高校内审部门开展合同审计的实践与困境

[摘要]本文以作者从事高校合同审计工作的经验积累为基础,探讨高校内部审计部门开展合同审计的必要性,常规合同审计中须注意的事项以及高校内部审计部门开展合同审计面临的困境。

[关键词]高校合同审计 必要性 困境

高校合同审计,是指由高校内部审计部门对本校对外经济合同的签订、履行和终结过程进行的监督、检查和咨询活动,是内部部门非财务审计服务的一项重要内容。高校作为经济活动的主体,合同的签订与履行成为日常经济管理的一部分,物资购销、人事聘用、科研协作、合作办学、房屋租赁、借款贷款等经济活动,都需要签订法定的合同,以明确各自权利和义务。在这一背景下,加强高校合同管理, 开展合同审计,维护高校的合法权益是十分必要的。本文就笔者在从事高校合同审计工作中的经验、感悟略论一二,与各位同仁共勉。

一.高校合同管理中的问题凸显合同审计之必要

1.风险意识不强,法律意识淡薄

高校作为事业单位,不像企业那样有强烈的风险经营意识,参与对外经济合同谈判与签订的人员很少抱有利益最大化的理念,他们多是基于学校不受损失或者少受损失以及寻求职能部门职责的完成和个人责任的最小化出发,致使各项对外经济合同不能做到保证学校利益的最大化。另一方面,参与合同谈判与签订的人员由于并非法律专家,不像作为合同对方主体的企业那样久经考验,对于合同的套路及陷阱烂熟于心,可能无法识别一些有损或者将来有损学校利益的条款,合同潜在风险加大。如某高校后勤部门在房屋出租方面就曾经出现过一次签十年的租期,完全没有考虑瞬息万变的市场环境,就是风险意识淡薄、签合同没有经验的表现。

2.没有专门的机构对合同进行管理和审核

我校在出台合同管理办法之前,合同的管理与审查是分散进行的,各学院和职能部门负责本部门对外合同的管理,但是这种管理不具有实质意义上的审核与监督,更像是一种资料的整理与保存。在我们和各兄弟院校的交流中了解到,其他未开展合同审计的高校也基本属于此类情况。合同管理没有明确的载体(制度与机构),就无法对合同的签订与履行进行监督,各部门的合同无法及时整理和归档,学校领导不能全面了解对外合同的签订情况,财务部门依据没有经过一定监督程序而形成的合同进行对外付款,很容易带来潜在的资金风险和法律纠纷。

3.合同签订主体不当,合同印章使用不规范

按照《合同法》规定,平等主体的自然人、法人、其他组织,才具有签订合同的主体资格,法人必须是具有民事权利能力和民事行为能力,依法独立享受民事权利和承担民事义务的组织。我国高校是一个独立法人,学校下属的学院、部门不是一个独一的法人机构,无权擅自对外签订合同。但是,高校下属单位未经授权擅自对外签订合同是现实中较为普遍的问题。司法实践中,对于学校下属单位对外签订的合同,无论是否加盖学校印章,也无论学校是否授权,如果合同已实际履行,则往往被认为事实上已生效,合同的权利义务及由此带来的风险和损失最终往往要由学校承担。因此,高校必须明确对外合同的签订主体,避免和减少因合同主体不当造成的损失。此外,许多高校没有设置合同专用章,有的以行政章代替合同专用章,甚至用下属各职能部门或者学院的印章代替合同专用章。如此不规范的印章使用行为,很容易产生合同纠纷,使学校利益受损。

综上,高校在合同签订行为中存在诸多不规范的现象,从完善内部控制的角度出发,高校十分有必要开展合同审计。合同关系是一种严肃的法律关系,合同审计也应当是一丝不苟的全过程的、全方位的,内审部门通过合同审计加强合同的管理,可以预防合同纠纷、规避财务风险、保障高校合法权益,促进高校健康发展。

二.高校内审部门如何开展合同审计工作

如前所述,从强化内部控制的角度考虑,合同审计应是一个全过程的、全方位的系统化的工作。以下就日常合同审计工作中应当关注的内容,并按照合同的签订过程顺序谈一下高校内审部门如何开展合同审计工作。

(一)合同签订前的审计

这一阶段的审计目标包括:核实合同草本所称标的物确是学校教学或者科研活动所需要;确认合同条款的完整性和准确性;核实合同所涉及权利和义务是否合理、合法。

应审查的资料包括:物资或者服务提供者的法人(或个体)营业执照的原件;对方相应的资质证书的原件;对方单位授权委托书、授权代表身份证;对方从事类似交易或服务的证明材料。

审查的主要内容:1.与合同主管部门沟通,合同所称标的是否必须购买,单位现有资源是否可以满足需要;该项资产或服务采购活动是否列入计划(尤其资金数额较大的项目),是否已落实了相应的资金来源。2.合同内容的合理性、合法性。3.合同条款的完整性和准确性:标的名称是否规范;数量是否准确;质量是否达标;价款支付方式是否明确;是否符合学校财务规定;涉及到外币结算的,是否注意到相应的外汇风险;运费、安装调试费是否包含在所报价格里还是另行约定;质保期限是否合理;售后服务响应时间是否会耽误正常的教学科研工作;售后服务收费是否合理;违约责任是否明确。

