纳入到综合档案馆室，实现综合管理。而实际工作中，只要处理好相关部门之间的关系，一样能够做好档案的日常开发利用。另一方面，非纳入管理模式有一个缺点是，它不利于档案事业整体的管理，不利于与其他兄弟院校档案之间的协调与沟通。但是非纳入管理模式的优点是，他可以为高校教学档案管理节约成本和资源，并且可以为高校教学档案管理层次的划分以及水平的提高产生推动作用。

原因是，非纳入管理模式对高校的硬件水平以及管理人员的素质都有比较高的要求，因此如果高校实行了非纳入管理模式，显然会对高校的硬件建设以及管理人员的素质提高产生推动作用。目前我国高校教学档案的纳入管理模式，还处于一个摸索阶段，再加上一些其他客观条件的限制，导致纳入管理模式在实践上推行起来具有很大的难度，因此我们对非纳入管理模式一概否定为时尚早，我们需要用实践来进一步检验。

三、高校教学档案管理模式的优化策略

目前关于高校教学档案管理的一个现实问题是，非纳入管理模式和纳入管理将在一段时间内共同存在。但是又由于这两种管理模式都存在一些缺点，因此需要我们结合他们各自存在的缺陷，进行不断的优化。具体的优化措施是：

第一，建立教学档案管理工作的网络是非常必要的。高校应该成立校级的档案工作委员会，该委员会主要负责相关档案管理制度的制定与设计，主要负责档案管理制度的监督与评价。在委员会下可设立高校各学院的档案管理人员，这些人员主要对具体的教学档案工作负责，主要职责是执行相关教学档案管理的制度。例如：学校的招生处负责每年各级新生的招生数、报到数、第一志愿报考率等学生信息；学校的教务处负责学生的学籍管理、学生成绩、学位授予率、毕业率等；科研处汇总教职工的各级各类科研项目数据，包括结题的和在研的项目等等。对教学相关数据按照一定的规范格式进行整理汇总后及时上网公布，以方便教学部门的查询和利用。只有这样，才能确保教学档案资料的完整性、真实性和权威性，才能避免各部门各院系因人员更换不了解教学实际情况的现象，也避免了各院系频繁上报各种数据，重复低效率的工作。整合了高校教学资源，简化了工作程序，提高了工作效率。

第二，高校教学档案管理应该结合高校的实际情况。每个高校都有各自的发展特点和情况，高校的规模，管理的水平各有差异。高校教学档案管理应该考虑这些内在的和外在的影响因素，采取不同的措施，对高校教学档案进行管理。例如，对于一些小规模的高校，如果管理比较混乱，则不适合将教学档案放入到档案室进行管理，如果管理比较井井有条，则可以考虑把教学档案放入到档案馆进行管理。而针对有些规模比较大，档案数量比较多，类别也比较多的高校。如果档案的存放及其管理设备比较乱，再加上这种环境如果长时间不能得到改善，档案工作基本上处于各自为政、自行探索的状态，档案工作处于一种边缘化状态，处境尴尬，不利于管理工作的顺利进行，档案工作实际指导作用也就变得非常有限。所以我们建议，对高校教学档案管理工作的优化，应该结合高校的实际情况是否将教学档案的管理纳入到综合管理模式当中去。通过积极改善和提高高校教学档案管理的现代化程度，充分实现教学档案管理的科学化和合理化，提高人力资源的配置效率，实现高校的可持续发展。

最后，高校教学档案管理应进行综合管理。综合管理应该坚持一定的原则，比如成本效益原则、循环渐进原则、灵活与弹性原则等。综合管理是高校教学档案的一个高级阶段，但是过渡到这个阶段需要在前期的准备上多下功夫。应该考虑到教学档案管理工作的成本与效益，坚持循环渐进的原则，将高校教学挡案管理逐步从分散管理模式过渡到综合管理。在综合管理的过程中，为了更有针对性和更有效，我们应该选择一些适用于综合管理的档案。

高校教学档案管理模式的优化应该贯彻一个思想，那就是以人为本的思想。档案管理说到底是为人服务的，因此档案管理应该充分考虑到人的需求，进行弹性管理。高校教学档案管理应该在以人为本思想的指导下，对高校教学档案管理模式按照高校发展的实际进行优化和选择。

参考文献

[1]彭远明.保护与利用我国档案文献的问题与对策[J].新华文摘，2006，（23）．

[2]汪文珍.试论高校科研档案的管理模式与利用途径[J].西北工业大学学报(社会科学版)，2008，（12）．

[3]沙巍.档案管理模式的变革[J].山西煤炭管理干部学院学报,2007（3）