对于一些重大的、特殊的经济合同,如果审计人员不能把握条款可能带来的风险,可以咨询相关专业人士的意见,防止在合同中存在技术方面或者法律方面的问题。

(二)合同履行过程中的审计

这一阶段的审计目标包括:跟踪检查合同履行情况,如果合同出现变更状况,核实其理由是否充分,手续是否完备。

审计的主要内容:1.以金额或者风险为依据选择相应项目,深入到合同主要责任部门,检查合同涉及事项的执行情况和存在的问题,对未执行或者执行不到位的合同,查明其原因,分清双方责任。2.审查合同的变更是否符合法定或约定条件,相关手续是否完备,并检查合同的变更形式是否合法,按规定,合同变更应当采用书面形式。3.审查合同纠纷的处理是否及时、合理、合法。4.审查合同违约责任是否按法律规定或者合同约定进行及时、合理、合法的处理。

(三)合同履行结束前的审计

这一过程是指在合同临近履行期限,双方对彼此的权利和义务即将终结前所进行的审计。一般情况下没有必要进行这一步骤审计,只有那些标的金额巨大,技术比较复杂的项目应有选择的进行此类审计,如投资项目清算时、建筑安装工程的竣工决算时,需对所涉及的合同协议进行细致的审查。因为这类审计涉及的问题比较复杂,需要专门研究,在此不做过多的陈述。

三.高校内审部门开展合同审计中的困境与对策

首先是规章制度缺失的问题。由于合同审计的产生与发展的时间较短,不像常规的财务收支审计、经济责任审计那样已经有一套成熟的审计依据、审计程序和评价体系遵循。目前,高等学校合同管理的意识也不像财务管理那样强,还没有系统出台诸如资金的使用办法、管理办法与实施细则等等一系列有关合同的规章制度。在合同管理工作都是不甚规范与严密的情况下开展合同审计一大问题是审计的评价依据不足,我们不能只抱着《合同法》这棵大树缘木求鱼,《合同法》中的条款更多的是规范合同的签订、履行与违约责任承担等原则性问题,对于合同审计操作性方面的却没有明确规定。

所以,开展合同审计之前,学校首先要做的是制定适合自己的合同管理制度,完善与合同相关的物资购销、人事聘用、科研协作、合作办学、房屋租赁、借款贷款等活动的相关规定,合同审计部门据此制定合同审计相关制度。这些制度与规定应当明确哪些经济合同必须通过合同审计程序才可以签订或者履行;明确审计部门、合同职能部门在合同签订和履行过程中的不同责任;明确合同审计的主要程序;明确合同的审计重点与要点;明确未经审计的经济合同,财务部门不得支付相关款项。这是开展合同审计的制度保证,只有制度不断完善,才能使合同审计有法可依,有规可循,并逐步制度化、常规化。

其次是如何营造良好的合同审计环境问题。有法可依,有规可循并不能保证合同审计一定可以顺利开展,还有一个工作环境的问题必须重视。审计部门要认识到,对于一些职能部门的领导来说,与财务收支审计、经济责任审计相比,合同审计是一个新鲜事物。我们要消除有些人对于这项工作的误解,也许在他们看来,既然有收付款环节的财务审核把关和事后的财务收支审计监督,合同审计看来就是一项多余的和制造麻烦的事情。这些职能部门或者个人进行的物资购销、课题研究等项目通过了立项与经费审批等诸多“难关”,好不容易进行到了合同签订环节,又多出一个合同审计,顺利的话罢了,不顺利的话他们难免会产生情绪,抵触合同审计,不利于我们工作的开展。我们必须让他们认识到,合同审计与事后的财务收支、经济责任审计一样重要,通过合同审计,尽可能把风险在合同履行前最小化,不仅是对相关部门和个人乃至整个学校利益的维护,更是对职能部门领导或项目负责人所承担的责任风险的有效化解。在合同审计过程中,审计部门应抱着服务的态度,多听取职能部门的意见;若意见不一致,要采取分析说理的方式,晓以利害,提出操作性较强的建议,帮助职能部门提高合同管理水平。

开展合同审计除了争取职能部门的理解外,学校领导的重视与支持同样十分重要。学校领导应树立这样一个理念:开展合同审计后再进行的财务收支或者经济责任审计,如果没有重大的审计发现,并不能说明审计无成效,这种“没有问题”的审计结论,恰恰是把监督关口前移的合同审计的成效。

第三是缺乏专职合同审计人员以及兼职审计人员的合同审计知识、能力缺乏问题。高校经济合同涉及面广,专业性强,尤其一些技术服务合同,其关键控制点并非一般的审计人员能够把握,合同审计人员不仅要熟悉相关的法律、法规,加强依法签约的法律意识,还要具备一些专业技术的学习、消化能力,才能在维护学校的合法利益,减少和避免纠纷,防止上当受骗的同时有效地规避和降低审计风险。目前高校审计部门专职从事合同审计的人员相对缺乏,大部分合同审计任务是由非专职审计人员承担的。审计部门需优化审计人员知识结构,在人员配备上考虑合同审计之需要,如果自身人员结构无法满足合同审计的需要,对于技术性比较强的合同,可聘请兼职合同审计人员或者顾问,实施交叉审计。另外,内审部门必须明确,合同审计只是项目管理工作的一个环节,不能由审计部门全部包办代替,审计的职责只是对合同签订的合法性、合同条款内容的真实完整性进行审核和评价,其他内容不应纳入审计范畴。

四.结论

合同审计工作是控制学校经营风险的有效手段之一,对于完善学校内部控制制度,强化学校合同管理,维护学校合法权益,促进学校健康发展具有重要的意义。高校内审部门,应把这项工作作为内部审计的重要内容,努力探索合同审计的新思路、新方法。

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